El Project Manager y la delegación

Una actividad estrechamente relacionada con el día a día de un Project Manager es la delegación. Precisamente uno de los errores más comunes en esta profesión, cuando todavía no se entiende exactamente qué se espera del jefe de proyecto, es intentar hacer cuantas más tareas del proyecto, mejor. Y más si precisamente provenimos del área técnica, y somos conocedores en detalle del producto a desarrollar. Se piensa que "nadie lo hará como yo", "siempre tengo que revisarlo todo", "si no me pongo yo, esto no sale…"…. (¿Lo pensaste alguna vez?).

Para abarcar cualquier proyecto de un cierto volumen, por pequeño que sea, disponemos de un equipo de personas. Y como Project Managers estamos obligados a confiar en ese equipo de trabajo, es más, somos responsables de su motivación y desarrollo, de que actúen como un equipo eficiente y cohesionado. Uno de los aspectos clave es la delegación, entendida también como empowerment. Dar poder a nuestro equipo para que actúe.

Delegar es la única manera de que logremos tirar el proyecto adelante, y tiene la ventaja evidente de que nos permitirá concentrarnos realmente en la gestión. Anticiparnos, planificar…, en lugar de estar "apagando incendios".

¿Qué implica delegar?

Es bueno recordar que la misión del Project Manager es hacer que las cosas pasen, por lo que debe asumir la responsabilidad de lo que hagan los demás. Es decir, ¡delegar no implica ceder responsabilidad! Seguimos siendo responsables de los objetivos del proyecto, de lo que haga nuestro equipo.

La delegación no nos libera nunca de la responsabilidad final.

Delegar no es abandonar al delegado en su actividad, eso es abdicar. Por otra parte, la delegación no debe suponer, en ningún caso, la pérdida del control de las tareas. Tan malo es tener un exceso de seguimiento como no realizar ninguno.

Son varias las definiciones que podríamos presentar sobre lo que entendemos por delegación en este contexto. Una de ellas, según algunas fuentes:

"Delegar es confiar a un colaborador el encargo de la realización de un trabajo marcándole unos objetivos, pero dejándole libertad en la elección y empleo de los medios."

También encontramos definiciones como:

"Delegar es ceder a otra persona la facultad de tomar decisiones dentro de un cierto ámbito, de acuerdo con ciertos criterios y estableciendo los oportunos controles."

Os expongo a continuación beneficios, barreras, y algunos consejos sobre cómo delegar…

¿Qué beneficios obtenemos?

Para nuestro equipo, la delegación bien efectúada le supone una serie de beneficios importantes:

Permite desarrollar habilidades y conocimientos. Los Project Managers que privan a sus colaboradores de la oportunidad de mejorar sus habilidades, y asumir mayores responsabilidades, fallan en la delegación efectiva.
Aumenta la motivación.
Fomenta la iniciativa, la competencia y el sentido de la responsabilidad.
Aumenta la satisfacción en el trabajo.
Desarrolla la autoconfianza.

¿Qué barreras nos creamos como Project Managers?

Es habitual que la delegación sea díficil en la práctica, nos parezca que supone una pérdida de control. Ello proviene en general de una serie de barreras:

Preferimos hacer el trabajo “técnico”, más que gestionar o dirigir.
No confiamos en el equipo de trabajo, probablemente por un exceso de perfeccionismo.
La desconfianza nos conduce a un exceso de control, un seguimiento constante e inadecuado. Ello entorpece la propia tarea, en lugar de dejar libertad y medir el resultado.
Incapacidad para establecer un buen sistema de seguimiento.
Creamos un clima de intolerancia al error.
Despreocupación por desarrollar las capacidades del equipo de trabajo.

¿Cómo delegar de forma efectiva en un proyecto?

Si realmente queremos encontrar un buen sistema de delegación, os sugiero seguir algunos de estos puntos:

Definir claramente qué se está delegando, qué tareas, y cómo se medirá el resultado. No ser impreciso.
Hay que ganar el “buy-in” del delegado, que pueda expresar su punto de visto, como experto de la tarea a hacer, sobre su alcance, tiempo y coste. En este sentido: establecer un límite de tiempo realista, acordado con el delegado. Una buena herramienta aquí será la EDT y su diccionario, así como el cronograma preliminar.
Disponer de un sistema de información (o cualquier otro método) que nos señale el progreso y resultados de la delegación confiada.
Estar disponible durante el proceso, como líder… estar presente.
Asegurarse de las capacidades y cualidades de la persona que va a realizar el trabajo. Si require de formación previa, conseguirla.
Si delegamos tareas específicas del Project Manager, lo haremos a un “Project Manager adjunto”, que tendrá capacidades para llevarlas a cabo. (Es posible que incluso nuestras propias tareas de gestión necesitemos delegarlas).
Una vez delegada la tarea, hay que “quitarse de en medio”. Dispondremos de un sistema de seguimiento adecuado, así que hay que “olvidarse” de su realización.
No olvidar que la responsabilidad final no es delegable.

En definitiva… ¡hay que eliminar las barreras! ¿Cuál es tu experiencia en este sentido? ¿Qué buena práctica nos puedes aconsejar?