Qué es un Smartsheet y para qué sirve este software

Smartsheet es un software que resulta idóneo para administrar y controlar muchos tipos de proyectos, en especial los que requieren de un trabajo en equipo, pero también para crear listas de tareas, manejar información de clientes, elaborar previsiones de venta, planificar eventos o controlar procesos de negocio en general.

¿Qué es Smartsheet y para qué sirve?

Smartsheet es una aplicación de software online que facilita la gestión de proyectos de forma colaborativa y en tiempo real. Es de pago y funciona por suscripción, con diferentes paquetes de funcionalidades posibles. Compatible con Google Apps y con el CRM SalesForce, se integra también con Box. Al ser online, funciona con cualquier sistema operativo que se tenga instalado en el ordenador, sea éste Windows, MacOS o Linux. Se puede trabajar también desde dispositivos móviles y tabletas. 

¿Cómo hacer un diagrama de Gantt en Smartsheet?

El diseño de diagramas de Gantt es una de las funciones más destacadas de Smartsheet. Los gráficos representan la programación de las tareas de forma visual, clara y sencilla. Se puede partir de una plantilla predeterminada o crearlos desde cero. Sus características interactivas hacen fácil la personalización, y el uso de formatos condicionales para resaltar tareas o niveles de estado con diferentes colores también contribuyen a ello.

Las relaciones de dependencia entre actividades y el porcentaje de ejecución del proyecto son datos que se observan en tan solo un golpe de vista. Una vez que ya se ha creado un diagrama de Gantt, es también sencillo modificarlo, ya que muchas de las funciones se basan en movimientos del ratón del tipo “arrastrar y soltar”. Por ejemplo, para variar las fechas de inicio y fin, para marcar los hitos o para construir dependencias entre tareas. Esta sencillez la hace muy accesible a todo tipo de público. También con un clic del ratón o un toque sobre la pantalla se pueden ajustar los diagramas. Las vistas, con sus tareas clave y sus fechas de inicio y fin, son fácilmente intercambiables: vista de cuadrícula, vista de calendario y vista de Gantt. Permite insertar el diagrama en un PowerPoint, exportarlo en formatos de archivo PNG o PDF, y también adjuntarlo a un mensaje de correo electrónico.

¿Cuánto cuesta Smartsheet?

Antes de decidirte a pàgar por Smartsheet, puedes probarlo sin coste. Una versión de prueba gratuita de 30 días se ofrece en la web oficial de Smartsheet.

¿Cómo se usa el Smartsheet? 

Smartsheet es una herramienta intuitiva y sencilla de usar, que facilita la colaboración de varias personas en tiempo real y el estar al día de cualquier avance o cambio en el proyecto. La edición online, la reprogramación de tareas, el ajuste de plazos, los mensajes de correo para notificaciones y la posibilidad de compartir archivos son utilidades valiosas. Incluso, a través de un sistema de alertas, avisa cuando se ha producido algún reajuste en el proyecto.

Al ser una web construida con HTML5 es amigable para cualquier usuario y compatible con Google Drive. Sin embargo, es una herramienta que también presenta algunos inconvenientes.

¿Cuáles son los inconvenientes de usar Smartsheet? 

Los contras más importantes de Smartsheet se relacionan con una orientación más enfocada en las tareas que en los recursos, en primer lugar y, en segundo término, con el hecho que no presenta la posibilidad de marcar las líneas de base del proyecto. En consecuencia, no ofrece una visión comparativa de los cambios que se van produciendo en el diagrama de Gantt. 

Sin embargo, las ventajas pueden a los inconvenientes ya que Smartsheet combina funcionalidades potentes de gestores de proyectos clásicos como Microsoft Project, con la facilidad de uso de una hoja de cálculo online. Además, dispone de varias capas de permisos para la colaboración en equipo, y una automatización de funciones que supone un gran ahorro de tiempo. Una herramienta de gran ayuda que vale la pena considerar por parte de jefes y directores de proyecto.