Gestión de proyectos complejos: éxito a tu alcance
El éxito en la gestión de proyectos complejos se ayuda del uso de la tecnología, aplicada al tratamiento de la información y a la comunicación; se guía por las técnicas, como el Diagrama de Gantt, CPM, Pert o las metodologías de crashing; y se sustenta en tres pilares, que son denominador común en el modo de administrar y liderar un proyecto de los roles más experimentados:
- Sistematización.
- Personalización.
- Actualización continua.
¿Qué es la gestión de proyectos?
Un proyecto es un esfuerzo temporal realizado para crear un producto, servicio o resultado único. En base a este concepto, la definición de gestión de proyectos podría expresarse como la aplicación de conocimientos, habilidades, herramientas y técnicas a las actividades del plan para lograr resultados exitosos y cumplir con los requisitos de la iniciativa.
Es responsabilidad del director del proyecto asegurarse de que se apliquen y se sigan las técnicas de gestión del proyecto a lo largo de las diferentes fases de la iniciativa. Los gerentes de proyecto no solo deben esforzarse por cumplir con los requisitos específicos de alcance, tiempo, costo y calidad de los proyectos, sino que también deben facilitar todo el proceso para satisfacer las necesidades y expectativas de las personas involucradas o afectadas por las actividades del proyecto.
¿Cuáles son las fases de la gestión de proyectos?
La gestión de proyectos es un proceso que incluye iniciar un nuevo proyecto, planificar, poner el plan del proyecto en acción y medir el progreso y el desempeño. Implica identificar los requisitos del proyecto, establecer los objetivos del proyecto, equilibrar las limitaciones y tener en cuenta las necesidades y expectativas de las partes interesadas clave.
La planificación es una de las funciones más importantes que realizará durante el transcurso de un proyecto. Establece el estándar para el resto de la vida del proyecto y se utiliza para rastrear el desempeño futuro del proyecto.
La gestión de un proyecto normalmente incluye, pero no se limita a:
- Identificación de requisitos;
- Abordar las diversas necesidades, preocupaciones y expectativas de las partes interesadas en la planificación y ejecución del proyecto.
- Establecer, mantener y llevar a cabo comunicaciones entre las partes interesadas que sean de naturaleza activa, eficaz y colaborativa.
- Gestionar las partes interesadas para cumplir con los requisitos del proyecto y crear los entregables del proyecto.
- Equilibrar las limitaciones del proyecto, que incluyen, entre otras:
1. Plazos
2. Alcance.
3. Calidad.
4. Calendario.
5. Presupuesto.
6. Recursos.
7. Riesgos.
¿Cuáles son los beneficios de la gestión de proyectos?
La gestión de proyectos es una poderosa herramienta empresarial que puede ofrecer muchas ventajas a negocios de todos los tamaños. Apoyarse en ella brinda el acceso a procesos, pautas y técnicas repetibles que ayudan a administrar las personas y el trabajo involucrado en cada proyecto.
El principal beneficio de Project management es que aumentan las probabilidades de entregar proyectos de manera consistente, eficiente, a tiempo y dentro del presupuesto gracias a una gestión eficaz, que permite resolver problemas con mayor rapidez.
Se necesita tiempo y dinero para administrar un proyecto, sin embargo, seguir las buenas prácticas hace posible:
- Obtener una nueva perspectiva de la iniciativa y cómo encaja con la estrategia de negocio.
- Priorizar los recursos de la empresa y garantizar su uso eficiente.
- Evitar desviaciones, al poder establecer el alcance, el cronograma y el presupuesto con precisión desde el principio.
- Cumplir con el cronograma y mantener los costes y recursos dentro del presupuesto.
- Mejorar la productividad y la calidad del trabajo.
- Fomentar la comunicación coherente entre el personal, los proveedores y los clientes.
- Satisfacer las diversas necesidades de las partes interesadas del proyecto.
- Mitigar los riesgos.
- Aumentar la satisfacción del cliente
- Obtener una ventaja competitiva y mejorar los resultados finales
Gestión de proyectos complejos: cómo evitar los errores más frecuentes
Quienes ostentan una responsabilidad de este calibre aprecian la objetividad en los datos, la claridad en el análisis y la perfección en los métodos. Todos coinciden que un proyecto que se ha gestionado con éxito ha finalizado en el plazo esperado proporcionando resultados de calidad y sin malgastar ni un solo recurso, ni humano ni económico.
La dificultad viene dada, primero, porque todas las variables que resultan en la consecución del proyecto están interrelacionadas; y segundo, porque en un proyecto complejo el volumen de actividad alcanza niveles difíciles de monitorizar, situación que suele tornarse aún más complicada de controlar si se tiene en cuenta que las tareas no sólo se suceden, sino que se simultanean, con todo lo que ello implica.
En un entorno de este tipo, existen algunos errores que se deben evitar:
- No haber planificado tiempo extra, sobre todo en las primeras fases del proyecto.
- Descuidar pequeñas variaciones, en los plazos o en el presupuesto que, a pesar de su mínima incidencia presente pueden crear una tendencia difícil de corregir más adelante.
- Carecer de información precisa acerca del desarrollo de proyecto, especialmente en lo concerniente a la ejecución y consecución de actividades y al flujo de recursos.
- Permitir licencias en relación a la calidad.
- No advertir a tiempo la pérdida de motivación del equipo.
La experiencia, la preparación y la información son las armas que los responsables de la gestión de proyectos complejos pueden usar en su favor ante las circunstancias adversas.
¿Qué aspectos se deben tener en cuenta al momento de dirigir un proyecto?
Quienes ya están listos para hacer frente a los altibajos de un proyecto, la presión de la administración de equipos, las negociaciones y los plazos, son personas con capacidad para:
- Actuar proactivamente para, en base a una estrategia predefinida, buscar la mejora continua en la gestión de proyectos.
- Apoyarse en las nuevas tecnologías para multiplicar su alcance reduciendo tiempos de respuesta y minimizando el riesgo.
- No temer al cambio.
- Planificar, sin dejar de comprender el dinamismo que todo desarrollo de proyecto lleva implícito.
El conocimiento de metodologías de gestión de proyectos, desde las más sencillas a las más complejas, la formación en el campo, una especialización y esforzarse por permanecer continuamente actualizado son factores que pueden mejorar los resultados del Project Manager.
