Por qué falla la planificación de actividades en tu proyecto
La planificación constituye una de las principales etapas de cualquier proyecto. Es la base en la que se sustenta cada uno de los pasos que se llevarán a cabo en las posteriores etapas. Esta fase se caracteriza por ser el momento en el que se toman las principales decisiones, donde se da respuesta a las cuestiones básicas del proyecto, qué se quiere conseguir con el proyecto, cómo se va a conseguir, los métodos, estrategias y recursos, y cuándo se va a realizar. A lo largo de este período:
- Se definen los objetivos que se pretenden alcanzar.
- Se delimitan las actividades que se van a llevar a cabo para conseguir los objetivos propuestos.
- Se eligen los métodos, técnicas y estrategias más eficaces para alcanzar los objetivos.
- Se seleccionan los recursos y herramientas necesarias para llevar a cabo las actividades.
- Se diseña el cronograma de actividades, tiendo en cuenta los plazos de entrega establecidos.
- Se valora el presupuesto del proyecto.
En este proceso de planificación se debe disponer de toda la información necesaria para poder desarrollar el proyecto con eficacia y tomar las decisiones adecuadas. Este análisis inicial debe tener en cuenta todos los factores que puedan influir en el desarrollo del proyecto, tanto internos como externos, con el fin de planificar las actividades necesarias y analizar los posibles riesgos.
Errores en la planificación de actividades
Las actividades son el conjunto de acciones que se llevan a cabo para alcanzar los objetivos definidos en el proyecto. Su adecuada planificación es vital para la eficacia del proyecto. Sin embargo, no siempre se acierta en su planificación y se cometen errores de diversa índole, cuyas repercusiones pueden afectar, en distintos grados, a la organización. La mayoría de las veces, el fallo se debe a la ausencia de esta planificación. Algunas organizaciones se saltan este primer paso fundamental y no se detienen a identificar las actividades que son necesarias para alcanzar los objetivos, ni diseñan con exactitud el desarrollo de estas tareas. No obstante, aun cuando se ha planificado con mayor o menor exactitud estas acciones, el plan puede fallar. ¿Por qué? El desconocimiento y la falta de previsión, son dos de los fallos más comunes que se suelen cometer en la planificación de las tareas. Sin embargo no son los únicos, los errores de cálculo y una ineficaz o inexistente gestión del riesgo, también provocan deficiencias en la planificación. Para evitar cometer estos errores es necesario:
- Identificar las actividades imprescindibles para poder alcanzar los objetivos.
- Desglosar cada una de estas actividades en acciones concretas, que favorezcan su eficaz planificación.
- Priorizar unas actividades sobre otras. Es preciso conocer qué actividades son realmente importantes y en qué momento, para anteponerla al resto de actividades que puedan esperar.
- Identificar y distribuir los recursos necesarios para cada una de las acciones. Recursos materiales, técnicos, económicos y, por supuesto, personales. Cada tarea debe desempeñarse por una persona o grupo de trabajo, que se encargará de su correcto desarrollo. Las personas implicadas deben poseer la información necesaria para que las actividades se ejecuten correctamente.
- Determinar las actividades precedentes y en qué grado influye sobre las demás actividades. De esta forma se puede establecer mejor los riesgos y conocer las posibles consecuencias.
- Estimar el tiempo de duración de cada actividad y establecer un cronograma de actividades.
- Identificar y analizar los posibles riesgos para planificar una respuesta eficaz.
- Seleccionar los métodos, estrategias y herramientas de gestión más eficaces en función del proyecto.
- Seleccionar los criterios e indicadores que se tendrán en cuenta para la evaluación. Una eficaz planificación precisa de una evaluación continua, que permita identificar los errores para dar una respuesta rápida y eficaz.
