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Cómo hacer un buen Asset Management en Media Management

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En el mundo actual, donde el contenido digital domina el panorama mediático, el Asset Management se ha convertido en un componente esencial para las organizaciones. El término se refiere a la gestión estratégica de los activos de una empresa, y en el contexto de la media management, se centra en la organización, almacenamiento y distribución eficiente de los activos digitales. 

¿En qué consiste el asset management? 

En media management se refiere a la gestión de recursos digitales que incluyen imágenes, videos, documentos, gráficos y otros tipos de archivos multimedia. Este proceso implica varias etapas esenciales: 

Adquisición de activos digitales 

- Creación y captura: Los activos digitales pueden ser creados internamente por los equipos de diseño y producción, o adquiridos externamente a través de licencias y compras. 

- Catalogación: Una vez adquiridos, los activos deben ser catalogados adecuadamente para facilitar su identificación y recuperación. 

Almacenamiento y organización 

- Infraestructura de almacenamiento: Es crucial contar con una infraestructura de almacenamiento robusta que pueda manejar grandes volúmenes de datos y proporcionar acceso rápido a los activos. 

- Estructura de carpetas: La implementación de una estructura de carpetas organizada es fundamental para la localización rápida y eficiente de los activos.

- Nomenclatura coherente: Utilizar una convención de nomenclatura coherente y descriptiva para los archivos asegura que todos los miembros del equipo puedan entender el contenido de un archivo sin necesidad de abrirlo. 

Distribución y acceso 

- Sistemas DAM: Los sistemas de gestión de activos digitales (DAM) permiten la distribución controlada de activos a los usuarios autorizados. Estos sistemas facilitan el acceso a los activos desde cualquier lugar y en cualquier momento.

- Control de acceso: Implementar controles de acceso adecuados para garantizar que solo los usuarios autorizados puedan ver y utilizar ciertos activos. 

Mantenimiento y actualización 

- Revisiones periódicas: Es importante realizar revisiones periódicas de los activos para asegurar que estén actualizados y sigan siendo relevantes. 

- Archivado: Los activos que ya no son necesarios para el uso diario, pero que deben conservarse por motivos legales o históricos, deben ser archivados adecuadamente. 

Eliminación segura 

- Borrado Permanente: Cuando los activos ya no son necesarios, deben ser eliminados de manera segura para evitar cualquier posible uso no autorizado en el futuro. 

¿Qué desafíos existen en la gestión de activos digitales (DAM)? 

La gestión de activos digitales enfrenta varios desafíos que pueden complicar el proceso. Algunos de estos desafíos incluyen:

Volumen de datos 

- Crecimiento exponencial: Con la creación constante de contenido digital, el volumen de datos puede crecer exponencialmente, lo que hace que la gestión sea más compleja y requiera soluciones de almacenamiento escalables. - Capacidad de almacenamiento: Las organizaciones deben invertir en infraestructura de almacenamiento que pueda manejar grandes volúmenes de datos sin comprometer la velocidad de acceso y recuperación. 

Diversidad de formatos 

- Compatibilidad de formatos: Los activos digitales vienen en una variedad de formatos, desde imágenes y videos hasta documentos y gráficos. Los sistemas DAM deben ser compatibles con todos estos formatos para asegurar una gestión eficiente. 

- Conversión de formatos: En algunos casos, puede ser necesario convertir activos a diferentes formatos para su uso en distintas plataformas o aplicaciones. 

Acceso y seguridad 

- Control de acceso: Es crucial establecer controles de acceso que aseguren que solo las personas autorizadas puedan acceder a ciertos activos, protegiendo así la información sensible. 

- Seguridad de datos: Implementar medidas de seguridad, como cifrado y autenticación multifactor, para proteger los activos digitales contra accesos no autorizados y ciberataques. 

Mantenimiento de la calidad 

- Degradación de activos: A lo largo del tiempo, algunos formatos de archivo pueden deteriorarse o volverse obsoletos, lo que requiere una estrategia de migración a nuevos formatos para mantener la calidad. 

- Consistencia de calidad: Asegurarse de que todos los activos mantengan un nivel consistente de calidad para evitar problemas en su uso posterior.

Búsqueda y recuperación: 

- Eficiencia en la búsqueda: Implementar sistemas de búsqueda avanzados que utilicen metadatos, etiquetas y palabras clave para facilitar la localización rápida de los activos necesarios. 

- Precisión en la recuperación: Los sistemas deben ser capaces de recuperar los activos correctos con alta precisión, minimizando el tiempo perdido en buscar archivos incorrectos. 

Herramientas utilizadas en Asset Management 

Existen varias herramientas de gestión de activos digitales (DAM) que ayudan a las organizaciones a enfrentar estos desafíos. Tres de las más populares son: 

Bynder: 

Bynder es una plataforma DAM que ofrece soluciones para la gestión de contenido, colaboraciones y distribuciones. Facilita la organización de activos mediante una interfaz intuitiva y permite la colaboración en tiempo real. 

- Características: 

- Interfaz de usuario amigable. 

- Colaboración en tiempo real. 

- Gestión centralizada de activos. 

- Automatización de flujos de trabajo. 

- Beneficios: Ayuda a las organizaciones a mantener la coherencia de la marca, mejorar la eficiencia operativa y facilitar la colaboración entre equipos. 

Widen: 

Widen ofrece una solución DAM robusta que incluye herramientas para la gestión y distribución de activos digitales. Destaca por su capacidad de integración con otras plataformas y su enfoque en la seguridad y el control de acceso.

- Características

- Integraciones con múltiples plataformas.

- Seguridad y control de acceso avanzados. 

- Funciones de búsqueda avanzadas. 

- Análisis y reportes detallados. 

