Nivelación de recursos
La situación ideal para un Project Manager sería poder determinar la fecha de entrega del proyecto en función de la planificación, sin embargo, la realidad muestra que suele suceder todo lo contrario. La nivelación de recursos es una herramienta excelente para ayudar al Director de Proyecto en su tarea de ajustar las actividades a su plazo estimado de finalización.
Hay que tener en cuenta que, los recursos son limitados y también lo es su disponibilidad; de la misma forma, no puede perderse de vista que, dentro de la programación de un proyecto, hay actividades que tienen mayor importancia que otras, por su repercusión e impacto en el resultado final, son las denominadas actividades críticas, que hay que proteger desde la creación misma del cronograma de actividades.
La nivelación de recursos optimiza el aprovechamiento de los que se disponen y evita problemas que pueden surgir en el futuro. Además de aplicar esta técnica, conviene ser cuidadoso y evitar un nivel insuficiente de detalle en la estructura de desglose de trabajo, restricciones excesivas o el establecimiento erróneo de dependencias.
Cómo llevar a cabo la nivelación de recursos
Existen seis pasos determinantes para aplicar la nivelación de recursos con éxito:
1. Desarrollo de la estructura de desglose de trabajo: hay que comenzar por lo general y terminar por lo más específico. La dirección a seguir partiría de las etapas del proyecto para concluir en el detalle de los entregables. De cada nivel habrá que establecer la programación correspondiente, coste estimado y medios de monitorización y control.
2. Establecimiento de dependencias: hay que definirlas de forma que el trabajo se ejecute en el orden correcto y teniendo en cuenta que su origen puede ser variado. Las más frecuentes son las lógicas, que tiene que ver con el tipo de trabajo a realizar; las discrecionales, que reflejan las preferencias de la gestión a la hora de establecerlas; y, por último, las que provienen de agentes externos al proyecto. Sobre cada una de ellas hay que tratar de adquirir la visión más completa posible, puesto que, de otra forma, las decisiones que se tomen podrían afectar a los plazos al crear restricciones innecesarias.
3. Asignación de recursos: en este ámbito la asignación se refiere fundamentalmente a los de tipo humano y es cave para el siguiente paso, la nivelación de recursos. Se trata de designar responsabilidades que, en una primera fase de planificación, vendrán determinadas por roles. A medida que se vaya contando con más datos, cada uno de estos roles o perfiles se podrá identificar con una persona concreta, la responsable de la ejecución o supervisión de una tarea específica. La actualización y el consenso son fundamentales para evitar errores y/o malentendidos que puedan afectar al normal curso del proyecto.
4. Nivelación de recursos: la idea clave es buscar la coherencia. Su función principal es evitar retrasos y para lograrlo hay que identificar los tiempos no utilizados mediante el análisis de dependencias entre tareas. De esta forma se puede adquirir una ventaja importante que siempre estará en función de la precisión con que se haya elaborado el cronograma de actividades, los tipos de tareas, sus dependencias y limitaciones, y la capacidad de actualización de la información. En el momento de aplicar la nivelación de recursos, si aparecen conflictos en la disponibilidad se puede optar por retrasar ciertas tareas, cambiar sus dependencias con respecto a otra, si es posible; o asignar un recurso diferente.
5. Determinar la ruta crítica: la ruta crítica de un proyecto es la trayectoria más larga duración a través de un diagrama de red y el camino más corto para completar el proyecto. Las actividades que se encuentran incluidas en este grupo deben ser controladas con lupa por parte del Project Manager y siempre habrá de dárseles prioridad a la hora de aplicar la nivelación de recursos.