Organización de eventos a prueba de fallos

La organización de eventos es una tarea compleja que, si se aborda de manera efectiva, puede resultar en un impulso a las ventas y una mejor imagen de marca. No obstante, durante las etapas de planificación y ejecución de este tipo de iniciativas se suelen cometer errores que dificultan la consecución de objetivos.

¿Te gustaría evitar los principales fallos en la organización de eventos?

Errores que pueden evitarse en la organización de eventos

A pesar de que hay muchos fallos que podrían estar en esta lista, a continuación, enumeramos algunos de los errores de organización de eventos más comunes junto con consejos que ayudan a evitarlos:

Falta de perspectiva. Cuando no se hace una buena investigación que permita conocer mejor al público objetivo se toman decisiones equivocadas. Éstas derivan en propuestas que no aportan valor a la audiencia y ni siquiera son capaces de captar su atención. Para evitar este fallo hay que analizar quién forma el público objetivo en base a datos demográficos, (edad, género, educación e ingresos), geográficos (país, ciudad e idioma de los participantes), psicográficos (opiniones, actitudes, personalidad, valores e intereses) y de comportamiento (patrones de toma de decisiones).

Fecha errónea. Muchos eventos fallan porque se programaron en días que eran inconvenientes para el público objetivo. Por eso, al enfrentarse a la organización de eventos hay que elegir una fecha que funcione para los asistentes, y no solo para la empresa. Como regla general, conviene asegurarse de que el evento no coincida con conferencias, jornadas, encuentros o eventos similares, ni con épocas de vacaciones o días festivos. Tampoco es aconsejable organizar eventos en épocas de exámenes universitarios, si el público objetivo puede estar en este rango de edad.

Equivocación en la elección del espacio para eventos. El lugar que se elige dice mucho de la empresa y, por eso, hay que intentar que refleje positivamente lo que la marca representa. Además de asegurarse de que todo dentro del lugar sea excelente, también habría que tener en cuenta la accesibilidad, alojamientos cercanos y opciones de transporte.

Mala elección del servicio de catering. La oferta gastronómica es uno de esos aspectos que se graban en la mente de los asistentes, que disfrutan de cada propuesta que se ha diseñado específicamente para ellos; y de los curiosos, que la visualizan a través de las redes sociales. Cuando las materias primas, elaboraciones, presentaciones y servicio no están a la altura, es la marca la que queda mal. Hay que fiarse del boca a boca a la hora de elegir a estos profesionales e indagar en sus webs, para comprobar que su estilo encaja con lo que se busca.

Precariedad de los servicios. Hoy día, en que todo se retransmite en directo, es impensable plantearse la organización de un evento sin WiFi. No hay que privarse de la repercusión que puede alcanzarse en Twitter e Instagram y, para ello, la conectividad es importante. También lo es tener previsto situar estaciones de carga para que ningún dispositivo se quede sin batería.

Esperar demasiado para empezar a promocionar el evento. Cuanto más se demora la promoción, de menos tiempo dispone la audiencia para programar su agenda y poder asistir. De hecho, es recomendable empezar a informar acerca del evento cuando aún faltan meses y enviar comunicaciones a modo de recordatorio a medida que se acerca la fecha.

A estos errores en la organización de eventos hay que sumar otros como la elección de oradores irrelevantes o del host equivocado, no realizar un seguimiento del presupuesto, olvidarse de establecer prioridades, no probar el equipo técnico antes del gran día, prescindir del cronograma que permite adquirir un control sobre el progreso de cada actividad y tarea, no controlar adecuadamente el tiempo de ejecución de cada sesión, no hacer un seguimiento con los asistentes o no tener un plan B.

Incluso los eventos más meticulosamente planeados pueden sufrir imprevistos y, por eso, en la organización de eventos conviene realizar una evaluación de riesgos, que se complemente por un plan de gestión de contingencias.