Proyecto de empresa: 6 tips para lograr la eficiencia
Si queremos que un proyecto de empresa llegue a lograr sus objetivos, es necesario satisfacer distintas variables. En este post nos centraremos en una de ellas en concreto: la eficiencia.
Entendemos por eficiencia la capacidad de alcanzar los objetivos invirtiendo en ellos la menor cantidad posible de recursos: dinero, tiempo, infraestructura, recursos humanos… No importa cuál sea el proyecto de empresa en cuestión: desde la creación de un nuevo producto competitivo hasta la implantación de un nuevo plan de selección de personal, pasando por otros tan diversos como pueden ser el desarrollo de un nuevo software para uso interno o de una nueva metodología para multiplicar la facturación. En todos ellos, la eficiencia es la clave del éxito.
Por lo tanto, dada la importancia de la eficiencia en cualquier proyecto de empresa, es importante conocer algunas claves acerca de ella. A continuación veremos siete en forma de breves tips.
Tips para un proyecto de empresa eficiente
Primer tip: para lograr la eficiencia en un proyecto de empresa, en general es necesario ser ineficiente en un primer momento. Veamos con un ejemplo lo que esconde este consejo aparentemente paradójico. Supongamos que queremos implementar un sistema de almacenamiento de datos que nos ayude a ahorrar tiempo en el futuro. Para ello, debemos organizar todos los datos que ya tenemos almacenados y eso implica sacrificar una cantidad de horas de trabajo para ponerlo todo en orden. Es decir, que para ahorrar tiempo en el futuro debemos gastar tiempo en el presente. Y esto es precisamente lo que enlaza con el segundo tip.
Segundo tip: es necesario hacer un balance del sacrificio de recursos presente en relación con el ahorro de recursos futuro. Siguiendo el ejemplo anterior, si para poner en marcha el nuevo sistema gastamos 200 horas y, una vez implementado, solo nos permitirá ahorrar 100 horas, entonces el balance es negativo. Ese nuevo sistema no será eficiente en absoluto. De modo que, antes de poner en marcha cualquier sistema de eficiencia, será necesario invertir un tiempo en él para asegurarnos de que el balance futuro será positivo.
Tercer tip: la eficiencia se encuentra en el dinero, el tiempo y las emociones. Es habitual que, en un proyecto de empresa, se valoren el dinero y el tiempo como claves de la eficiencia. Sin embargo, se suele olvidar la parte emocional, y esta es también de vital importancia. Si nosotros mismos o nuestro equipo de trabajo vamos a sufrir o no estamos motivados por el nuevo proyecto de empresa, el resultado serán fugas inconscientes e involuntarias de tiempo en forma de discusiones, preocupaciones, pensamientos internos que actúan como freno, etc.
Cuarto tip: la asignación de responsabilidades es vital para cualquier proyecto de empresa eficiente. Si las personas que forman parte del proyecto no tienen claras cuáles son sus responsabilidades y sus tareas, el resultado puede ser un solapamiento de acciones, es decir, que dos o más personas hagan lo mismo sin saberlo. Y este trabajo duplicado es, por supuesto, ineficiente. Para evitarlo, existen herramientas como la Matriz Raci que nos ayudan a asignar responsabilidades.
Quinto tip: el trabajo en equipo ayuda a economizar tiempo de forma importante. Además de la asignación de responsabilidades que mencionábamos en el punto anterior, también es necesario lograr que los miembros del equipo trabajen de forma coordinada. Si cada uno va por su lado, al final se gastará una cantidad importante de tiempo en informar a otros compañeros de las novedades o de los cambios que ha habido sobre la marcha.
Sexto tip: la tecnología es una aliada imprescindible a día de hoy para cualquier proyecto de empresa eficiente. No hablamos solo de cuestiones básicas como el correo electrónico, sino de la implantación de protocolos de trabajo basados en la nube que permitan al equipo de trabajo avanzar rápidamente en sus tareas al mismo tiempo que sus compañeros pueden consultar en tiempo real la situación actual de cada parte del proyecto, así como comunicarse de forma instantánea con los demás.
Aplicando los 6 tips que hemos reunido en este artículo, verás cómo tu proyecto de empresa logra ser mucho más eficiente. Si, además, quieres conocer otras claves acerca de la gestión de proyectos, te invitamos a visitar nuestro Master en Project Management.
