La importancia del Project Management como herramienta de gestión IT en el sector Turismo

Todos los mandos directivos en una empresa tienen clara la importancia radical de la Planificación Estratégica: se debe tener una clara idea de a dónde queremos ir, y cómo, pues de ello depende la supervivencia y el desarrollo de nuestro negocio. Y más si cabe en estos tiempos donde el cambio y la velocidad requieren estar en permanente evolución y adaptación. La Estrategia nos marca el rumbo, es la brújula que debe guiar los pasos a dar. Si nos centramos en el desarrollo de productos y servicios IT, en el sector turismo, ese dinamismo y evolución todavía es más patente.

El núcleo de cualquier estrategia de compañía empieza, desde luego, por su Dirección General: ésta establece (con mucho esfuerzo y análisis) una estrategia a medio y largo plazo, que para materializarse necesita de una serie de pasos para ir alcanzándola, es decir, una serie de proyectos. En efecto, con la dirección marcada, la Estrategia ha de ser implementada a efectos prácticos, llevada a la realidad. Es en este punto donde los Proyectos y la gestión de los mismos adquieren una relevancia fundamental: la Estrategia se implementa mediante conjuntos de acciones que son, en esencia, Proyectos.

Sabemos que las características elementales de un proyecto son:

Está acotado en el tiempo y por tanto, tiene principio y fin.
El resultado es un producto o servicio único.

¿Tenemos realmente el timón de nuestra organización, es decir, son los proyectos actuales los mejores para dirigirnos en el camino correcto?

Según el “PMI’s Pulse of the Profession®: The High Cost of Low Performance”, del Project Management Institute, sólo un 42 por ciento de las organizaciones reportan un alto alineamiento entre estrategia y proyectos en curso. Para ayudar a cerrar el “gap” entre la visión estratégica de empresa, y la implementación “en las trincheras”, muchas organizaciones están optando por implantar una correcta metodología de Gestión por Proyectos.

Está claro que atravesamos una época donde los cambios se producen a velocidad vertiginosa. Así, los Proyectos, se configuran como una magnífica herramienta por su versatilidad, ya que adopta pequeños y grandes tamaños, fija límites temporales claros y permite sacar el máximo provecho a unos recursos escasos. Es una solución escalable, evolutiva y que se alinea con el negocio.

No debemos olvidar que la necesidad de ejecutar Proyectos responde, en último término, a una decisión de carácter estratégico que, en cascada, acaba definiendo proyectos a desarrollar. Pueden darse numerosos motivos que deriven en la necesidad de un Proyecto, y en el caso del sector IT en turismo podemos destacar:

Una demanda de mercado, cada vez más exigente, con necesidades cambiantes en cuanto a funcionalidades, conexiones, fiabilidad, etc.
Oportunidades estratégicas para estar constantemente innovando.
Aparición de nuevos requisitos legales.
Petición concreta de un cliente, hay que trabajar con soluciones “a medida” y distintas según cada cuenta importante.
Nuevas tecnologias, que permiten hacer más y mejor, pero que requieren actualizar nuestros productos.
Optimización de procesos.
...

Así que, sin duda, deberíamos pensar en los Proyectos y la Gestión de los mismos (Project Management) como la manera más eficiente de implantar una Estrategia Empresarial, y adaptarse a los cambios permanentes que alrededor de ésta ocurren.

El establecimiento, la mejora, y la implantación de nuevas metodologías de Gestión de Proyectos se enfocan a medio-largo plazo, entre otros, a los siguientes objetivos:

Mejorar los procesos de definición y planificación de proyectos, para un correcto establecimiento del alcance y por tanto mejor estimación de plazos, recursos necesarios, costes y riesgos.
En un entorno multidepartamental, donde cada proyecto requiere de la intervención de distintos perfiles, se pretende mejorar la visibilidad de todos los recursos necesarios, y establecer procesos de asignación-petición de recursos donde los Project Managers y los Jefes Funcionales tengan la visión completa del uso de recursos. Eso permite tomar decisiones de priorización, y también dimensionar correctamente el equipo de RRHH destinado a proyectos.
Siguiendo con el punto anterior, mejorar la capacidad de predicción de recursos humanos necesarios, previendo con la máxima antelación posibles conflictos de recursos y la correspondiente toma de decisiones.
Posibilitar la existencia de un “Dashboard” para Dirección General con la información de estado de los proyectos en curso, y predicción de sus estimaciones para completar, refrescadas por los Project Managers con la frecuencia adecuada.
Establecer los procesos de seguimiento de todos y cada uno de los proyectos. Eso incluye reporting de Project Managers a Dirección General, así como el propio seguimiento de cada Project Manager del estado de sus proyectos.
Servir de marco de referencia para la ejecución de los proyectos una vez en marcha, asegurando también el proceso de “lecciones aprendidas” y el uso de ese conocimiento generado para la mejora de predicción de planes de tiempo y coste futuros.
Atender las necesidades de formación en Project Management del personal, y definir planes de desarrollo en este ámbito. Incluye las habilidades en herramientas como Microsoft Project, Planner, u otras.
Utilizar herramientas software comunes para el soporte a todos estos procesos, evitando la multiplicidad de información de Gestión de Proyectos, redundancia y/o posibles errores.

Estos puntos se podrían consideran los pilares fundamentales para afrontar los retos de un entorno de proyectos como el actual. Otro elemento fundamental es el espíritu de mejorar, aprendiendo de la experiencia y de aquellos proyectos donde hemos aplicado la metodología. Es altamente recomendable realizar análisis retrospectivos, intentando averiguar lo que fue bien en la aplicación de la metodología de Project Management, lo que no fue tan bien, y ver qué es lo que aprendimos y lo que sugeriríamos cambiar.

En este artículo hemos tratado pues muchas razones que explican por qué muchas organizaciones de nuestro sector se está planteando el Project Management, entendido como una herramienta para intentar conseguir mejorar los resultados empresariales, y adaptarse y anticiparse a las necesidades del cliente al máximo. El establecimiento de unas buenas “maneras de hacer las cosas” es clave para ello.