Aseguramiento de la calidad de proyecto en 10 pasos
El aseguramiento de la calidad es una de las partes de un proyecto que no pueden descuidarse. Un plan, unos criterios, un método de implementación y los medios suficientes para garantizar el control son elementos a proveer. El Director de Proyecto es, junto con el responsable de calidad, quien se encargará de que las entregas cumplan con los estándares requeridos y el resultado final se entregue en condiciones óptimas de calidad.
¿Qué es el aseguramiento de la calidad? ¿Cuál es su objetivo?
Es un proceso que consiste en seguir las líneas de actuación establecidas dentro del Sistema de Calidad. Forma parte del proceso de gestión de calidad.
El objetivo perseguido es que la empresa tenga claro que sus productos o servicios cumplen con los requisitos mínimos exigidos para poder ser puestos en el mercado. Aplicado a proyectos implica asegurarse de que todos los procesos y actividades de la organización se están llevando a cabo de conformidad con lo establecido. Es algo similar a una auditoría.
Para conseguir los resultados esperados es necesario convencer a los dirigentes de las bondades de utilizar un sistema que asegure la calidad; establecer el sistema a aplicar y comunicarlo a todos los interesados, y elegir un responsable de la implementación de dicho sistema.
Las 10 claves del aseguramiento de la calidad
En base a la experiencia de Directores de Proyecto de distintas áreas, hemos recopilado las siguientes recomendaciones / mejores prácticas, que contribuyen a lograr el objetivo de aseguramiento de la calidad:
1. Documentar las políticas aplicables: si no existe un entendimiento compartido a través del proyecto de lo que se está tratando de lograr, puede resultar complicado asegurar la calidad. Recoger los estándares aplicables y los procedimientos recomendados de actuación, de forma clara y precisa, puede ser una buena idea.
2. Contar con los medios necesarios para el aseguramiento de la calidad: para ello, lo mejor es tenerlos previstos desde la etapa de planificación de proyecto, haciendo una estimación de los recursos que se precisarán y el coste que supondrá.
3. Disponer de los recursos suficientes para monitorizar la calidad: el personal encargado de la toma de métricas de calidad ha de probar su experiencia técnica, aunque, en este punto, puede ser necesario invertir en formación y desarrollo del personal.
4. Implementar procedimientos de verificación sistemática: es la mejor forma de asegurar que las políticas han sido implementadas y la manera de evitar el peligro de hacerlo de forma incorrecta.
5. Monitorizar resultados: a través de auditorías internas y/ o externas se recomienda registrar y analizar los resultados que se obtienen de las mediciones de calidad. De esta forma, es posible actuar a tiempo al detectar los primeros signos de aparición de desviaciones.
6. Aprender de los demás: en lugar de tratar de desarrollar políticas y procedimientos propios partiendo de cero, puede ser interesante inspirarse en los métodos de aseguramiento de la calidad del proyecto aplicados en la organización en proyectos anteriores, o por los que implementan otras empresas con buenos resultados.
7. Compartir experiencias: suele resultar enriquecedor contar con opiniones de terceros y, para lograrlo, nada mejor que escribir y publicar un estudio de caso de control de calidad, donde se informe acerca del enfoque, el planteamiento y los protocolos implantados.
8. Adaptarse a los medios disponibles: no hay que tratar de alcanzar la perfección, porque en la mayoría de los casos no es posible, y en el resto es inviable. En todo proyecto los recursos están limitados y estas restricciones acotan las posibilidades en materia de aseguramiento de la calidad. El objetivo es hacerlo lo mejor posible con los recursos que se tienen.
9. Mantenerse actualizado en materia de calidad: la normativa de calidad evoluciona lanzando nuevas reglas y desvelando enfoques de gestión más prácticos, más eficaces. Permanecer al tanto de las nuevas tendencias, nacionales e internacionales, mejora la toma de decisiones en lo que al aseguramiento de la calidad respecta.
10. Ampliar miras: en ocasiones, la aplicación de políticas de aseguramiento de la calidad ofrece mejores resultados cuando el foco no está restringido al proyecto, sino que se aplican de forma transversal a lo largo de toda la organización, rama o departamento.
Componentes del sistema de aseguramiento de la calidad
- Manual de administración: determina los aspectos importantes a tener en cuenta dentro del plan de administración de la calidad, definiendo procesos específicos para alcanzar los objetivos.
- Medidas de control de calidad: determinan el grado concreto de calidad alcanzado dentro de cada actividad evaluada.
- Informes de rendimiento: se desarrollan a lo largo de las diferentes partes del proyecto para monitorizar las actividades y detectar ineficiencias.
Un sistema de aseguramiento de la calidad puede reportar grandes beneficios a la empresa, mejorando el desarrollo de procesos, reduciendo los costos y aumentando la calidad de los productos o servicios.