Equipos dispersos y herramientas para gestionar proyectos en red

Hoy en día, cada vez es más habitual encontrarte como gestor de proyectos con escenarios en los que tus equipos están dispersos geográficamente. ¿Cómo pones a todo el mundo de acuerdo? ¿Cómo consigues verificar que todos están haciendo su tarea correctamente y que tienen el desempeño adecuado? Gestionar equipos en remoto es una de las nuevas habilidades que tendrás que adquirir en este sentido. Una parte de esta habilidad dependerá de tu carisma y tu empatía para comunicar y para entender cada situación concreta, mientras que otra tiene que ver con tu capacidad para elegir las mejores herramientas, esas que te permitirán gestionar tus proyectos en red y te convertirán en un excelente gestor de proyectos 2.0. La buena noticia es que muchas de estas herramientas son gratuitas. La desventaja, que al serlo, o llevan publicidad o hay que tener cuidado con las opciones de privacidad para que no representen un riesgo para los datos confidenciales de tu cliente.

Herramientas de comunicación. Blogs y mensajería

Si en tu organización no dispones de una herramienta de blogs corporativa, puedes utilizar Blogger o Wordpress para establecer el blog del proyecto. Te servirá como muro donde colgar toda la información importante, de manera que te asegures de compartir las directrices a seguir con todo el equipo. El blog es una excelente herramienta para comunicar de forma rápida cosas como cambios en el calendario o el alcance, estatus del proyecto o próximos pasos. Por su parte, las herramientas de mensajería como Skype o GoogleTalk serán útiles para la comunicación instantánea de aspectos puntuales del proyecto. Organizar reuniones con equipos dispersos nunca ha sido tan fácil.

Herramientas de presentación. Prezi

Las herramientas de mensajería ya cuentan con la opción de compartir pantalla. Pero si por algún motivo no la puedes utilizar, tienes Prezi. Se trata de una herramienta que se ha hecho famosa por permitir la creación de presentaciones animadas muy vistosas a nivel gráfico. Lo que muchos no saben es que cuenta con una funcionalidad de presentación en remoto, de manera que puedes ir pasando las diapositivas y tu audiencia las va visualizando al mismo ritmo.

Herramientas de documentación. Wikis y repositorios de documentos

Cuando un equipo de trabajo se encuentra deslocalizado en distintas ubicaciones, contar con un lugar donde todos compartan los documentos del proyecto es clave. Por un lado, puedes utilizar wikis, donde cada uno puede aportar su información para construir un documento único, como si de un archivo de texto compartido se tratara. Por otro lado, los repositorios como Dropbox o GoogleDrive actúan como carpetas o unidades de red conjuntas donde cada uno puede volcar los documentos que va produciendo y el resto tiene permisos para visualizarlos e incluso editarlos. De esta manera, centralizas toda la información en un solo lugar y encontrarla es mucho más fácil.

Herramientas de trabajo colaborativo. Mapas mentales

A veces en las reuniones se toman muchas notas a modo de brainstorming que cada uno recoge en su propio cuaderno, haciendo una interpretación sesgada de lo que se dice. Con herramientas como Mindmeister o Mindomo esto no ocurre, ya que entre todos construyen un único mapa mental de forma colaborativa, de forma que garantizas que han entendido lo mismo.

Herramientas de organización del trabajo. Listas de tareas

Trello es lo último en herramientas de listas de tareas colaborativas. Funciona en base a paneles en los que puedes crear tareas y asignarlas a personas concretas. Estas personas pueden editar las tareas para informar de su estatus. De este modo, con herramientas como esta, hacer un seguimiento de tu proyecto será cada vez más sencillo.