Equipos de proyecto distribuidos para proyectos globales
De la misma forma que un proyecto se fracciona en fases, su ejecución también se puede dividir por equipos. La novedad reside en que éstos no tienen por qué compartir ubicación geográfica o marco temporal. En este sentido, podemos asegurar que los Project Managers operan actualmente en un entorno global y de diversidad cultural, y que los miembros del equipo suelen tener experiencia en otras industrias, conocen varios idiomas, y algunas veces su lengua materna no es la del proyecto. Por tanto, en este contexto, que cada vez está más presente, el Project Manager debe reconocer las diferencias culturales y desarrollar el equipo a partir de ellas.
En este punto quiero citar el Código de Conducta Ética y Profesional del PMI (Project Management Institute):
“No discriminamos a otras personas sobre la base de factores como, entre otros, el género, la raza, la edad, la religión, la discapacidad, la nacionalidad o la orientación sexual.”
Más allá de la ética, debemos tomarnos esta diversidad, y la presencia del equipo “virtual”, como una fuente de oportunidades. El éxito de los proyectos globales llevados a cabo por equipos distribuidos reside en su esencia ágil, que los eleva a la categoría de tendencia. Los beneficios de esta forma de entender el Project Management son:
- Disfrutar de los mejores profesionales y beneficiarse de su aportación al proyecto, olvidándose de los límites.
- Contar con equipos motivados, gracias a su autonomía.
- Experimentar un aumento del rendimiento, derivado del incremento de la productividad que se consigue gracias al entorno de trabajo idóneo para cada equipo, y a un buen uso del “home office”.
- Equipos situados en franjas horarias distintas.
- Posibilita miembros con movilidad reducida o discapacidades.
- Reducir costes de viaje (que incluso imposibilitarían el proyecto en algunos casos).
Sin embargo, la gestión puede complicarse en ocasiones, por lo que no resulta muy recomendable para Directores de Proyecto sin experiencia previa. Para evitar problemas que puedan desembocar en retrasos, aumento de costes o pérdidas de foco; hay que reforzar la planificación, invirtiendo tiempo en ella, y contar con la paciencia necesaria para una puesta en marcha de este tipo. Entre las desventajas, si no gestionamos bien, podemos citar:
- Posibilidad de malos entendidos.
- Sentimiento de aislamiento.
- Dificultades en compartir conocimiento y experiencia entre miembros.
Por todo ello, el planificar bien la comunicación es todavía más importante en un equipo virtual/remoto. Se puede requerir reservar tiempo adicional para facilitar comunicaciones, y desarrollar protocolos de resolución de conflictos, entender diferencias culturales, etc. Puede resultar de gran ayuda:
• Organizar reuniones de proyecto periódicas: imprescindible la de inicio de proyecto y las que coincidan en el tiempo con los principales hitos y/o momentos críticos.
• Inspirar, motivar y liderar: transmitiendo los valores de la cultura de empresa e informando de los objetivos del proyecto. Es importante que cada miembro de los equipos conozca la importancia de su aportación, la relevancia de las metas planteadas y los medios disponibles y condiciones aplicables a cada entrega.
• Crear un plan de comunicación: hay que tener claro quién necesita saber qué, cuándo, a través de qué métodos y con qué frecuencia. La actualización es crucial para el éxito del proyecto y el flujo de comunicación no puede detenerse, ni ser unidireccional.
• Elaborar una base de conocimientos compartida: accesible, comprensible por todos (prestando especial atención a los idiomas) y sencilla de usar.
• Asignar un líder a cada equipo: debe ser una persona con las habilidades y capacidades necesarias, a la que su rol y responsabilidad ha de explicarse con claridad y precisión. La retroalimentación es fundamental y debe ser continua.
• Asegurarse de que cada equipo cuenta con el entorno de trabajo idóneo: herramientas de comunicación como correo electrónico, sistemas de telefonía, líneas de teleconferencia y conferencia web, chat en línea, videoconferencia y herramientas de colaboración en línea no pueden faltar. Además del acceso a todas estas herramientas, cada miembro del equipo ha de recibir instrucciones acerca de cómo usar cada una.
¿Qué otras medidas tomas en un proyecto así? ¡Espero comentarios!