Diagrama de afinidad: funcionalidades y características
Así como en el mundo contemporáneo somos testigos de las denominadas 7 maravillas modernas, entre las que se cuentan el Coliseo de Roma o las ruinas de Machu Picchu en Perú, también en la gestión empresarial del siglo XXI podemos hablar de las 7 nuevas herramientas de gestión. Una de ellas es el diagrama de afinidad.
Se trata de un recurso ideado en 1980 por el teórico japonés Kawakita Jiro con el fin de armonizar los procesos de innovación o generación de ideas entre grupos de trabajo.
¿Cuándo debemos recurrir a un diagrama de afinidad?
El diagrama de afinidad es especialmente útil cuando existe un problema de difícil solución o cuando supone mayores retos de los que el equipo de trabajo es capaz de asimilar según sus dinámicas internas.
Sin embargo, el ingrediente fundamental para que resulte una herramienta útil es que la solución requiera de la participación de todos los miembros del equipo, sobre todo a través de la generación de ideas y el planteamiento de soluciones.
El diagrama de afinidad actúa como un elemento catalizador de la suma de ideas, opiniones, comentarios, recomendaciones e interpretaciones que puedan surgir ante un hecho o problema determinado y se enfoca en la búsqueda de un consenso que pueda satisfacer a los distintos integrantes de un equipo.
Pasos básicos para elaborar un diagrama de afinidad
En términos prácticos, el diagrama de afinidad es un gráfico que clasifica las ideas, las opiniones y los comentarios en torno a un mismo tema en columnas o bloques de contenido. Se puede realizar en formato físico o digital, aunque lo realmente útil es que permita la movilidad de los cuadros que lo componen.
Los criterios para la clasificación de estos cuadros dependen de cada caso: similitud, correspondencia, relación directa, coincidencias temáticas, entre otros. Para su diseño y elaboración, se recomienda tener en cuenta los siguientes pasos:
- Definición del grupo:
Para que pueda implementarse un diagrama de afinidad debe existir antes un grupo de trabajo. Dentro de ese grupo debe nombrarse un líder o representante, que es el que orientará el proceso hasta la resolución del problema.
- Planteamiento del problema:
Para poder continuar con el proceso, el grupo debe tener claro el problema o la situación que les convoca y sobre los que es necesario tomar una decisión que satisfaga a todos. Dicho problema generalmente se expresa como una pregunta que suscita la reacción de los miembros del grupo.
- Lluvia de ideas:
Definido el problema, los integrantes deben tratar de responder a la pregunta que se ha establecido como eje central del proceso. Para ello se pueden emplear distintos tipos de recolección de datos, como por ejemplo la observación directa, las entrevistas, las reuniones colectivas, entre otras técnicas.
- Agrupación de ideas u opiniones:
En función de los criterios establecidos, los integrantes del equipo de trabajo clasifican las ideas, opiniones, comentarios e interpretaciones que han surgido de la lluvia de ideas. Tras esto, a cada bloque de ideas se le asigna un nombre y se realiza una revisión de cada uno con el fin de verificar si las ideas agrupadas obedecen a los criterios previamente definidos.
- Discusión final:
Con las ideas agrupadas, el grupo de trabajo procede a discutir sobre el grado de correspondencia de cada bloque de ideas con el problema o situación principal. De esta discusión deben salir una serie de conclusiones que, a la vez, deriven en la toma de una o varias decisiones consensuadas.
Un elemento a tener en cuenta a la hora de diseñar un diagrama de afinidad es que el grupo de trabajo debe estar conformado por personal capacitado en la materia sobre la que se discute, pues solamente de esta forma se garantiza que las conclusiones que se extraigan del proceso sean realmente útiles y acertadas.