Gestión de la incertidumbre: abrazando el cambio
La mayoría de los proyectos tienen un elemento de incertidumbre que se suele tratar de bloquear o prevenir. La aplicación de prácticas de gestión de riesgo bien establecidas puede ayudar a hacerle frente, sin embargo, en los casos de proyectos muy dinámicos, que deben adaptarse a nuevas condiciones en constante cambio, es posible que resulte imposible prever todos los supuestos y riesgos desde el principio. En estas situaciones, hay que buscar la gestión de la incertidumbre en lugar de, simplemente, tratar de gestionar el riesgo.
Pese a que siempre se trata como un elemento general, dentro de la incertidumbre existen cuatro tipos diferenciados que son:
1. Variación.
2. Incertidumbre predecible.
3. Incertidumbre imprevista.
4. Caos.
Cada uno de estos tipos de incertidumbre debe gestionarse de forma distinta, pero siempre ha de gestionarse. Hay que tratar de hacer los proyectos más adaptables, más flexibles y eso sólo se consigue aplicando un estilo de project management más ágil.
Gestión de la incertidumbre: agilidad y otras ventajas
El cambio es una constante, así que, ya que no se puede evitar, hay que tratar de sacar el máximo provecho de él. Ni el plan ni el cronograma de proyecto serán los mismos dentro de medio año, es una realidad. Asumiéndola, es más coherente abrazar la incertidumbre y el cambio en lugar de buscar la manera de evitarlo. Es más productivo que ser proactivo que reactivo.
La gestión de la incertidumbre eficaz implica:
- Anticiparse a circunstancias imprevistas como una necesidad.
- Aceptar que los requisitos del cliente evolucionan con el tiempo.
- Entender que es imprescindible establecer procesos que, desde su definición, permitan hacer frente a estos cambios.
- Ampliar la perspectiva de gestión y darse cuenta de que , al fin y al cabo, la adaptabilidad proporciona una mejor orientación al cliente.
Para poder convertir la incertidumbre en oportunidad, en vez de catalogarla como una simple amenaza, es necesario abrazarla y verla como la oportunidad para llevar a cabo una mejor gestión del riesgo y ofrecer un servicio al cliente de mayor calidad. Aceptar el cambio y hacer una buena gestión de la incertidumbre requiere de:
1. Ser más flexible: inspirarse en metodologías de gestión ágiles, usar el tiempo como un amortiguador de contingencia y, siempre que sea posible, mantener las fechas de la programación, cambiando sólo el ámbito de aplicación.
2. Establecer los plazos de proyecto en términos de confianza y probabilidad en cuanto a fechas: comenzando por la utilización de una herramienta de programación que soporte oscilaciones en las estimaciones y empleando siempre los datos para predecir las fechas de finalización con mayores probabilidades de acierto. Además, es oportuno identificar los riesgos y añadir tiempo extra para las estimaciones puntuales que lo requieran.
3. Determinar qué procesos o fases del proyecto conllevan un mayor índice de riesgo (es decir, más incertidumbre, mayor potencial de órdenes de cambio): sobre la base de los riesgos identificados, calcular dónde puede ser preciso asignar más tiempo en las estimaciones temporales y agregar amortiguadores en la planificación. Llevar a cabo este proceso en base a la experiencia en proyectos anteriores y, si es preciso, contando con la colaboración de miembros de los equipos o especialistas en las áreas con experiencia probada.
No es extraño, a veces los requisitos no están completamente definidos y los clientes cambian de opinión. Es habitual en un entorno de proyecto y, por eso, los Project Managers deben aceptar la gestión de la incertidumbre como parte de su función y no olvidar que su rol está enfocado al servicio al cliente. Una mente y forma de trabajar ágiles le permitirán evaluar mejor, escuchar con atención y comunicarse con confianza acerca de los cambios generados, para lograr resultados de éxito.
