El uso del sistema de gestión documental en PYMES

Estamos en un momento en el que la transformación digital es un hecho. Los datos son un bien imprescindible para el desarrollo empresarial y un activo fundamental que aprender a gestionar.

Esta nueva realidad supone que las empresas requieran un manejo extraordinario de la información de la manera más eficaz posible, optimizando al máximo los recursos, más en el caso de las PYMES, que normalmente los tienen más limitados por su tamaño.

El sistema de gestión documental emerge como una herramienta fundamental para las organizaciones, de modo que se deben aprovechar estas plataformas de manera eficiente. Desde la simplificación de procesos internos hasta el aumento de la colaboración entre equipos, descubrirás cómo el uso adecuado de un sistema de gestión documental puede impulsar la productividad y la eficacia operativa en el entorno empresarial actual.

¿Qué se entiende por sistema de gestión documental?

El sistema de gestión documental es una plataforma tecnológica diseñada para organizar, almacenar y gestionar documentos electrónicos de manera eficiente. Permite capturar, indexar, almacenar, recuperar y distribuir documentos de forma segura y controlada.

Otra de las utilidades que tienen estos sistemas es la capacidad de mejorar la accesibilidad y la colaboración entre usuarios, facilitando el cumplimiento de regulaciones y políticas internas relacionadas con la gestión de la información.

Estos sistemas ofrecen, además, funcionalidades como versionado de documentos, control de acceso, flujos de trabajo y auditoría. Su objetivo es optimizar la gestión de documentos a lo largo de su ciclo de vida, desde su creación hasta su archivo o eliminación.

Cómo cambia el rol de un gestor documental para una PYME

Una de las principales características de una PYME es su tamaño. Mientras que, para algunas cuestiones, el hecho de contar con un menor número de trabajadores puede ser un beneficio, para otros, puede ser un hándicap que requiere de soluciones ajustadas a sus necesidades.

En el caso del gestor documental, vemos como en una pequeña o mediana empresa, evoluciona hacia un rol más estratégico y centrado en la eficiencia operativa. Este profesional, además de gestionar la organización y el almacenamiento de documentos, debe convertirse en un facilitador de la transformación digital. Sus tareas se diversifican, obligándolo a ser quien implemente sistemas de gestión documental para automatizar procesos, mejore la colaboración entre equipos y reduzca costos operativos.

Asimismo, juega un papel crucial en la protección de datos y la seguridad de la información, implementando políticas de acceso y control de documentos sensibles para garantizar la confidencialidad y la integridad de la información.

5 softwares de gestión documental populares entre PYMES

Hemos de tener claro que los softwares de gestión se han convertido en algo fundamental para las PYMES, ya que les facilitan el trabajo automatizando procesos, optimizando recursos y haciendo más sencilla la toma de decisiones.

Dentro de uno de estos softwares es posible disponer de una gestión eficiente de clientes, un inventario más claro y una mejor productividad en tiempo real. Te mostramos 5 softwares muy populares entre las PYMES.

M-Files

M-Files es un avanzado sistema de gestión documental que organiza y controla documentos mediante metadatos en lugar de carpetas tradicionales. Para una PYME, M-Files mejora significativamente la eficiencia operativa al facilitar la localización y acceso a documentos, independientemente de su ubicación física.

Automatiza flujos de trabajo, asegurando que los procesos sean consistentes y cumplan con las normativas. Además, proporciona una sólida seguridad de datos y control de versiones, evitando la pérdida de información y errores de duplicación.

DocuWare

DocuWare es un sistema de gestión documental y automatización de procesos basado en la nube. Tiene la capacidad de integrarse fácilmente con otros sistemas empresariales y por su interfaz intuitiva que facilita la adopción.

Entre sus ventajas destacan su seguridad para proteger documentos sensibles; y el acceso remoto, permitiendo a los empleados trabajar desde cualquier lugar. Además, DocuWare ofrece potentes capacidades de búsqueda, lo que agiliza la localización de información, y cumple con normativas de protección de datos, asegurando que la empresa se mantenga en conformidad legal.

eFileCabinet

eFileCabinet funciona organizando, almacenando y facilitando el acceso a documentos de manera segura. Este sistema de gestión documental mejora el trabajo eliminando la necesidad de archivos físicos, permitiendo una recuperación rápida y eficiente de la información. Su principal beneficio es que automatiza procesos administrativos, reduce errores y asegura el cumplimiento normativo.

También, mejora la colaboración entre equipos al ofrecer acceso controlado a documentos desde cualquier lugar, incrementando así la productividad y la eficiencia operativa.

Zoho WorkDrive

Zoho WorkDrive es una plataforma de gestión de archivos y colaboración en la nube diseñada para equipos y empresas. Cuenta con una interfaz muy sencilla y fácil de utilizar. Se diferencia por su enfoque en la colaboración en tiempo real, permitiendo a múltiples usuarios trabajar simultáneamente en documentos.

Entre sus ventajas destacan la integración con otras aplicaciones de Zoho, facilitando una gestión centralizada de tareas y proyectos. Ofrece seguridad avanzada con cifrado de datos y controles de acceso detallados, garantizando la protección de información sensible.

Paperless Pipeline

Paperless Pipeline está diseñado específicamente para el sector inmobiliario con una alta capacidad para centralizar y simplificar la administración de documentos relacionados con transacciones inmobiliarias.

Los beneficios de usarlo incluyen su rápida implementación sin necesidad de un complejo software, y la capacidad de acceso remoto, permitiendo a los agentes gestionar documentos desde cualquier lugar. De la misma manera, ofrece herramientas para el seguimiento de transacciones y cumplimiento normativo, mejorando la eficiencia y reduciendo errores.

Cómo elegir el mejor sistema de gestión documental para mi negocio

Cada uno de los softwares de gestión que podemos encontrar en el mercado tiene ligeras características que pueden hacerlo más eficiente para las diferentes empresas o sectores que lo requieran.

Para elegirlo de forma correcta, te aconsejamos que tengas en cuenta estos puntos:

• Identifica las necesidades específicas de gestión de documentos de tu negocio. Analiza el volumen de archivos que manejas, la frecuencia de acceso y edición de documentos, así como los requisitos de colaboración entre equipos y las regulaciones de cumplimiento normativo que debes cumplir.
• Evalúa características como capacidad de almacenamiento, seguridad de datos y facilidad de uso. Busca un sistema que ofrezca suficiente espacio de almacenamiento para tus documentos, garantice la seguridad de los datos con encriptación y medidas de protección, y sea intuitivo y fácil de usar para todos los usuarios.
• Considera la integración con otras herramientas empresariales. Elige un sistema que pueda integrarse sin problemas con otras herramientas que ya utilices, como software de correo electrónico, CRM o sistemas de gestión empresarial (ERP).
• Revisa el presupuesto disponible y el nivel de soporte al cliente ofrecido por el proveedor. Asegúrate de que el sistema se ajuste a tu presupuesto y que el proveedor ofrezca un nivel adecuado de soporte técnico y servicio al cliente para resolver cualquier problema que puedas encontrar.
• Opta por una solución escalable que se adapte al crecimiento futuro de tu negocio. Elige un sistema que pueda crecer y expandirse junto con tu empresa, para que no tengas que cambiar de plataforma en el futuro cuando tus necesidades aumenten.

Si quieres aprender más acerca de este tipo de herramientas en el mundo empresarial, te animamos a que conozcas el Máster en Dirección de Sistemas y Tecnologías de la Información. Una formación que te permitirá desarrollar las habilidades necesarias para gestionar de manera eficiente los procesos informáticos dentro del entorno empresarial.