Las claves de Gantt, el método más utilizado en gestión de proyectos

El Diagrama de Gantt es, desde hace décadas, el método más utilizado en la gestión de proyectos. Lo sencillo de su configuración, el gran valor que aporta como instrumento de comunicación y su idoneidad para llevar a cabo las tareas implícitas a la fase de planificación de proyecto hacen que sea una opción verdaderamente interesante.

Sus puntos fuertes son:

La caridad con la que permite, de un vistazo, tomar conciencia de la realidad.
Su capacidad para integrar la información más importante.
Su simplicidad, que al no incluir gran detalle, permite una mayor concentración en los aspectos clave.
Su estructura, que posibilita incorporar otras metodologías para la gestión de proyectos que la complementen y suplan sus carencias.

Sus principales desventajas:

Puede resultar demasiado sencilla para la gestión de proyectos complejos.
No es de gran utilidad si el proyecto es muy dinámico.
Su uso es desaconsejable en proyectos demasiado pequeños.
No es indicado para proyectos de configuración lineal.

Gestión de proyectos y Diagrama de Gantt en la práctica

Los pasos para llevar a cabo la planificación de un proyecto apoyándose en el Diagrama de Gantt son:

Definir las tareas, actividades y etapas en que el proyecto se desglosa.
Analizar su duración.
Establecer las dependencias existentes entre actividades.
Concretar prioridades.
Asignar recursos.
Distribuir cargas de trabajo.

De forma complementaria, es siempre recomendable prever un plan de gestión del riesgo, incorporándolo desde la fase de planificación y extendiendo sus efectos durante todo el proceso de ejecución de proyecto a través del establecimiento de medidas de seguimiento. Gráficamente, el Diagrama de Gantt queda representado en dos ejes, vertical y horizontal. En ellos se reflejan:

Tareas.
Actividades.
Fases del proyecto.

Cada una de estas variables se debe asociar a un plazo de tiempo, el estimado para su consecución, previsto en calendario global del proyecto. Concretamente, en el eje horizontal se concreta el tiempo total dividido en unidades, y en el vertical se concentran las tareas, actividades y fases mencionadas. Para completar el Diagrama de Gantt y aportar mayor utilidad al análisis pueden recogerse también eventos, cuya función es advertir de un acontecimiento de relevancia para el proyecto. Pueden informar del final de una etapa, de la convocatoria para una reunión o de una fecha límite de entrega para alguna de las partidas o actividades. Es muy práctico recoger este tipo de información en el Diagrama puesto que, de esta forma, resulta más sencillo contextualizar cada evento.

Los retos del Diagrama de Gantt para la Dirección de Proyecto

Uno de los requisitos que impone la elaboración del Diagrama de Gantt y que mayores dificultades implican para la Dirección de Proyecto es el establecimiento de prioridades. La formación y la experiencia son fundamentales para llevar a cabo esta labor de manera precisa. La criticidad de esta tarea reside en que, en ocasiones, los errores cometidos en la planificación, pueden ser difíciles de reconducir posteriormente, sobre todo si no se han detectado a tiempo y la desviación se ha ido incrementando. El establecimiento de prioridades en el Diagrama de Gantt ha de hacerse en función de tres variables:

Recursos: disponibilidad, efectividad y desempeño, son los tres factores que han de conocerse para poder gestionar los recursos adecuadamente.
Actividades: alcance, dependencias, implicaciones y objetivos, las variables a analizar en este caso.
Tiempo: plazos de entrega de tareas y actividades, plazo máximo de ejecución del proyecto, pero también plazos de respuesta de proveedores y suministros.

Sin embargo, hace falta tener en cuenta otros elementos, generalmente de carácter externo (comunicaciones, transporte, requisitos legales, aspectos políticos o económicos), que pueden terminar costando un tiempo con el que no se contaba. Uno de los puntos más importantes a tener en cuenta cuando se trabaja con el Diagrama de Gantt es la necesidad de actualización que, unida al realismo en la fase de planificación y al control, para evitar pérdidas de alineación (sobre todo en las primeras fases del proyecto), son las mejores garantías de éxito. Post relacionados: