LA SEGREGACIÓN DE FUNCIONES: ¿PREVIENE EL FRAUDE DE LOS EMPLEADOS?

Uno de los principios del Control Interno es la segregación de funciones, es para prevenir el fraude interno en la organización.  Con esto un individuo no llevará a cabo todas las actividades de operación, no todo estará bajo su responsabilidad; ninguna persona debe manejar todas las fases de una transacción, “ninguna persona debe ser capaz de registrar, autorizar y conciliar una transacción”.  Ello como mecanismo de protección para esas mismas personas y de la misma organización.

Administrar correctamente una empresa implica abarcar todos los factores que influyen en su funcionamiento, crecimiento y desarrollo. Un punto clave para esto es el control, pero existen casos en los que se piensa que delegar menos funciones hace que se pueda aplicar más control y de esta forma ahorrar más recursos para la empresa. Allí es en donde aparece la segregación de funciones, que será un factor fundamental para lograr que el control se ejerza de la manera adecuada y más adelante, no se encuentren fallos o errores en los procedimientos a causa de delegar menos para ahorrar más.

Toda transacción debe pasar por las fases de: aprobación, autorización, ejecución y registro, cuyo control debe estar a cargo de empleados independientes del departamento que posee la responsabilidad de la operación.

Todos los cargos deben tener un manual de funciones y procedimientos, aquel documento técnico normativo que los define dentro de la estructura orgánica y funcional de la empresa, allí debe especificarse por puesto únicamente algunas funciones para una parte de la transacción.

Segregar funciones, no solo disminuye de manera considerable los trámites y procedimientos engorrosos en la compañía, sino que, a la vez, posibilita blindar un modelo que se enfatiza en el autocontrol.

La segregación de funciones implica:

• Que la empresa disponga de un manual de procesos y procedimientos, así como un manual de funciones, donde todos y cada uno de los que hacen parte de la organización, se le asignen y se le reconozcan los diferentes roles que juegan dentro de la misma.
• Que el recurso humano incorporado en la organización, cuente con el perfil necesario para acometer con responsabilidad y calidad las labores que le son encomendadas.
• Que todos y cada uno de los empleados de la organización distingan, dónde parten sus funciones y responsabilidades, y dónde comienzan las funciones de sus compañeros de grupo, área o proceso.
• Todos los integrantes de la organización deben conocer el árbol y nivel jerárquico de decisión de su empresa.
• Ninguna persona está facultada para registrar, autorizar y conciliar una transacción. Además, debe pasar por cuatro etapas clave como aprobación, ejecución, registro y custodia, a través de departamentos o unidades independientes.
• Para poder identificar la distribución de funciones dentro de los procesos y procedimientos, se requiere diagramar las actividades del proceso e identificar los tipos y calidades de los controles, para así, reducir aquellos que son inoperantes, puesto que generan mayores trámites y no aportan valor en términos de calidad y oportunidad.
• Una vez se tengan identificadas las funciones de todos y cada uno de quienes intervienen en los procesos, será más fácil endilgar responsabilidades por la comisión de errores o pérdida del control.

Donde más debe existir segregación de funciones es en:

1. Tesorería: por ser el área más sensible, en razón del manejo de recursos monetarios y de valores, relacionado con los recaudos y desembolsos de la compañía.
2. Cartera: dada su implicación de aprobación, gestión y cobro de cuentas a terceros.
3. Inventarios para la venta: especialmente en las empresas de producción y distribución, ya que, de su control y custodia, depende uno de los activos más valiosos de la empresa.
4. Activos fijos: de su adecuado manejo dependerá el buen respaldo y patrimonio de la compañía.
5. Nómina: la selección, la incorporación y el pago de personal, garantiza contar con talento humano adecuado, además identifica plenamente responsabilidades de incorporación de novedades.
6. Contabilidad: posibilita mantener información fiable y actualizada, y preservar la memoria institucional para la toma de decisiones acertadas.
7. Los sistemas de información automatizados: hace que la información fluya con más rapidez, evita la comisión de errores y proporciona mayor control, en la medida que estén segregadas las funciones entre los operadores, los validadores, los consultores, y quienes tengan la autorización de modificar dicha información.

En síntesis, son políticas acertadas en la organización: comprender y definir las responsabilidades; evaluar los recursos del personal para determinar las mejores prácticas; apalancar la tecnología para apoyar una adecuada segregación de funciones a través de herramientas de monitoreo de acceso al sistema; y predeterminar los flujos de trabajos automatizados.

¿Es recomendable, en todos los aspectos, la segregación de funciones en una empresa?