3 herramientas útiles de Project Management para 2019

1) Métodos de PM híbridos

En los últimos años la base de usuarios de los sistemas de información de Project Management se ha expandido mucho más allá de lo que solían ser solo los Project Managers. Combinado con la existencia y aumento de equipos multifuncionales, en 2019 seguiremos teniendo una mayor exposición a los métodos Agile y Lean, que se filtran a otros contextos de proyecto y no solo a proyectos software. Los daily stand-up meetings, la iteración y los sprints se han infiltrado en muchas actividades.

El resultado es que ya hay muy pocas metodologías de gestión de proyectos "puras", en el sentido de “solo predictivo” o “solo adaptativo”, sino que se habla ya abiertamente de marcos de trabajo en gestión de proyectos ‘híbridos’. El propio Project Management Institute, en su Pulse of the Profession 2018, “Success in Disruptive Times”, habla que “el futuro de la entrega de valor es un espectro de aproximaciones: predictivas, iterativas, incrementales, ágiles, híbridas y todo lo que venga en el futuro a cambiar cómo trabajamos”.  En ese mismo informe, demuestran empíricamente mediante inputs recogidos con más de 4.400 Project Managers, que el éxito de los proyectos es mucho mayor cuando se aplica una sistemática en el Project Management de la organización, sea ésta predictiva o adaptativa.

Se requerirá pues que el Project Manager sea “agnóstico” en metodología: tanto domine planificaciones puramente ‘waterfall’, como sea capaz de utilizar Scrum al máximo en algunos proyectos y/o desarrollos. Este PM sénior debe elegir qué es lo más adecuado en cada caso, y convencer a los stakeholders principales de ello.

2) Integraciones continuas.

De la mano del punto anterior, requeriremos que las herramientas de soporte software a nuestra gestión sean muy especializadas, pero a la vez necesitamos una variedad de herramientas cada vez más amplia… ¿Microsoft Project + JIRA?, ¿JIRA + Confluence + Power BI? ¿O quizá TeamGantt para proyectos pequeños, Microsoft Project para proyectos grandes y portafolios, y JIRA para desarrollos ágiles, mientras que entre el equipo nos coordinamos las micro-tareas con Trello (Kanban)? Además, a nivel personal usaremos otros gestores de tareas (que no de proyectos) como Toodledo…. Para ello, usaremos también herramientas como Zapier o IFTTT o Microsoft Flow para orquestar el sistema…

En definitiva, no podemos renunciar a las ventajas de cada herramienta, así que las debemos conectar. Las integraciones se convertirán en una parte más importante de las oficinas de gestión de proyectos. De hecho, estamos viendo como grandes players como Microsoft y Oracle agregan más integraciones a sus herramientas.

Esto deberá facilitar la vida en toda la organización, ya que se pueden conectar unidades de negocios dispares, y mejorar la colaboración en los proyectos, que por definición son transversales a las actividades - requieren colaboración entre equipos.

3) La Inteligencia Artificial (IA) y el aprendizaje automático

Sí, es una tendencia en todos los ámbitos desde hace unos pocos años, y hay que ser cauteloso con muchas promesas o muy precipitadas…. Pero las aplicaciones de inteligencia artificial nos ayudarán a automatizar tareas, y no hay nada que lo detenga. El potencial aún es muy grande, y la implementación y el desarrollo tecnológico serán un trabajo en progreso sin muchos resultados visibles o aplicables durante un tiempo.

En Project Management, y tal como apuntan en Clickup, nos podemos plantear preguntas como:

• ¿Cuántas tareas terminará una persona esta semana según su historial de tareas anterior?
• ¿Cuántos recursos se utilizarán para este proyecto en comparación con las tendencias históricas?
• ¿Qué tareas se pueden automatizar aún más y qué datos se pueden combinar?
• ¿Quién está sobrecargado y quién no está haciendo las cosas?
• …

Con herramientas estadísticas tradicionales también se puede trabajar en estas cuestiones, pero la IA nos debe proporcional una capa más de análisis e interpretación de resultados, y previsiones, alertas y predicciones que de otro modo pasarían desapercibidas. Algunos desarrolladores de apps en Project Management ya están trabajando en ello, y en 2019 podemos empezar a ver las primeras posibilidades.