-Beneficios: Proporciona un sistema seguro y centralizado para gestionar activos digitales, mejora la colaboración y ofrece insights valiosos a través de análisis. 

Canto 

Canto es otra herramienta DAM popular que se especializa en la gestión visual de activos digitales. Su interfaz de usuario amigable y sus potentes funciones de búsqueda y etiquetado la convierten en una opción ideal para empresas que manejan gran cantidad de imágenes y videos. 

-Características

- Interfaz visualmente intuitiva. 

- Funciones de etiquetado y búsqueda robustas. 

- Integración con herramientas de diseño y redes sociales. 

- Capacidades de colaboración y uso compartido. 

- Beneficios: Facilita la gestión de grandes volúmenes de activos visuales, mejora la organización y acelera la localización de archivos necesarios para proyectos creativos. 

La importancia de crear nomenclaturas y estructuras de carpetas 

Una parte fundamental del ‘’asset management’’ es la creación de nomenclaturas y estructuras de carpetas coherentes. Estos elementos facilitan la comunicación dentro de la organización y aseguran que los activos digitales se puedan localizar y utilizar fácilmente.

Nomenclaturas coherentes 

- Consistencia: Utilizar nombres de archivos claros y descriptivos que sigan una convención uniforme ayuda a evitar confusiones y asegura que todos los usuarios entiendan el contenido del archivo sin necesidad de abrirlo. 

- Ejemplo de nomenclatura: Para una empresa de marketing, un archivo de imagen podría denominarse "Campaña_SocialMedia_Feb2024_Version1.jpg", indicando claramente su propósito, campaña, plataforma, fecha y versión.

- Ventajas: 

- Mejora la eficiencia en la búsqueda y recuperación de activos. 

- Reduce el riesgo de errores y confusiones. 

- Facilita la colaboración entre diferentes equipos y departamentos. 

Estructuras de carpetas organizadas 

- Jerarquía lógica: Crear una jerarquía de carpetas lógica y bien estructurada facilita la navegación y la búsqueda de activos específicos. 

- Ejemplo de estructura de carpetas: Una empresa de producción de videos podría organizar sus carpetas de la siguiente manera: "Proyectos/2024/Comerciales/ClienteX/Edición/Final", donde cada nivel de la jerarquía proporciona información relevante sobre el contenido de las carpetas. 

- Ventajas

- Facilita la organización y localización de activos. 

- Asegura que todos los miembros del equipo sigan un sistema estandarizado. - Mejora la comunicación y la colaboración al proporcionar un marco claro para el almacenamiento de activos. 

Comunicación eficiente 

- Acceso rápido: La creación de nomenclaturas y estructuras de carpetas coherentes permite a los equipos acceder rápidamente a los activos necesarios, mejorando la eficiencia y productividad. 

- Colaboración fluida: Una organización clara de los activos facilita la colaboración entre equipos, ya que todos los miembros pueden localizar y utilizar los archivos correctos sin demoras.

- Ventaja: Una buena comunicación corporativa depende de la capacidad de los equipos para encontrar y utilizar los recursos de manera efectiva. Las nomenclaturas claras y las estructuras de carpetas organizadas 

Prácticas recomendadas de los sistemas DAM 

Implementación de metadatos 

- Descripción detallada: Usar metadatos para describir y clasificar los activos digitales mejora la búsqueda y la recuperación. Los metadatos pueden incluir información como la fecha de creación, autor, palabras clave, y descripción del contenido. 

- Estandarización: Establecer estándares de metadatos para asegurar que todos los activos sean etiquetados de manera consistente. 

Automatización de procesos 

- Flujos de trabajo automatizados: Implementar flujos de trabajo automatizados para la aprobación, publicación y actualización de activos reduce errores y ahorra tiempo. Por ejemplo, un sistema DAM puede enviar automáticamente notificaciones a los equipos relevantes cuando se actualiza un activo. 

- Ejemplos de automatización: La programación de copias de seguridad automáticas y la conversión de formatos de archivos en segundo plano para asegurar que los activos siempre estén disponibles en el formato necesario. 

Integración con otras herramientas 

- Plataformas conectadas: Integrar el DAM con otras plataformas y herramientas que la organización ya utiliza, como sistemas de gestión de contenido (CMS) y software de marketing, mejora la eficiencia general. Esto permite que los activos se sincronicen automáticamente entre diferentes sistemas. 

- Ejemplo de integración: Una empresa que utiliza un CMS para su sitio web puede integrar su DAM para que las imágenes y videos se actualicen automáticamente en el sitio web cuando se realizan cambios en el DAM.

Capacitación continua 

- Formación de usuarios: Asegurar que todos los usuarios estén capacitados en el uso del sistema DAM y en las mejores prácticas de gestión de activos digitales. La formación continua es crucial para mantener la eficiencia y adaptarse a nuevas funcionalidades del sistema. 

- Guías y manuales: Proveer guías y manuales claros sobre cómo utilizar el sistema DAM y seguir las convenciones de nomenclatura y estructuras de carpetas establecidas. 

Conclusión 

El asset management en el contexto de la media management es una muy buena práctica para las organizaciones que buscan maximizar el valor de sus activos digitales. A través del uso de herramientas DAM como Bynder, Widen y Canto, y la implementación de estructuras de carpetas y nomenclaturas coherentes, las organizaciones pueden enfrentar los desafíos asociados con la gestión de activos digitales. Mejorar la organización y el acceso a los recursos multimedia no solo aumenta la eficiencia, sino que también impulsa la comunicación y colaboración dentro de la empresa, permitiendo así una mejor toma de decisiones y una ventaja competitiva en el mercado. Si estás interesado en esta área y quieres profundizar más en estos conceptos, el Máster en Dirección de Comunicación Corporativa será la formación idónea para adquirir estos conocimientos.