Planificación de recursos de proyecto en la práctica

Una vez completada una lista de las tareas necesarias para llevar a cabo el proyecto, es necesario identificar los recursos que cada tarea requiere, paso previo a la planificación de recursos de proyecto. Objetivo, responsables, miembros del equipo designados para su ejecución y cantidad aproximada de esfuerzo (en días, semanas y meses) necesario para completar la tarea son algunos de los datos a manejar. Para optimizar la planificación puede resultar conveniente construir un plan de recursos, identificando todos los recursos necesarios para completar el proyecto en global, por ejemplo:

• Mano de obra.
• Equipos.
• Materiales.

En este plan se ha de incluir también un calendario de previsiones que determine cuándo se usará cada recurso. Para su confección es importante tener en cuenta todas las hipótesis y las limitaciones calculadas durante el proceso de planificación de los recursos. La confección de la planificación de recursos de proyecto no parte de cero, ya que en el caso de negocio se ha recogido, probablemente, gran parte de la información necesaria en este estadio. En proyectos de reducidas dimensiones, puede ser suficiente con tomar cada actividad enumerada en el plan de proyecto y asignar un recurso a la misma, tarea que no tiene mayor complicación y que puede simplificarse aún más mediante la utilización de herramientas o softwares como puede ser Microsoft Project. Sin embargo, en proyectos más grandes o más complejos hay que elaborar un buen plan de recursos que asegure que las necesidades en materia de recursos quedan satisfechas, evitando que, durante la ejecución surjan problemas de categoría, cantidad, compatibilidad, o calendario.

Confección del planning de recursos

1. Elaborar una lista detallada de todos los principales grupos de recursos que intervienen en la ejecución del proyecto.

•  Mano de obra.
•  Equipos.
•  Materiales.

2. Concreción de cada categoría, incorporando los recursos y componentes individuales necesarios para cada grupo.

•  Mano de obra: identificar todas las funciones involucradas en la realización de cualquier actividad de las especificadas en el plan de proyecto. Incluir al personal de la empresa y también a cualquier personal externo o contrata que se ocupe de tareas específicas.
•  Equipos: identificar todos los que serán necesarios para completar el proyecto, por ejemplo: equipos ofimáticos, de telecomunicaciones y maquinaria pesada y ligera.
•  Materiales: de consumo, los necesarios para producir los entregables físicos y otros materiales. Es importante la precisión, ya que de este listado derivarán tanto la lista de recursos como la programación de gastos.

Cuantificación de los requerimientos asociados a los recursos

1. Mano de obra:

•  Hacer una lista de los roles que se necesitan para dividir las responsabilidades del proyecto.
•  Identificar el número de personas necesarias para cada cometido.
•  Describir las responsabilidades inherentes y las habilidades requeridas.
•  Especificar el marco de tiempo donde se encuadra su actuación en cada caso, en relación con el cronograma del proyecto (fecha de comienzo y de finalización de sus obligaciones).

2. Equipos

•  Crear una lista donde se recojan todos los equipos que intervendrán en el proyecto.
•  Cuantificar la cantidad necesaria de cada equipo.
•  Describir el propósito de cada equipo y su relación con las distintas actividades y tareas.
•  Anotar las especificaciones técnicas de cada equipo.
•  Acotar el plazo temporal en que se requerirá la presencia del equipo, concretando fecha de inicio y fin.

3. Material

•  Confeccionar un listado de materiales necesarios para la ejecución del proyecto.
•  Especificar en qué cantidad han de ser utilizados.
•  Concretar en qué momento del proyecto se produce su necesidad de uso, contemplando la fecha de inicio y de fin.

Construcción del cronograma de recursos (planificación de recursos de proyecto)

Una vez que ya se ha recogido toda la información necesaria para elaborar una planificación de recursos de proyecto detallada, el siguiente paso es hacer una lista de la mano de obra, equipos, materiales y otros recursos necesarios para llevar a cabo el proyecto identificando los períodos que se necesitarán en una lista de recursos como la que se propone a continuación:

Una lista de recursos detallada permite a un director de proyecto identificar la cantidad total de cada tipo de recurso necesaria, sobre una base diaria, semanal o mensual. Esta herramienta puede aumentar su precisión si se contrasta con las hipótesis formuladas en el proceso de planificación de los recursos y las restricciones, limitaciones identificadas durante la confección del planning de proyecto.