La Gobernabilidad de los Proyectos y el Project Management

Es evidente que estamos en una época donde los cambios en los negocios se producen a muy alta velocidad. Es lógico pensar, pues, que la estrategia de una Organización debe ser un “ser vivo”, que varíe, se modifique y adapte constantemente, pero a la vez mantenga un rumbo para seguir definiéndonos a nosotros mismos, con una misión y visión claras. Es un compromiso complicado... Adaptarse, pero mantener la personalidad de la Organización y sus valores diferenciales.

Ante esta velocidad, los Proyectos, se configuran como una magnífica herramienta por su versatilidad, ya que adoptan pequeños y grandes tamaños, fijan límites temporales claros y permiten sacar el máximo provecho a unos recursos escasos. Proporcionan una solución escalable, evolutiva y que se alinea con el negocio.

A través de los Proyectos se innova, se es más eficiente y se facilita la adaptación. ¿Cómo? Mediante los Proyectos de Investigación y Desarrollo, los Proyectos de Reingeniería de Procesos o de Cambio Organizacional. Y también, con los Proyectos de Consultoría y, por supuesto, los Proyectos de Ingeniería y Construcción.

No debemos olvidar que la necesidad de ejecutar Proyectos responde, en último término, a una decisión de carácter estratégica que, en cascada, acaba definiendo Proyectos a desarrollar. Pueden darse numerosos motivos, según el tipo de Empresa, que deriven en la necesidad de un Proyecto:

• Una demanda de mercado.
• Una oportunidad estratégica.
• Una decisión de negocio.
• Crecientes necesidades sociales.
• Aparición de nuevos requisitos legales.
• Necesidades ambientales.
• Petición de un cliente.
• Nuevas tecnologías.
• Optimización de procesos.
• Cambios organizativos, etc.

Así que, sin duda, debe pensarse en los Proyectos y la Gestión de los mismos (Project Management) como la manera más eficiente de implantar una Estrategia Empresarial y adaptarse a los cambios permanentes que alrededor de éstas ocurren.

La Gobernabilidad de una Organización, por tanto, se deberá trasladar a la Gobernabilidad de sus proyectos. Con ello nos referimos al conjunto de reglas, normas procedimientos, formas de actuar y de tomar decisiones mediante las cuales una Organización alcanza los resultados previstos. Tiene que ver, por tanto, con la Estructura de la Organización, pero también, con la manera en que se ejerce el poder y se obtiene autoridad. Es, en definitiva, el marco que asegura que el Proyecto se conciba correctamente y se ejecute en conformidad con las mejores prácticas de Gestión de Proyectos (Project Management), para garantizar que los Proyectos ofrecen el valor esperado de ellos. Podéis leer sobre estructuras de apoyo en estas tareas, como es una PMO o Project Management Office (Oficina de Gestión de Proyectos) en posts anteriores.

Los pilares fundamentales para una adecuada “Gobernabilidad” de un Proyecto son:

Estructura de “Gobernabilidad”: Entendiendo ésta como la correcta determinación no solo de la estructura del Equipo de Proyecto si no de la manera en que todos los interesados (stakeholders) interactúan con el Proyecto, ya sean individuos o grupos, y siempre bajo la perspectiva de la madurez de una Organización, en relación a la gestión de Proyectos:

Personas: Entendidas como todos los interesados (stakeholders), que han de ser tenidos en cuenta no solamente por el Director de Proyecto, sino también por el propio patrocinador (Sponsor) que ha de dar soporte a estos, generar compromiso en los interesados y gestionar adecuadamente la relación con la dirección.

Información: Entendida como los datos necesarios para la toma de decisión y los instrumentos, herramientas y medios empleados para su difusión.

Pilares básicos de la gobernabilidad del Proyecto

Además, la “Gobernabilidad” de un Proyecto, al implicar a todos los interesados, internos y externos, requiere de una “escalabilidad” en la toma de decisiones según los diferentes niveles, desde el nivel del equipo de Proyecto, al nivel de la Dirección del mismo o más arriba, la PMO o el Comité de decisión o la Dirección General.

En este sentido, la PMO tiene un papel fundamental en la “Gobernabilidad”, ya que gran parte de su labor es la coordinación y definición de procedimientos, herramientas y responsabilidades. Podríamos señalarla como el eslabón que une la dirección corporativa y la gestión de Proyectos, el elemento que une entre la Estrategia y la Táctica:

Gobernabilidad del Proyecto

Ejemplos de este “marco de gobernabilidad”, son:

• Los criterios de éxito del Proyecto y de aceptación de los entregables.
• El proceso para identificar, escalar y resolver incidentes que surjan durante el Proyecto.
• La relación entre el equipo del Proyecto, los grupos de la Organización y los interesados externos.
• El Organigrama del Proyecto que identifica los roles del mismo.
• Los procesos y procedimientos para la comunicación de información.
• Los procesos para la toma de decisiones del Proyecto.
• Las guías para alinear la “Gobernabilidad” del Proyecto con la Estrategia de la Organización.
• El enfoque del ciclo de vida del Proyecto.
• El proceso para la revisión de fases o cambios de etapas.
• El proceso para la revisión y aprobación de cambios al presupuesto, al alcance, a la calidad y al cronograma que están fuera de la autoridad del Director del Proyecto (Project Manager), y el proceso para alinear a los interesados internos con los requisitos de los procesos del Proyecto.

Con estos puntos claros, el resultado de nuestros proyectos va a resultar muy beneficiado. ¿Cuáles son vuestras experiencias en cuanto a ello? ¡Esperamos comentarios!