Cómo utilizar el diagrama de Pareto para la priorización de tareas

Todos hemos trabajado alguna vez con histogramas de frecuencia o impacto que permiten visualizar de una forma rápida las consecuencias de distintas categorías de fenómenos, habitualmente clasificados como causas o problemas. Su disposición en gráficos de barras ordenados de manera decreciente permite visualizar datos efectivos que correlacionan los eventos identificados, así como gráficos de porcentaje acumulado sobre un total.

Esa es la base de lo que vamos a desarrollar en el siguiente blog, a la que aplicaremos una regla empírica de la que se derivan acciones que nos permitirán ser más eficientes al frente de la gestión de proyectos.

Introducción: Diagrama de Pareto

Ya hemos visto la manera de representar datos a través de esta útil herramienta. Ahora dirigiremos la información hacia cuestiones que permitan definir mejor su contribución diferencial con respecto a otros histogramas: las causas a distintos problemas y la regla 80/20. Ese es el principio sobre el que pivota la gestión a partir de los gráficos de datos.

¿Qué es esa regla y cómo se aplica a la gestión de proyectos? Pues si somos capaces de identificar las causas a los problemas que aparecen en un sistema, Pareto establece que de manera empírica el 80% de los impactos son derivados del 20% de las causas identificadas. Es decir, no hay una relación lineal entre causas y consecuencias, no es necesario prestar atención a todas ellas por igual.

Esa relación es global y la podemos observar de manera cotidiana en multitud de ejemplos, también en el mundo profesional. Por ejemplo: el 20% de los empleados de una empresa son responsables del 80% de sus ganancias; el 20% de los productos de una marca suponen el 80% de las ventas; el 80% de los fallos provienen del 20% de las tareas desarrolladas.

No es una relación científica, pero empíricamente funciona y permite focalizar nuestros esfuerzos de manera efectiva. Dicho de otra manera, optimizar recursos.

¿Cómo se aplica el diagrama de Pareto en la gestión de proyectos?

Recogiendo la conclusión de la introducción, está claro que, si somos capaces de seccionar un pequeño grupo de tareas de nuestro cronograma, el impacto sobre el calendario global puede resultar más que relevante. No me gusta referirme estrictamente a los porcentajes que fija la regla 80/20, pero son una buena referencia.

En primer lugar, identificaremos las áreas más importantes de nuestro proyecto, aquellas de las que se derivan otros grupos de trabajo o que son críticas por varios factores. Las tareas que se hallen en el camino crítico de nuestra planificación y que afecten a esas áreas, formarán parte de la selección que ocupará nuestra máxima atención, serán de alta prioridad. 

A continuación, si la selección anterior es demasiado grande, detectaremos los cuellos de botella de nuestro proyecto, por acumulación de recursos o por necesidad de cumplimiento de actividades anteriores antes de proceder con la actual, siempre dentro de la primera selección de tareas que hemos realizado. El grupo resultante debería centrar nuestras energías. 

Cómo crear un diagrama de Pareto para tu proyecto

El punto anterior nos permite realizar el primer paso, la identificación. Lo siguiente será recabar datos de las tareas para conformar la métrica: duración, recursos asignados, holguras, etc. Esos atributos nos darán su nivel de criticidad.

Ordenamos las tareas de más a menos crítica, fijamos los porcentajes de importancia respecto al resto de actividades y generamos la correspondiente curva acumulada. Todo ello se representa mediante un gráfico de barras en orden descendente que nos permitirá hacer una selección mucho más visual, donde la parte de la izquierda, el inicio de nuestro histograma, fija ese 20% de máximo impacto sobre el total de cronograma de proyecto.

Conclusión

Con este simple método de trabajo seremos capaces no sólo de agrupar nuestros esfuerzos sobre las tareas más relevantes, con un orden de magnitud claro sobre el conjunto a considerar, sino también de mejorar nuestra eficiencia de trabajo. Una buena comunicación y gestión de las partes interesadas derivada de esa priorización hecha, nos facilitará el arduo trabajo de acometer tareas de alto valor para el cumplimiento de plazos y entregas.

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