Identificando inconvenientes y superando las limitaciones de los diagramas de Gantt

Los diagramas de Gantt son herramientas útiles para visualizar y comunicar información sobre los proyectos, pero tienen una serie de limitaciones para la gestión. A su restringido alcance para administrar algunos de los aspectos más importantes en un proyecto, como los costes, los recursos o los flujos de trabajo; hay que sumarle un inconveniente a tener en cuenta que, es el que tiene que ver con la facilidad con la que los diagramas de Gantt pueden ser creados utilizando aplicaciones de software. Cuando una persona que con poca experiencia en la gestión de proyectos o una preparación insuficiente emplea estos recursos tecnológicos para apoyar su planificación es frecuente que se cometan errores o que los contenidos recogidos en formato gráfico conduzcan a una mala interpretación.

Los límites de los diagramas de Gantt

A pesar de ser una de las metodologías de project management más extendidas, los diagramas de Gantt sólo sirven como un mero apoyo al plan de gestión de proyectos. En ningún caso, salvo cuando se trate de iniciativas sencillas y de duración moderada, debe emplearse esta herramienta para la planificación de todo el ciclo de vida del proyecto. El diagrama de Gantt muestra una instantánea de la programación del proyecto, el trabajo a descomponer, la estructura y sus dependencias en un momento determinado. Esta representación carece de referencias a:

Gestión de recursos: el método de la cadena crítica, los análisis de redes de trabajo o los análisis "what if" son algunos de los métodos que será preciso utilizar para poder llevar a cabo de manera correcta esta función del Project Manager que, de ninguna forma, es preciso ejecutar en base únicamente a los diagramas de Gantt.
Gestión de costes: se puede complementar la información recogida en los diagramas de Gantt con la extraída de la aplicación de métodos como la estimación de los tres puntos o la simulación de Monte Carlo.
Flujos de trabajo: resulta imprescindible dominar la estructura de descomposición del trabajo y también es interesante saber desarrollar PERT /CPM.
Gestión del riesgo: para la que puede ser aconsejable apoyarse en la Técnica Delphi, que facilita la identificación prematura de riesgos, ayudando también en la detección de oportunidades.

Superar las limitaciones de los diagramas de Gantt

Conocer las carencias de los diagramas de Gantt como herramienta de gestión de proyectos es la mejor forma de poder compensarlas. Para lograr superar las limitaciones de esta metodología de project management es necesario:

Fomentar la actualización de los gráficos e instar al resto de participantes en el proyecto a hacerlo también para evitar errores causados por la obsolescencia de la información.
Completar los diagramas de Gantt con información adicional que, de forma concisa y clara, aporte algunos datos extra a la instantánea.
Combinar el uso de esta técnica con la aplicación de algunas de las metodologías de gestión de proyectos mencionadas.