El Fast Tracking como técnica de optimización de proyectos
En el siguiente blog abordaremos una de las partes más importantes en la gestión de proyectos, habitualmente una vez iniciada su fase de ejecución. Es ahí donde seguramente experimentaremos contratiempos no planificados, o bien se da algún ajuste en la línea base de este generando una entrega no prevista para el alcance inicial o con hitos acortados por petición del sponsor. La técnica que nos ocupa, Fast Tracking, formará parte de la solución a esos casos.
Pero también se puede ver como una herramienta de gran utilidad en nuestro posicionamiento como gestores de proyecto dentro de un mercado muy competitivo y con elevadas restricciones de recursos, con demandas de entrega muy críticas para los plazos de trabajo en condiciones normales.
Veremos cómo el profundo conocimiento de los métodos de trabajo y la operatividad en fase de producción de vuestro sector os permitirán una comprensión de la secuencia de actividades prevista que darán como resultado una útil optimización en vuestro Gantt, no exenta, sin embargo, de cierta incertidumbre que tendremos que saber gestionar.
¿Qué es el Fast Tracking dentro de la gestión de proyectos?
Se trata de una herramienta que podría considerarse complementaria a la también conocida como crashing. Pongamos por caso que en nuestro proyecto se materializa un riesgo sobre nuestro camino crítico. Evidentemente, la demora de ese tipo de actividades genera un inevitable desplazamiento en la entrega teórica del producto.
Para evitar esas situaciones sólo hay dos opciones, en caso de no haber opciones contempladas en nuestro plan de gestión de riesgos: el crashing, entendiendo como la localización de más recursos en las actividades críticas para acortar el plazo de finalización de estas; el fast tracking, el tema que nos ocupa.
Y es que el fast tracking supone analizar el cronograma de proyecto para acelerar su finalización a partir de la ejecución de actividades previstas secuencialmente, con solapes temporales entre sí. Es decir, identificamos aquellas tareas que se pueden realizar en paralelo a otras sin alterar el resultado final.
Cómo realizar tareas en paralelo sin aumentar el coste del proyecto
Como se puede deducir de lo anterior, el fast tracking permite una optimización de los tiempos de proyecto sin que suponga un mayor empleo de recursos. Simplemente, la organización tiene que ser mucho más planificada y debe contemplar unas limitaciones en las holguras de trabajo muy estrictas.
Y es que está claro que no siempre se pueden solapar las actividades, hay que considerar las dependencias lógicas, discrecionales y externas que limitan nuestras posibilidades al respecto. Por ejemplo, no podré ejecutar un forjado si el inferior no está completado. Pero tampoco podré solapar dos actividades que van a cargo del mismo equipo de trabajo sin posibilidad de aumentar los recursos.
¿En qué momentos es oportuno utilizar la técnica de Fast Tracking?
Lo apuntamos en la introducción, hay dos momentos clave en los que esta técnica toma una gran relevancia. En fase de ejecución al producirse ajustes tanto a nivel de requerimientos técnicos como cambios en las restricciones de proyecto; pero también cuando por circunstancias de nuestra operatividad aparecen contratiempos que generan plazos ajustados en entregas parciales o en el producto final.
Pero también cuando queremos dar un salto cualitativo como Project managers y nos interesa ser más competitivos, mostrando un conocimiento del procedimiento de trabajo que nos diferencie del resto. En concursos donde la demanda del producto es muy exigente, cuando no hay todos los recursos que nos gustaría a lo largo de su implementación o bien queremos hacer una baja en la entrega final ante la posibilidad de una adjudicación, son momentos muy oportunos para el empleo de esta técnica.
Pasos para implementar una técnica de Fast Tracking
Está claro que la ejecución del Fast Tracking dependerá de nuestra experiencia en ese tipo de proyectos, porque aquí sí que el conocimiento es clave para entender la secuencialidad de las actividades.
1. Identificar las actividades que se pueden solapar
Empezaremos por una identificación de aquellas actividades que podemos solapar, ya sea por exigencia en los ajustes de proyecto o por análisis integral del cronograma de trabajo.
2. Análisis de las dependencias
Con ello, el análisis de las dependencias (ya apuntamos los tres tipos que debemos gestionar) fijará las restricciones en cada actividad y, por tanto, sus limitaciones de solape. Evidentemente, pondremos el foco en aquellas que estén dentro del camino crítico, ya que son las de mayor impacto.
3. Implementación y control
A partir de lo anterior, “sólo” queda implementar y controlar. Y lo digo así por qué se trata de la parte más difícil: coordinar equipos, establecer canales de comunicación que eviten complicaciones, entornos colaborativos, etc. No me voy a repetir, lo he dicho mil veces y lo volveré a decir; la parte interpersonal es sin duda la más complicada. Ahí debe salir nuestro auténtico Project manager.
Y controlar, que tampoco va a resultar evidente. Porque, como ya dije al inicio, el solape de actividades no es gratis. Existe un riesgo inherente al aplicar esas actividades que aumenta considerablemente, porque no hay margen de error. Por consiguiente, ese riesgo hace que el conjunto de nuestro proyecto albergue un mayor riesgo que deberemos ser capaces de gestionar mediante enfoques adaptados a cada circunstancia y un control de calidad notablemente más estricto, con revisiones sobre las entregas parciales mucho más frecuentes.
Conclusión
Está claro que nadie quiere contratiempos, pero esa variable es una constante en la gestión de proyectos. Ya sean por ejecución o bien por imposición inicial. Ante tales situaciones, el empleo de la técnica de optimización de proyectos fast tracking es un buen método de trabajo, con pocas implicaciones a nivel de coste, pero con un factor de riesgo que deberemos mantener bajo control.
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