Criterios para elegir una herramienta de planificación y documentación
En el mercado existe una gran variedad de herramientas disponible para ayudarte en la gestión diaria de tus proyectos en cada uno de sus aspectos. Planificar y documentar son dos tareas especialmente minuciosas que requerirán de ti, como gestor de proyectos, un esfuerzo relativamente grande. Por eso, elegir una herramienta adecuada es importante. Por desgracia, no siempre puedes hacerlo. En muchos casos será tu organización la que establecerá cuáles son las herramientas que debes usar de modo corporativo. En este caso, tu misión será aprender a manejarlas lo mejor posible, haciendo uso de la formación y los manuales que la empresa ponga a tu disposición. En otros casos, sí que tendrás margen para elegir una herramienta que cumpla con tus expectativas. Cuando esto sucede, ¿cómo sabes cuál es la más apropiada?
Herramientas para planificar
Lo primero que debes conocer es que existen dos tipos de herramientas de planificación:
- Herramientas que se instalan en tu ordenador y que solo tú podrás utilizar. Suelen ser más baratas y fáciles de aprender. Como inconveniente, encontrarás la dificultad de compartir ese trabajo de planificación con otras personas de tu equipo.
- Herramientas multiusuario instaladas en servidor. Sólo podrás justificar el uso de este tipo de herramientas cuando estés llevando a cabo un proyecto muy grande con muchas tareas interdependientes y una gran cantidad de recursos implicados. Son más costosas y requiren mayor aprendizaje, pero sus funcionalidades son mucho mayores también.
De este modo, tendrás que tener en cuenta estas variables a la hora de elegir tu herramienta perfecta de planificación:
- El coste de la herramienta
- Las funcionalidades que ofrece
- La curva de aprendizaje que tendrás que realizar
Herramientas para documentar y compartir información
Durante el transcurso de un proyecto de mediana envergadura se producen montones de documentos y versiones de dichos documentos; informes, reports, análisis, descripciones, seguimientos… Si no te preocupas de disponer de un sistema que gestione y catalogue toda esta documentación, al final no encontrarás nada. Por eso, igual que ocurre con las herramientas de planificación, es importante elegir una buena herramienta para esta tarea. En este caso, la funcionalidad que debes tener más en cuenta radica en las posibilidades de acceder y compartir documentos. Las redes sociales han ayudado, en este caso, a mejorar las herramientas de gestión de conocimiento corporativas más habituales, dotándolas de grandes capacidades de catalogación de la información, a través de carpetas, categorías, etiquetas y más. Otro criterio que tendrás que tener muy en cuenta es el de la seguridad de los datos. Especialmente en proyectos sensibles, evitar riesgos en pérdidas de información que den ventaja competitiva a la competencia es clave. Por eso, evita herramientas que no garanticen una protección de datos suficiente. El último criterio importante es la facilidad de uso. No todo el mundo en tu equipo tendrá las mismas capacidades y, en algunas herramientas, subir y actualizar archivos se convierte en todo un calvario. No te interesa que tu equipo gaste más tiempo del necesario en esta tarea, por eso, las usabilidad debe primar en la elección de un software de almacenamiento de documentos.
