Seguimiento de Riesgos en Proyectos
Una gestión proactiva de las amenazas que se ciernen sobre nuestros objetivos en el proyecto es esencial para intentar llegar a buen puerto. El seguimiento de riesgos es un paso esencial para garantizar el éxito en cualquier iniciativa.
En posts anteriores (Incertidumbre en la gestión de proyectos, Esquivar peligros en la gestión de proyectos, Estrategias ante las amenazas en proyectos y Cómo establecer márgenes de tiempo y coste en proyectos) hemos tratado en detalle el concepto de “riesgo” y “gestión del riesgo” en Project Management.
Hay que intentar esquivar esos peligros, antes de que se conviertan en un problema, mediante el planteamiento de estrategias de respuesta. Intentamos plantear acciones que nos permitan evitar problemas, o que nos ayuden a que esos problemas, si surgen, sean de menor magnitud.
Una vez identificados esos riesgos, documentados, y establecidas acciones para su mitigación o eliminación, estamos “preparados” para hacer frente a esa incertidumbre.
Empezamos el proyecto con buen pie… OK… ¿Pero y luego qué? ¿Qué hacemos durante el proyecto, para que sigamos bien alineados en nuestras tareas de prevención de problemas? Estamos hablando de un proceso de gestión conocido como “monitorización y control de riesgos”, es decir, debemos llevar a cabo un “seguimiento” de riesgos y de nuestra propia gestión. Veamos cómo llevar a cabo este control de una forma efectiva.
¿Qué son los riesgos de un proyecto?
Los riesgos de un proyecto son todos los factores (agentes externos o internos) capaces de desviar el curso previsto de la iniciativa, dificultando que se alcancen las metas fijadas y/ o comprometiendo la seguridad, integridad, presupuesto o imagen de la empresa.
¿Cómo se identifican los riesgos de un proyecto?
Para poder identificar los riesgos de un proyecto hace falta actuar a dos niveles:
1. Planificación. Es preciso tener previstos los riesgos, obstáculos y contratiempos que se pueden presentar. Para ello nos podemos basar en iniciativas anteriormente ejecutadas por la empresa o por otras organizaciones.
2. Seguimiento de riesgos. En base a la recogida de métricas y a las reuniones periódicas es posible evitarlos a tiempo o minimizar su impacto.
¿Cómo se lleva a cabo la gestión de riesgos en un proyecto?
Podemos afirmar desde un punto de vista general que el control de los riesgos se orienta a implementar los planes de respuesta, a realizar acciones correctivas, a redefinir planes de respuesta, o incluso a modificar los objetivos del proyecto. En el control de riesgos está implícito el tomar decisiones al respecto de la gestión de los riesgos. Por ejemplo, si observamos que hay un retraso fuera de los límites aceptables, durante el control debemos activar el plan de respuesta y las acciones correctivas.
En el momento de controlar los riesgos es necesario tener en cuenta (o ejecutar) las siguientes acciones:
- vigilar el comportamiento de los riesgos identificados,
- chequear el estado de los riesgos presentes o residuales,
- implementar los planes de respuesta a los riesgos,
- evaluar la efectividad del proceso de gestión de los riesgos a través del proyecto.
Fijaos que no sólo se trata de llevar un control de los riesgos, sino también un control de la propia gestión del riesgo: ¿estamos siendo efectivos? Veamos en más profundidad cada uno de estos puntos.
¿Cómo se hace el seguimiento de riesgos en un proyecto?
Durante el seguimiento de riesgos se recopila información y se documentan los avances y la evolución a través del tiempo de los riesgos identificados (en el registro de riesgos). Esta actividad brinda información actualizada, y permite supervisar los cambios en el perfil de riesgos, ya sea debido a factores exógenos o endógenos. Es posible incluso que haya desaparecido algún riesgo, con lo cual se podrían tomar una serie de pasos en consecuencia.
En una situación ideal, deberíamos comenzar con el seguimiento de aquellos riesgos considerados como prioritarios. Por ejemplo, monitorear en forma periódica los retrasos en el cronograma y vigilar que los costos se encuentren dentro de límites aceptables.
Una buena práctica es gestionar aquellas actividades que presenten mayor “risk score”, dicho de otro modo, “el camino de mayor riesgo”, no sólo el camino crítico.
Las respuestas a los riesgos que se incluyen en el registro de riesgos se ejecutan durante el ciclo de vida del proyecto, pero el trabajo del proyecto debe controlarse continuamente para detectar riesgos nuevos, riesgos que cambian o que se tornan obsoletos.
Si hemos definido “propietario” de cada uno de los riesgos, ellos serán los encargados de avisar si se producen, para que podamos implementar los planes de contingencia acordados. En este sentido, también se llevará a cabo un refinamiento y actualización del propio plan de respuesta a los riesgos.
¿Cuáles son los objetivos del proceso de seguimiento de riesgos?
A medida que progresa el trabajo, el equipo del proyecto se familiariza con el mismo y por lo tanto es capaz de determinar mejor los “risk scores” y reevaluar las situaciones con mayor precisión. Un modo eficaz de llevar a cabo estas actualizaciones es mediante reuniones específicas de revisión de riesgos.
Tened en cuenta que es posible que durante la implementación de los planes de respuesta se identifiquen nuevos riesgos, con lo cual estos habrán de pasar por una fase de análisis y planteamiento de respuestas, e incorporarse a “la rueda” de registro de riesgos y su seguimiento.
Otras finalidades del proceso consisten en determinar:
- Si los supuestos del proyecto siguen siendo válidos.
- Si los análisis muestran que un riesgo evaluado ha cambiado o puede descartarse.
- Si se respetan las políticas y los procedimientos de gestión de riesgos.
- Si las reservas para contingencias de costo o tiempo deben modificarse para alinearlas con la evaluación actual de los riesgos.
Las reservas de contingencia y las reservas de gestión deben ser adecuadamente utilizadas, y el Project Manager tiene la responsabilidad de velar por que éstas se utilicen y cumplan su cometido, ya que han sido creadas y provistas para las ocasiones descritas.
Puede llegar el caso de que el Project Manager o el equipo de riesgos se vean forzados a crear “workarounds”. Dichos workarounds son respuestas no planeadas a un riesgo no previsto, que ha ocurrido. Es decir, son trazas de una mala planificación del riesgo de un proyecto. Es de conocimiento común que es mucho menos costoso prevenir un problema que arreglarlo, con lo cual el hecho de tener que pasar tiempo generando e implementando workarounds no es bueno para el proyecto.
También es destacable que el proceso de control de riesgos también debería implicar una actualización de las bases de datos de lecciones aprendidas del proyecto, para beneficio de proyectos futuros. Hay que recordar que las empresas son dinámicas y que operan en entornos dinámicos. Es imprescindible identificar los cambios en la empresa y en el entorno en el que opera, y el proceso de control de riesgos es una herramienta clave para ello. Debemos aprovecharlo para guardar esas lecciones aprendidas de qué está sucediendo y cómo lo estamos tratando.
Visto todo ello, para acabar te propongo la siguiente cuestión: ¿Cuál sería la mejor manera de implementar un seguimiento de riesgos efectivo en tus proyectos?
