El Project Management mejorado con Analytics
Los gerentes de proyecto deberían ser muy aficionados a los números... La mayoría de sus objetivos están relacionados con procesar números y analizar los resultados. Y para ayudarlos a lograr esto, una solución adecuada es un análisis perfecto y preciso del desempeño, y un “tablero de instrumentos” o Dashboard del proyecto. Es donde se juntan el Project Management y las tendencias que podríamos englobar en “Analytics”: todo lo referente a la algorítmica y las herramientas que nos permiten analizar datos al detalle y en tiempo real.
Al igual que un sitio web, a día de hoy, genera en tiempo real una analítica muy completa sobre el comportamiento de cada visitante, tráfico detallado, acciones, metadatos, etc., las mismas herramientas y habilidades se deben aplicar a lo que pasa en un proyecto en tiempo real.
Las herramientas analíticas de gestión de proyectos se basarán cada vez más una estructura basada en la nube. Ello ayuda a recopilar datos en tiempo real y a reflejar los resultados con mayor precisión, tal cual sucede en otros campos. Un enfoque analítico basado en datos permite a los equipos comprender patrones y tendencias específicas. Los Project Managers y sponsors de proyecto pueden usar este análisis para determinar cómo se desempeñan los proyectos, los recursos, y qué decisiones estratégicas pueden tomar para mejorar la tasa de éxito.
Como se dice normalmente… “Si no mide sus datos, ¿cómo puede administrar u optimizar su negocio?” Todo lo que no se mide, no se puede mejorar. La gestión de proyectos no es diferente. La gestión eficaz de los proyectos conlleva una gestión eficaz de las incertidumbres y riesgos del proyecto. Requiere que los gerentes de proyectos de hoy usen técnicas analíticas para monitorear y controlar los riesgos, así como para estimar los cronogramas y costos de los proyectos de manera más precisa con la predicción basada en el análisis. Los datos basados en proyectos con análisis pueden permitir a los gerentes y ejecutivos de proyectos medir, observar y analizar el desempeño del proyecto de manera objetiva y tomar decisiones y compromisos basados en hechos.
La alta disponibilidad de la tecnología analítica puede permitir a los PM usar varios informes analíticos y gráficos detallados para desglosar datos complejos de proyectos y predecir su comportamiento y resultados en tiempo real. Los PM pueden usar esta información predictiva para tomar mejores decisiones y mantener los proyectos dentro del cronograma y presupuesto.
Vemos, pues, que la analítica hace más que simplemente permitir capturar datos y marcar las tareas realizadas cuando se completen. Permite analizar los datos para comprender ciertos patrones o tendencias…
Si bien el cambio al enfoque basado en datos y la utilización de las herramientas analíticas disponibles tienen mucho sentido, podríamos afirmar que la mayoría de los PM no conocen el enfoque analítico, o no se sienten cómodos alejándose de su enfoque mayormente subjetivo para la toma de decisiones.... Quizá esta carencia está relacionada con la falta de capacitación en herramientas analíticas, tecnologías y procesos. De hecho, la mayoría de la literatura en Project Management solo menciona estas herramientas, tecnologías y procesos de manera genérica y no los debaten detalladamente y en un formato fácilmente adaptable. Incluso el PMBOK, que se considera el estándar global para los procesos de gestión de proyectos, no proporciona detalles sobre un enfoque centrado en el análisis.
La alta disponibilidad de la tecnología analítica actual puede permitir a los PM usar el paradigma analítico para desglosar los procesos y sistemas en proyectos complejos para predecir su comportamiento y resultados. Luego, pueden usar esa comprensión para determinar cómo se están desempeñando los proyectos o las carteras de proyectos, y qué decisiones estratégicas deben tomar para mejorar la tasa de éxito si el desempeño del proyecto / cartera medido / observado no está en línea con los objetivos generales.
Desde nuestro punto de vista, este binomio “Project Management” y “Analytics” tendrá los mayores beneficios en los siguientes 3 ejes:
- Captura de proyecciones y señales tempranas
Los datos juegan un papel importante en cualquier organización. Usando análisis, los PM y sponsors pueden observar los signos tempranos de deslizamiento en términos de presupuestos, costos y plazos, y tomar medidas proactivas. Además, los análisis profundos pueden ayudar a mejorar la utilización de los recursos y pronosticar mejor los ingresos y los costos. Con el análisis, las organizaciones pueden tener una visión más amplia y combinar flujos de datos no relacionados para ofrecer una visión profunda de las proyecciones y señales de alerta temprana en proyectos complejos.
- Calidad de entrega
Como PM, debe comprender cómo los análisis pueden reducir su carga de trabajo, mejorar los procesos y mejorar los resultados de su proyecto. La calidad es una medida definitiva del éxito de su proyecto en el momento de la entrega. Los análisis le ayudan a planificar, supervisar y revisar la calidad en todo su proyecto.
- Ayudando a Decisiones Estratégicas
La analítica ayuda a las organizaciones a tomar decisiones basadas en hechos en lugar de en instintos. El análisis de proyectos en tiempo real revela una gran cantidad de información que ayudará a las organizaciones a alinearse con sus objetivos estratégicos.
¿Cuáles son vuestras experiencias en este campo?