Digitalización de documentos: ventajas y consejos
La digitalización de documentos es una realidad en la empresa española, aunque no se produce a la misma velocidad en todos los casos. En algunas, el personal captura la información en formularios en papel y luego los transfiere a archivos en el cloud. En otras, los datos ya se han capturado de manera digital y el esfuerzo discrecional se aplica a la toma de decisiones en lugar de la entrada de datos. La diferencia es asombrosa.
Algunas organizaciones han adoptado la digitalización, mientras que otras parecen operar en una tecnología que podría haber sido moderna hace unas décadas, atrapadas en procesos atrasados.
No es complicado, no obstante, entender por qué las organizaciones que dependen de una combinación de mainframe heredado y procesos en papel son reacias a cruzar la brecha digital. Es costoso y es fácil equivocarse. También hay mucho consuelo en hacer lo que siempre han estado haciendo.
Sin embargo, nadie debería privarse de las posibilidades que conlleva entrar en la era digital.
¿Qué es la digitalización?
La digitalización son los proyectos y procesos necesarios para gestionar cada vez más la información en formato digital, ya sea información que se haya originado así, de forma digital (por ejemplo, correo electrónico, documento de Word, hoja de cálculo de Excel, formularios electrónicos) o que se haya convertido a este formato a partir de una copia impresa (por ejemplo, mediante el escaneo).
Ventajas tácticas de la digitalización de documentos
El beneficio táctico clave de la digitalización de documentos es mejorar la eficiencia de los procesos de negocio centrales, un beneficio que se obtiene al aprovechar las ventajas que ofrece la digitalización.
La captura de documentos y datos en el punto de origen en una organización permite muchas ventajas, entre las que destacan:
- Eliminar errores de transcripción.
- Implementar procesos de flujo de trabajo electrónico.
- Crear pistas de auditoría.
- Implementar protocolos de seguridad.
- Crear una fuente única de la verdad para cada documento / elemento de datos.
- Mejorar la accesibilidad a la información.
- Integrar sistemas de negocios.
- Eliminar problemas de seguridad con archivos adjuntos enviados por correo electrónico en lugar de enviar enlaces a una única fuente de verdad en una base de datos.
- Facilitar el acceso a todos los documentos relevantes para un proceso de negocio creando una relación con otros registros digitalizados.
- Mejorar la búsqueda de documentos completando contenido, así como búsquedas de títulos y metadatos.
¿Cómo digitalizarse en la empresa?
Para poder disfrutar de los beneficios de la digitalización de documentos es preciso llevar a cabo iniciativas, procesos y actividades, como:
- Captura de documentos mediante escaneo.
- Captura digital de información transaccional.
- Captura de metadatos y documentos escaneados para evitar la necesidad de transcripción y las entradas duplicadas.
- Reconocimiento óptico de caracteres, para evitar la necesidad de ingresar datos en los sistemas.
- Uso de la funcionalidad de flujo de trabajo, para automatizar procesos de autorización y crear pistas de auditoría.
Para una persona sin experiencia en gestión de registros e información, estas ventajas pueden no parecer realmente relevantes para un negocio. Puede dar la impresión de que no ofrecen beneficios reales: beneficios financieros. Sin embargo, eso no podría estar más lejos de la verdad. Tras la digitalización de documentos comienza el ahorro de gastos y se empieza a apreciar un aumento de los ingresos.