Dirección de proyectos: técnicas para equilibrar la distribución de las cargas de trabajo
La dirección de proyectos no es una disciplina sencilla. Por una parte está la esfera técnica de trabajo, la dimensión especializada que requiere del Project Manager un cierto nivel de conocimiento; por otra, la parte humana de este cometido, que se ha de poner en práctica a diario al negociar con los clientes, presentar propuestas a la gerencia de la organización o acordar aspectos del trabajo con los miembros de los equipos. Precisamente esta última es la perspectiva más complicada y en la que más fácil es cometer errores, por ejemplo, con la distribución de las cargas de trabajo.
Dirección de proyectos: problemas y soluciones de distribución de las cargas de trabajo
Cuando la carga de trabajo no está repartida de forma equilibrada, la frustración y la insatisfacción aparecen, caen los niveles de motivación y el ambiente se vuelve más tenso. Existe una mayor predisposición al conflicto, algo que la dirección de proyectos debe tratar de evitar a toda costa. Quejas sobre la forma de afrontar el trabajo, disputas entre compañeros rivalidades y un principal afectado: el proyecto, que se resiente al descender notablemente los niveles de productividad. Esto provoca que comiencen a incumplirse los plazos y la falta de satisfacción exceda del ámbito de proyecto para alcanzar al resto de la organización e incluso al cliente. La dirección de proyectos debe evitar todas estas consecuencias negativas, empleándose a fondo para garantizar el equilibrio en la distribución de cargas de trabajo. Para conseguirlo, el Project Manager deberá comenzar por:
- Revisar la carga total de trabajo asociada al proyecto y la cantidad de tiempo disponible para completarlo.
- Comprobar que se dispone de recursos suficientes a lo largo de todo el ciclo de vida del proyecto.
- Determinar el tipo de habilidades, conocimientos y experiencia que se necesitan para completar cada actividad y para realizar cada tarea.
- Asignar a cada persona una responsabilidad que sea capaz de gestionar, dotándole de los medios y herramientas necesarios para hacerlo y evitando que se solapen actividades.
Una vez que los trabajos están en marcha, la dirección de proyectos debe ocuparse de:
- Tomar notas en base a la observación y complementarlas con los resultados de las evaluaciones de trabajo anteriores para llevar a cabo un esquema en el que se recojan: las actividades que mayor presión puedan imponer en quienes las llevan a cabo y los trabajadores que presentan síntomas de estar asumiendo una carga de trabajo excesiva.
- Fomentar la participación de todas las personas en las reuniones de estado de proyecto, para revelar si están experimentando dificultades relacionadas con la carga de trabajo.
- Pedir que cada individuo aporte ejemplos de situaciones en que la carga de trabajo actual está desequilibrada y propuestas para solucionar el problema.
- Crear el borrador para un plan de redistribución de la carga de trabajo sobre la base de las opiniones, evaluaciones, ejemplos y listas.
- Establecer prioridades y actuar sobre ellas de forma urgente, aliviando a carga de trabajo de los trabajadores más afectados.
- Terminar de definir el plan e implementarlo, continuando con las evaluaciones y la observación para prevenir que se vuelvan a producir descompensaciones sobre las que, desde la dirección de proyectos, se debería actuar introduciendo nuevos ajustes.
