Software de gestión en PYMEs: claves para su implantación
En un post anterior tratamos las particularidades del Project Management en una PYME, comentando las dificultades y ventajas que supone el hecho de gestionar por proyectos las actividades en este tipo de empresas.
Uno de los “dilemas” habituales que se encuentran hoy en día muchas PYMEs es la “transformación digital”, y en concreto la adopción de sistemas informáticos de gestión interna, como pueden ser sistemas MRP (Manufacturing Resource Planning) o ERP (Enterprise Resource Planning). Con ello se pretende disminuir la “dependencia del Excel”, e integrar en un único sistema los procesos del negocio.
Hoy en día la implementación de un sistema MRP o ERP puede ser viable también en una PYME, debido a los bajos costes de las soluciones software. Actualmente las PYMEs pueden elegir entre una gran variedad de este tipo de software, a un precio asequible, lo que supone un apoyo en la toma de decisiones diaria, en cuanto a qué comprar, cuándo, cuánto y desde donde, etc. Aun así, se podría afirmar que en muchas PYMEs hay mucho camino por recorrer en este aspecto. Algunas de las prácticas que todavía perduran son:
- No se lleva a cabo un buen mantenimiento de datos básicos, como los tiempos de pedidos, mínimos niveles de stock, etc., para llevar una correcta gestión.
- Se infrautiliza la capacidad del software, llevando a cabo tareas repetitivas en lugar de explotar la posibilidad de automatización.
- Demasiados datos se replican y no se verifica su integridad.
Incluso una pequeña compañía puede tener miles de productos y cientos de clientes, así como varios proveedores, y todo ello debe manejarse diariamente y sin errores. El uso de un sistema software es pues primordial, y más conociendo que su coste de implantación puede ser relativamente barato, incluso para una PYME.
Estos sistemas además deben estar particularizados a cada caso, y ser capaces de ajustar las recomendaciones basándose en las prestaciones reales del negocio. Si la PYME tan solo “compra” un MRP o ERP estándar, se corre el peligro que se utilice de forma ineficiente o errónea, se debe particularizar para que aporte valor real.
El gran desafío de los últimos años en las PYMEs ha sido conseguir que lo que “está en el ordenador” se corresponda con lo que pasa realmente en el almacén o la tienda. Se sigue ponderando el compromiso entre “software rígido” vs las necesidades altamente cambiantes del día a día. Podemos afirmar que hoy en día sí deberíamos ser capaces de usar un software flexible y adaptado a las necesidades reales de la PYME, sin tener que requerir tanto esfuerzo de personalización, como sucedía al principio de la era del software y los grandes y costosos sistemas ERP/MRP.
Actualmente un software de gestión ERP/MRP para PYMEs debe ayudar a hacer crecer nuestro negocio reduciendo costes y aumentando la rentabilidad, y existen múltiples soluciones en el mercado a un precio asequible. Estos aplicativos software se encargan de, entre otras cosas:
- Control y visión de las finanzas
- Gestión de las ventas de productos y materiales en un entorno de distribución
- Optimización de las ventas y aprovisionamientos
- Gestión global de stocks
- Gestión global de compras
- Acceso a información de empresas colaboradores en la cadena de suministro
- Posibilidad de intercambio electrónico de información entre empresas de la cadena
Otro aspecto interesante a comentar es que normalmente en las PYMEs se cuenta con personas-equipo, que son las que hacen toda una función, y el conocimiento de la misma está en su cabeza, son una pieza fundamental en el engranaje de la empresa. El problema radica cuando ese conocimiento queda plasmado en procesos escritos, procedimientos, controles, guías, etc. Por tanto, cuando el volumen crece, este tipo de organización comienza a perder el control de la operación. En ese punto se comienzan a crear una serie de “controles” y mecanismos para monitorear todas y cada una de las operaciones, resultando en una complejidad innecesaria, con la que la empresa comienza a crecer y que a futuro, si no se atiende a tiempo, puede generar serios problemas y comprometer la viabilidad del negocio. En estos casos lo primordial para mejorar los procesos del negocio es conocerlos al detalle y entenderlos, para poder decidir qué cambiar, mejorar o eliminar.
¿Qué opinas al respecto? ¿Estás en un proyecto de implantación de una solución de este tipo?