Tres reflexiones sobre las Metodologías de Project Management

En el post anterior hablamos de 5 pasos clave para establecer una buena metodología de gestión de proyectos en tu organización. El Project Management recibe mucha atención últimamente como herramienta para intentar conseguir mejorar los resultados empresariales, y el establecimiento de unas buenas “maneras de hacer las cosas” es clave para ello. Así que me gustaría reflexionar un poco más sobre este tema, y permitidme hacerlo rebatiendo algunas de las afirmaciones que se escuchan habitualmente:

Afirmación 1: “En mi empresa los proyectos son pequeños, no necesito la burocracia de un método de gestión.”

Reflexión 1: Efectivamente una de las principales preocupaciones que tienen la mayoría de las organizaciones cuando establecen una metodología es que, así como están preocupadas por gestionar bien los proyectos, no quieren llegar a la “parálisis por análisis”, ni al uso indiscriminado de formularios, ni a ralentizar sus operaciones por imponer procesos burocráticos. Mi respuesta a estas dudas es que cualquier metodología buena debe ser escalable. Es decir, se ha de poder usar para pequeños, medianos y/o grandes, y también debe ser suficientemente flexible. Toda metodología debe contemplar la posible personalización para cada tipo de proyecto, según su magnitud. También, según si los requisitos están fijados de inicio o no, se puede optar por un ciclo de vida iterativo (ágil) o bien en cascada.

Todos los proyectos necesitan, independientemente del tamaño y del alcance, aplicar los procesos fundamentales de dirección de proyectos. En los proyectos más pequeños, el riesgo es más bajo, y los impactos de coste son menores, lo cual minimiza la tendencia a realizar un análisis riguroso.

En el caso de proyectos pequeños, siempre hay una tentación de que lo que realmente importa es realizar el proyecto y no utilizar ninguna metodología. Este enfoque acaba, a menudo, en un fracaso del proyecto debido a una mala definición del alcance o a un mal control de cambios.

Sin embargo, todos los proyectos deberían tener un Project Manager asignado, incluso cuando sea a tiempo parcial. Todo proyecto necesita tener un plan de proyecto, incluyendo el alcance, Estructura de Desglose del Trabajo (EDT), el cronograma, el presupuesto, el análisis de riesgo, y los procesos de control han de estar en marcha. Y un Project Manager en un proyecto pequeño debería entender las implicaciones empresariales de cada proyecto, ser entrenado en gestión de proyectos y tener acceso a una metodología comprensible.

Cada Project Manager puede utilizar solo una parte o la metodología completa en un proyecto determinado, pero para poder elegir la metodología debe estar disponible, ser utilizada, y debe incluir categorías de proyectos y listar las partes de la metodología que deben aplicarse a los proyectos de distinto tamaño y complejidad.

Afirmación 2: “En mi empresa ya aplicamos metodología de proyectos, seguimos el texto, A Guide to the Project Management Body of Knowledge, (PMBOK® Guide) del PMI”

Reflexión 2: La PMBOK® Guide del PMI no es una metodología. Es un compendio de buenas prácticas y un estándar de referencia de la profesión. Así pues, no es posible seguirlo al pie de la letra para gestionar tu proyecto, se debe crear una metodología que se adapte a nuestro negocio, escalable, y encajada en estas mejoras prácticas.

Nuestra metodología debería incluir, como mínimo:

Una visión completa del proceso de dirección de proyectos: inicio, planificación, ejecución, control y cierre, personalizada para tu entorno organizativo y mejores prácticas. Esto incluye procesos del proyecto, actividades, y las relaciones entre estos elementos.
Listas de comprobación de cosas que un equipo de proyecto necesita considerar, con una descripción de lo que se necesita en cada tarea.
Inputs y outputs clave asociados a cada una de las actividades y tareas. Estas deberían acompañarse de plantillas y ejemplos de cada una de las salidas.
Guías sobre cómo crear el equipo de trabajo: cuántas personas y qué tipo de habilidades. Las plantillas o los árboles de decisión pueden ayudar a identificar a estas personas.
Guías para identificar y conseguir el apoyo del sponsor del proyecto.
Un enfoque para conseguir definir los requisitos y las especificaciones del proyecto.
Estructuras estándar de bases de datos: un sistema de información de gestión de proyectos para colección, integración, y resumen de cronogramas, costes y utilización de recursos.
Guías para la identificación y responsabilidades del comité de seguimiento del proyecto.
Guías para la selección de cartera de proyectos, priorización y gestión, incluyendo procedimientos de cancelación de proyectos.
Guías para la aplicación de metodologías de gestión de proyectos de varios tamaños y complejidad.

Una metodología establece los estándares de procesos y áreas de conocimiento, pero también proporciona métricas para juzgar el rendimiento, un sistema donde esos procesos pueden ser aplicados de forma consistente en la organización, y un método global (el modelo de madurez) para evaluar la efectividad de la metodología una vez esté implantado.

Afirmación 3: “En mi organización ya hemos intentado establecer una metodología y no funcionó.”

Reflexión 3: La otra pieza para tener una metodología repetible y consistente es mantenerla. Una metodología implica disciplina por parte de los profesionales que la utilizan. Esto puede ser un reto cuando tienes a tu cargo a una organización de personas que están acostumbradas a hacer las cosas a su modo. Podríamos ver que los Project Managers están aplicando la metodología de forma entusiasta y con éxito, o por el contrario podrían ser lentos y generar problemas en los proyectos y sus resultados. Una vez se ha implantado la nueva metodología, el cumplimiento de la misma se puede conseguir de forma efectiva mediante el sistema de recompensas y/o sanciones. Sea como fuere, lo mejor es “vender” dicha metodología en la organización durante la fase de su desarrollo. Dos pequeños trucos para conseguir venderla son:

Reclutar a representantes de la organización para que actúen como comité de seguimiento para el desarrollo de la metodología. Conseguir los mejores representantes que podamos encontrar.
Utilizar la metodología como herramienta de resolución de conflictos. Es decir, como un sistema formal que pueda utilizarse cuando las personas tengan comentarios o críticas y pueda ayudarnos a separar los problemas serios de las meras quejas, si se usa de forma adecuada.

Para finalizar, me gustaría remarcar que una metodología de dirección de proyectos comporta muchos beneficios, el primero de todos el mejorar los resultados de cumplimiento de hitos y presupuestos de proyectos.

¿Y tú? ¿Qué más ventajas le atribuirías?

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* PMBOK is a registered mark of the Project Management Institute, Inc.