¿Cómo capturamos Activos de Conocimiento en la Gestión de Proyectos?

En este post quisiera profundizar en la relación entre el Conocimiento adquirido en nuestras tareas (know-how, mejora de prácticas, etc.) con la Gestión de Proyectos como profesión. La cuestión básica a plantear es: ¿cómo podemos mejorar el resultado de los proyectos (cumplimiento de costes, tiempo, etc.) mediante una mejor gestión de nuestro know-how como empresa? Y ese know-how se entiende en sentido amplio: cuan de buenos somos gestionando, o qué productos sabemos diseñar o fabricar con mucha calidad, o qué procesos industriales dominamos, etc., etc.

En nuestros proyectos nos deberíamos asegurar, pues, que somos capaces de capturar ese know-how.

Así pues, en proyectos hablaremos de dos conceptos fundamentales: los Activos de Procesos de la Organización (APOs), y los Factores Ambientales de la Empresa (FAEs).

• Los APOs son nuestra base de datos de procedimientos, procesos, y en general “maneras de hacer”. Capturan cómo hacemos las cosas. Y también qué ha pasado en proyectos previos, almacena archivos de resultados y “lecciones aprendidas”.
• Los FAEs por otra parte describen todo lo que rodea al proyecto: infraestructura de la organización, equipo de trabajo, recursos materiales, etc.

Desde el punto de vista del conocimiento, nos interesan ambos conceptos. Por un lado, mediante “lecciones aprendidas” podemos (¡y debemos!) alimentar los APOs, registrar cómo nos ha ido en nuestro proyecto, qué debemos mejorar, qué procesos debemos modificar, etc. Y por otro lado, las “competencias adquiridas” por nuestro equipo humano pasará a formar parte de los FAEs.

Lecciones Aprendidas y actualización de APOs

Durante todo el ciclo de vida del proyecto el equipo del proyecto y los actores interesados clave deben identificar, compilar, formalizar y almacenar las lecciones aprendidas en los APOs. El Project Manager tiene la obligación profesional de llevar a cabo sesiones de lecciones aprendidas. Algunos resultados que pueden obtenerse en ellas son:

• Actualización de políticas, procedimientos y procesos corporativos.
• Mejora de las habilidades de negocio.
• Mejoras generales de productos y servicios.
• Actualizaciones del plan de gestión de riesgos.

Una sesión de lecciones aprendidas se centra en identificar los éxitos y los fracasos del proyecto, incluye recomendaciones para mejorar el rendimiento futuro de los proyectos, y constituye un buen ejercicio de formación de equipos, de establecimiento de relaciones personales y de canales de comunicación.

Competencias Adquiridas y actualización de FAEs

Adicionalmente, el PM tiene la obligación profesional de procurar que el equipo de trabajo desarrolle tanto capacidades profesionales como habilidades interpersonales. Mediante formación, coaching, liderazgo y motivación el equipo de trabajo habrá desarrollado nuevas competencias, y por lo tanto se ha modificado el entorno interno de la organización, actualizando también los FAEs.

Podemos mostrar gráficamente estas dos vertientes en la siguiente figura:

Se muestran los procesos que intervienen en la gestión del conocimiento, que se realiza a través del registro del aprendizaje o elaboración de las lecciones aprendidas a lo largo del proyecto. Estos procesos las guardan en los registros corporativos, actualizando los Activos de los Procesos de la Organización (APOs). También, capturamos las competencias adquiridas por el equipo, que pasan a formar parte de los Factores Ambientales de la Empresa (FAEs).

Hemos visto pues brevemente cómo capturar el conocimiento, y usarlo como base de partida para proyectos futuros. De esa forma intentamos que ese proyecto que empieza pueda nutrirse del conocimiento anterior, y aumentamos sus probabilidades de éxito. Un proyecto que se base en información fidedigna del pasado, y cuyo equipo trabaje con procesos mejorados a partir de experiencias previas, tiene muchas más opciones de llegar a buen puerto.