¿Son efectivas tus reuniones de proyecto? 21 consejos y una encuesta

 En post anteriores tratamos un tema tan importante como son las reuniones de seguimiento en un proyecto. Son frecuentes, les dedicamos mucho tiempo, y por tanto… ¡debemos asegurarnos que funcionan! Vimos los temas a tratar en una reunión de seguimiento, y más allá de eso, en este post pretendemos dar algunos consejos para conseguir que cualquier reunión de proyecto sea lo más efectiva posible. No sólo las de seguimiento del estado del trabajo, sino cualquier evento en el que reunamos a nuestro equipo de proyecto.

Os planteo 21 puntos para antes, durante, y después de cualquier reunión, y al final del post encontraréis un enlace a una encuesta para que entre todos analicemos si en la práctica podemos mejorar.

Antes de la reunión

1. Determinar si la reunión es realmente necesaria o si resulta más adecuado otro mecanismo, como puede ser una conferencia telefónica.

2. Determinar el propósito de la reunión. Por ejemplo, ¿es para compartir, planear o recopilar información o ideas, tomar una decisión, convencer o vender, solucionar un problema, o evaluar la situación?

3. Determinar quiénes necesitan participar en la reunión de acuerdo a su propósito. El número de participantes debe ser la cantidad mínima necesaria para lograr el propósito de la reunión. Por lo general, los miembros del equipo del proyecto están ocupados en sus tareas de trabajo, y no quieren formar parte de juntas en las que no tienen nada que aportar, o de las que no tienen nada qué ganar. Las personas que son invitadas para asistir a la reunión deben conocer por qué se les pide que participen.

4. Distribuir una agenda a los invitados con mucha anticipación a la reunión. Ésta debe incluir:

a. Propósito de la reunión.

b. Temas a cubrir. (Las cuestiones deben estar relacionadas de las más importantes a las menos importantes. Si se termina el tiempo, se habrán cubierto las más importantes.)

c. Tiempo asignado para cada tema y quién lo cubrirá, quién hará la presentación o dirigirá la discusión.

Con la agenda se debe acompañar cualquier documento o información que necesiten revisar los participantes antes de la reunión, a quienes se les debe conceder el tiempo suficiente entre la notificación del aviso y la fecha de la reunión. Algunos asistentes quizá necesiten recopilar y analizar información, preparar la presentación o materiales a entregar.

5. Preparar ayudas visuales o materiales a entregar. Las gráficas, cuadros, tablas, diagramas, fotografías y modelos físicos son ayudas visuales efectivas. Con frecuencia estos materiales centran la discusión y evitan distracciones e incomprensiones. ¡Una imagen vale por mil palabras!

6. Hacer los arreglos para la sala de la reunión. La sala debe tener el suficiente espacio para que las personas no se sientan amontonadas e incómodas. Los asientos se deben colocar en forma tal que todos puedan verse entre sí; esto fomentará la participación. Las ayudas y accesorios visuales apropiados (proyector, pantalla, grabadora de video, pizarras) deben estar y se deben probar antes de que se inicie la reunión. En algunos casos un salón de conferencias se puede nombrar como el "sala del proyecto", donde se realizarán todas las reuniones o donde los miembros del equipo se podrán juntar para discusiones de solución de problemas. En ocasiones esos espacios tienen colocados en las paredes los planes, los cronogramas, las gráficas de situación y los diagramas del sistema. ?¡Se trata de una “war room”!

Durante la reunión

7. Comenzar la reunión a tiempo. Si quien dirige la reunión espera la llegada de algunos, las personas adquirirán el hábito de llegar tarde porque saben que de todas formas la junta no se iniciará a tiempo. En cambio si la reunión se inicia a tiempo, las personas adquirirán el hábito de llegar a la hora señalada.

8. Nombrar a un encargado de tomar notas. Éstas deben ser concisas y abarcar partidas de decisiones y acciones, asignaciones y fechas de terminación estimadas.

9. Revisar el propósito de la reunión y la agenda. Se debe ser conciso y no hablar durante mucho tiempo.

10. Facilitar -no dominar- la reunión. El gerente del proyecto no debe dirigir todas las discusiones, sino permitir que otros participantes las dirijan sobre los temas que les han sido asignados.

11. Mantener en movimiento la reunión y dentro del marco de tiempo programado.

12. Estimular la participación, en particular de las personas que parecen vacilar en hacerlo.

13. Limitar la discusión de los participantes que tengan la tendencia a hablar demasiado, o repetir lo que dicen, o desviarse del tema que se está tratando.

14. Controlar las interrupciones y las conversaciones entre los miembros.

15. Aclarar los puntos que se presenten.

16. Resumir las discusiones y hacer las transiciones a los siguientes temas en la agenda.

17. Resumir los resultados de la reunión al final de ésta y asegurarse de que todos los participantes tengan una comprensión clara de todas las decisiones y cursos de acción. El líder de la reunión debe expresar en forma verbal estos asuntos para ayudar a evitar cualquier incomprensión.

18. Evitar que se exceda el tiempo programado para la reunión. Los participantes quizá tengan otros compromisos u otras reuniones posteriores. Si no se cubren todos los temas de la agenda, es mejor programar otra reunión para las personas involucradas en esos puntos.

19. Evaluar el proceso de la reunión. Ocasionalmente, al final de una junta, los participantes deben discutir en forma abierta lo que sucedió y determinar, si se deben hacer cambios para mejorar la efectividad de las reuniones futuras.

Después de la reunión

20. Se deben publicar los resultados de la reunión dentro de un período de tiempo corto y razonable.

21. El documento de resumen debe ser conciso, y debe confirmar las decisiones que se tomaron, y relacionar los cursos de acción, incluyendo quién es el responsable, la fecha estimada de terminación y las acciones esperadas a entregar. También puede relacionar quiénes asistieron y quiénes estuvieron ausentes. Los resultados de la reunión se deben distribuir a todas las personas invitadas, tanto si asistieron como si no.

Visto todo ello, y ahora que conocemos detalles, os pido que podamos analizar nuestro entorno mediante una rápida encuesta: ¿Qué tan efectivas son tus reuniones de proyecto? ¡No os llevará más que un minuto! Al realizarla podréis ver los resultados de todas las respuestas y compararnos…