¿Usarás el Diagrama de Gantt en tu proyecto?
¿Emplearás el Diagrama de Gantt para gestionar tu proyecto? Si tienes pensado apoyarte en esta herramienta de programación para mejorar tus resultados tienes que conocerla un poco mejor y saber que no todo son virtudes, también puede exponerte al riesgo.
Diagrama de Gantt: beneficios
Desde hace más de un siglo los responsables de proyecto emplean este medio para plasmar la programación de sus iniciativas. La sencillez gráfica y fuerza visual del Diagrama de Gantt son sus dos principales cualidades, atributos que la han llevado a ser la más conocida y utilizada en la historia del project management.
Podría decirse que se trata de una tabla a través de la que:
- Se informa acerca de las fechas de inicio y fin de las distintas tareas de un proyecto.
- Se combinan las actividades en un marco temporal (eje horizontal destinado a la variable tiempo y eje vertical empleado para recoger actividades, tareas e hitos).
Su uso facilita la definición de las fases del proyecto, mejorando la estimación temporal los elementos que las componen y simplificando la detección de dependencias entre actividades. El resultado es un establecimiento de prioridades más preciso que optimiza:
- La correcta asignación de recursos, humanos y materiales.
- La definición de roles y responsabilidades.
- La adecuada distribución de cargas de trabajo.
En definitiva, no cabe duda de que el Diagrama de Gantt se trata de una herramienta muy funcional, sencilla y visual, que orienta la gestión del Director de Proyecto y mejora la capacidad de comunicación entre los integrantes del proyecto.
Cuidado con el Diagrama de Gantt
Los límites del Diagrama de Gantt son su principal desventaja. Entre los inconvenientes más acusados en la práctica se hallan los siguientes:
- Excesiva simplicidad que no consigue adecuarse a la gestión de proyectos complejos, como los globales.
- Falta de flexibilidad suficiente para emplearse en proyectos dinámicos o muy cambiantes, como los de software.
- Ausencia de gestión del riesgo por el ajuste excesivo de información mostrada en la plantilla, que limita la visión del Project Manager y puede afectar la toma de decisiones en cualquier tipo de proyecto.
A estas desventajas hay que sumarle su sencillez, que también puede resultar incómoda en el sentido contrario ya que, cuando se está ante un proyecto excesivamente simple o lineal no tiene sentido su aplicación.
No obstante, si se conocen las restricciones que afectan al uso del Diagrama de Gantt se puede mejorar su aplicación teniendo en cuenta las siguientes recomendaciones.
- Fomentar la actualización de la información que en él se contiene, para evitar perder una perspectiva realista de los hechos.
- Añadir datos relevantes sobre los eventos calificados como críticos para el proyecto, para mejorar la gestión del riesgo.
- No olvidarse del establecimiento de prioridades, que resulta crucial para la toma de decisiones.
- Complementar su uso con la aplicación de otras técnicas como Pert o CPM, que ayuden a mejorar los resultados y a minimizar el riesgo.