Desaceleración del proyecto en vacaciones: cómo evitar que afecte a los resultados

La desaceleración del proyecto cuando llega la época de vacaciones es una realidad que impone una carga extra de estrés a cualquier Director de Proyecto. Para lidiar con esta circunstancia hay que aprovecharse de su previsibilidad y confeccionar un plan que consiga que los días libres de la plantilla no alejen al proyecto de la consecución de sus objetivos.  

Desaceleración del proyecto en vacaciones: el plan definitivo para evitar consecuencias desastrosas

Independientemente de la evolución del proyecto hasta la llegada del verano (o las Navidades), nadie puede permitirse el perder la inercia conseguida y ralentizar el progreso. La imagen de la empresa, la credibilidad del Director de Proyecto y la moral de los equipos (a la vuelta de su descanso) se verían afectadas y las consecuencias podrían ser imprevisibles y nada positivas. Para evitar tener que enfrentarse a situaciones de ese tipo, lo mejor es prepararse y elaborar un buen plan de choque contra la desaceleración del proyecto en vacaciones. Para prepararlo es necesario:

• Saber cuándo la gente de los distintos equipos de proyecto va a tomar sus días libres: el modo más efectivo de conocer esta información es solicitándola al inicio del proyecto y comprobándola cuando la fecha recogida se acerque.
• Ubicar todas esas fechas en el calendario del proyecto: al visualizar de forma gráfica los periodos donde iniciarán las ausencias, resulta más sencillo comprender su posible impacto.
• Revisar las tareas programadas para las fechas que coinciden con periodos de vacaciones y practicar las modificaciones que se consideren necesarias en función de los planes de asignación de recursos: para lograr que el trabajo pueda continuar en ese periodo.
• Diseñar una estrategia específica para los recursos clave que proteja a las actividades críticas: es necesario asegurarse de que saben qué tareas y/o actividades deben quedar completadas antes de sus vacaciones, qué entregables listos y qué documentación elaborada. También hay que preparar el traspaso de responsabilidad.
• Preparar el trabajo en condiciones especiales que se vivirá durante el periodo vacacional: hay que ayudar a quienes no se van de vacaciones y sufren las consecuencias de la ralentización por la ausencia de otros miembros del equipo. Para ello, se debe establecer objetivos claros sobre lo que se requiere durante ese período y cómo se espera que pueda lograrse. Es importante tener previstas las necesidades de personal para que se puedan cubrir los puestos que sea necesario con personal temporal.

Acciones a tomar durante los periodos de vacaciones

Para disminuir el impacto de las vacaciones, en el planning y en el ambiente de trabajo, el Director de Proyecto puede tomar alguna de las siguientes medidas, que suelen aportar buenos resultados:

•  Revisar de nuevo si la planificación que se hizo para cubrir el periodo vacacional se ajusta a las necesidades. Ajustar cuando sea necesario.
•  Intentar flexibilizar el trabajo de los que se quedan, para que las vacaciones de los compañeros y las nuevas tomas de responsabilidad no afecten a su motivación y productividad. La clave está en buscar el equilibrio entre la profesionalidad y el compromiso individual.
•  No dejar de monitorizar el progreso de proyecto. Es la única forma de poder intervenir si se detectan desviaciones.
•  Ajustar el ritmo a la normalidad rápidamente a la vuelta de vacaciones, actualizando a las personas recién llegadas sobre el progreso.

Usar las habilidades de gestión de proyectos para planificar este tipo de periodos y gestionar el trabajo de manera eficaz durante la etapa de desaceleración del proyecto son dos elementos clave de éxito que todo Director de Proyecto ha de saber aplicar.