Factores de éxito en la planificación de proyectos

Podemos afirmar que “Planificar” se puede asociar a asignar y prever la utilización de los recursos, para lograr un objetivo particular dentro de un período de tiempo especificado. Gracias a los rápidos cambios y la presión intensa de la competencia, cada vez más el trabajo organizativo se ha convertido en trabajo que se debe planificar. Como tal, es más importante que nunca para los profesionales el poder fortalecer sus habilidades de planificación, entre ellas las de proyectos, que pueden ser actividades de gran alcance y con mucha gente trabajando a su alrededor.

Un plan de trabajo es la representación escrita de los objetivos buscados y los resultados que se quieren conseguir. Si se trabaja sin un plan, en lugar de ir por delante de las tareas, las iremos persiguiendo. Destaquemos tres puntos esenciales:

• Planificar es una parte esencial para tener éxito en el trabajo.
• Planificar forma parte del trabajo inteligente.
• Planificar es saber lo que tienes que hacer y también lo que NO tienes que hacer.

Todos sabemos que los planes luego están para cambiarlos… Es decir, el entorno es cambiante, y cuando hemos establecido el plan, la realidad nos empuja a cambiarlo, por bien armado que esté. ¡Pero eso no debería ser excusa para no planear! En el trabajo hay fechas límite de entrega, nuevos encargos que llegan, tareas inesperadas, alguna urgencia, peticiones cruzadas, varios proyectos caminando en paralelo... la única forma de interpretar todo eso es con un plan de trabajo, y gestionando ordenadamente los cambios.

Recordemos algunas estadísticas recientes en el Project Management, que nos indican que hay todavía muchos motivos de fallo de los proyectos relacionados con la falta de planificación, o con planes poco realistas:

• Más de 1 de cada 3 (34%) proyectos no tiene “línea de base”. (Source: Wellingtone)
• Por cada $1000 millones invertidos en los EEUU, $122 million se desperdician debido a mala planificación y seguimiento. (Source: PMI.org)
• 75% de los ejecutivos de negocios y IT anticipan que sus proyectos de software fallarán (Source: Geneca)
• Menos de un tercio de todos los proyectos se completaron exitosamente en tiempo y coste en el pasado año (Source: Standish Group)
• 80% de los ejecutivos no saben cómo sus proyectos se alinean con la estrategia de negocio de la compañía (Source: Changepoint)
• 75% de los directivos IT creen que sus proyectos están “condenados desde el inicio”. (Source: Geneca)
• Solo el 49% de las organizaciones tienen programas de formación en gestión y planificación (Source: PM Solutions)

Para tratar algo más el tema en profundidad, me gustará destacar un marco de referencia como el ciclo PDCA. En efecto, la mejora continua en el desempeño global de la organización debería ser un objetivo estratégico permanente de toda organización. Existen diversos modelos de mejora continua, el más conocido es el ciclo PDCA (Planificar-Hacer-Revisar-Actuar).

El ciclo de la mejora continua conocido como ciclo PDCA fue propuesto originalmente por Walter A. Shewhart (1891-1967), considerado el padre del control estadístico de la calidad. Posteriormente, William E. Deming (1900-1993) popularizó el ciclo PDCA y por ese motivo también lo conocemos como ciclo de Deming.

El ciclo PDCA es, en realidad, la plasmación de una filosofía de mejora. Puede ser aplicado en cualquier entorno y tipo de organizaciones. Puede aplicarse incluso a la vida privada de las personas. La estrategia de mejora se basa en cuatro pasos y más que de un círculo se trata de una "espiral", dado que se trata de que a cada "vuelta" nos encontremos en una posición más elevada en cuanto al ejercicio de nuestra actividad.

Bajo esta filosofía, me interesa destacar qué significa realmente “Planificar”. Anotemos sus puntos esenciales:

• Establecer  los  objetivos  que  se  desea  alcanzar.  Pueden  ser  objetivos empresariales, de un proyecto, de un departamento, u objetivos personales.
• Definir los procesos (actividades) necesarios para conseguir estos objetivos.
• Planificar la secuencia temporal de esos procesos. Por ejemplo, sería un buen método mediante un diagrama de red o Gantt.
• Determinar los recursos necesarios para ejecutar los procesos/actividades previstas.
• Establecer las responsabilidades.
• Establecer  las  métricas  de  medida  para  evaluar  la  consecución  de  los resultados, y la periodicidad de su obtención y análisis.

Vemos pues que efectivamente… ¡no basta con una lista de tareas! “Planificar” bien nuestro trabajo pasa por aplicar todos estos puntos. ¿Qué opináis?