¿Qué es un SCRUM? Características y ventajas
Si las técnicas de gestión de proyectos están en permanente búsqueda de agilidad y eficiencia, es lógico que la mirada de los gestores se dirija al foco de la cuestión: el trabajo en equipo, es decir, todas aquellas tareas conjuntas que determinan el buen funcionamiento de un plan de empresa. Pero el trabajo en equipo es más complejo que la repartición de tareas parciales. Es un proceso que suele estar marcado por factores como el liderazgo, la designación de labores, la motivación, la perspectiva, los métodos de intervención, entre otros. Aun definido así, a este proceso le caben más matices. ¿Cómo llevar a cabo las tareas? ¿Cómo determinar los plazos de entrega? En últimas, ¿qué elementos se deben tener en cuenta a la hora de gestionar un proyecto de empresa?
¿En qué consiste el método SCRUM?
Derivado del término francés «melée», que se refiere a una posición de equipo característica del juego del rugby, un SCRUM no es otra cosa que un conjunto de labores grupales que están al servicio de la consecución de un objetivo. La singularidad del método radica en la manera en que intervienen los distintos actores del plan, por ejemplo los líderes, los miembros de segunda y tercera línea e, incluso, los propios clientes o destinatarios. Para dejar más clara la diferencia de un SCRUM con los métodos tradicionales de gestión, vale la pena detallar cada una de sus cuatro fases de ejecución:
- Planteamiento: un proyecto gestionado bajo el modelo SCRUM parte de los objetivos que han trazado con anterioridad el cliente y la empresa. Lo primero es fraccionarlo en entregas parciales, de manera que el cliente pueda replantear aspectos a los que en principio no prestó la importancia debida o que simplemente desconocía. Esos aspectos pueden ser sobre costes, estrategias, producción, etc.
- Lista de tareas: el equipo de trabajo elabora la lista de tareas que debe tener en cuenta para cada entrega de resultados. Es muy importante hacer una estimación del esfuerzo requerido para, de esta manera, fijas plazos proporcionados.
- Reuniones: lo ideal es que cada día el equipo dedique 15 minutos para reunirse y ponerse al tanto de la evolución del plan. En estas sesiones, el líder del proyecto (Scrum Master) debe encargarse de que cada miembro cumpla con las labores que le han sido asignadas y de motivarles para que su productividad no descienda. En caso de que detecte alguna incidencia dentro del grupo, es necesario que tome las opciones más adecuadas, que pueden ir desde un relevo de la función hasta el nombramiento de miembros de apoyo.
- Demostración: una vez ejecutadas las labores de cada fase, el equipo se reúne con el cliente para mostrar los avances correspondientes. El cliente decide si replantea los elementos del proyecto. Si es necesario, el equipo asume nuevos compromisos.
- Retrospectiva: los miembros del equipo se reúnen para valorar el proceso de entrega de resultados y analizan los factores que podrían mejorar de cara al final del proceso. La función del Scrum Master será eliminar dichos obstáculos.
¿Cuándo emplear un método SCRUM?
La metodología SCRUM es especialmente valiosa para proyectos de empresa complejos y cuya ejecución se haga efectiva en situaciones poco habituales.
- Cuando es indispensable obtener resultados de forma inmediata.
- Cuando los requisitos son cambiantes y poco definidos.
- Cuando las entregas se alargan o los costes del plan se disparan.
- Cuando hay un alto grado de rotación del personal dentro de los equipos.
- Cuando un proyecto tradicional requiere soluciones de gestión.
