El Project Manager como “Transformation Manager”

Las organizaciones de hoy en día existen en un ambiente de cambio constante. Entre ellas, las organizaciones que aprenden cómo ir transformándose tienen más probabilidades de sobrevivir y prosperar. Esa transformación se suele orientar a colmar una oportunidad estratégica que ofrece el entorno empresarial, y suele implicar tener “que hacer las cosas distintas”. El concepto de “transformación” es tan amplio como eso… Quizá haya que “transformarse” para adoptar nuevas maneras de hacer, nuevos métodos, pero también hay cambios o evoluciones que surgen como consecuencia de querer implantar nuevas herramientas tecnológicas. Otros motivos, de mucho mayor calado, son fusiones empresariales, o transformaciones amplias de todos los departamentos de una empresa que supongan cambios mayores en su organigrama.

En este post nuestro argumento es que un cambio mayor de este tipo se debería manejar también como un proyecto, o quizá mejor, como un programa. Nos preguntamos qué es un “Transformation Manager”, la persona a cargo de una transformación así, y sus vínculos con habilidades de Project Management. Fijaos qué importante es que el líder de una transformación sea alguien capaz de mover a toda una organización, de “darle la vuelta” a nuestro negocio para situarnos en un punto mejor. Es alguien capaz de “mutar” la organización, y por tanto requiere especialmente de habilidades excelentes de comunicación y gestión de partes interesadas, persuasión y percepción del entorno político y cultural.

Muchas veces un proyecto de Transformación no se plantea como una iniciativa al uso, con un principio y un fin establecidos, sino que, más bien, suele configurarse como una sucesión de proyectos, algunos encadenados y otros que se simultanean y que apoyan el progreso de la organización en base a iteraciones. Del replanteamiento inicial de los procesos se avanza hacia su revisión y, mientras tanto, la organización no cesa de desarrollar sus capacidades y adquirir nuevas, hasta ese momento desconocidas.

Este tipo de proyectos, por su complejidad e importancia crítica para el negocio, requieren del compromiso y el apoyo de la Alta Dirección, aunque sin el Project Manager adecuado no es posible siquiera plantearse el que lleguen a buen puerto.

El papel de un Director de Proyecto como Transformation Manager se centra en:

Pese a la peculiaridad del proyecto, que supone una Transformación de la propia organización, el Director de Proyecto debe aplicar conocimientos, habilidades, herramientas y técnicas habituales, para mantener todo el control que sea posible en base a la elaboración del alcance, cronograma, el estado del proyecto, evaluación de riesgos y planificación de beneficios, entre otros.

Determinar la frecuencia de las entregas y fomentar los ciclos cortos y adecuadamente programados, cuyo contenido se habrá de definir a través de procesos de planificación ágiles y quedará sincronizado mediante hitos.

Prestar la atención necesaria a la gestión de dependencias entre las distintas iniciativas de Transformación que se simultanean, y realizar un análisis de escenarios alternativos, en base a simulaciones y análisis what if.

Supervisar de modo especial la evolución y cambios que sufre el alcance de proyecto, para evitar pérdidas de alineación con los objetivos, y aplicar las correcciones que sean oportunas en la planificación.

Servir como nexo de unión entre negocio e IT a la hora de determinar las herramientas tecnológicas más necesarias para hacer realidad el cambio.

Identificar las necesidades de los equipos en materia de formación y capacitación y diseñar programas de cualificación tecnológica que permitan a los miembros de la organización ponerse al nivel necesario. Esto es importante también como gestión de la resistencia al cambio.

Establecer las medidas a aplicar para mejorar la integración con socios y proveedores en la planificación del proyecto.

Promover la integración del personal contratado en modalidad de outsourcing, una importante fuente de talento y un recurso habitual en procesos de Transformación, cuya preparación y experiencia resultan muy beneficiosas a la hora de ayudar a crecer a la organización.

Cualquier proceso de Transformación necesita de un Director de Proyecto capaz de tomar decisiones correctas, vencer la resistencia al cambio trabajando los canales de comunicación, alinear las áreas de negocio y gestión de la información, promover la utilización de los medios necesarios para garantizar la integración y, por supuesto, en un entorno de este tipo, también minimizar los riesgos. El Project Manager ha de tratar de llevar a cabo una gestión flexible que de soporte al crecimiento dinámico de la Transformación y garantice la consistencia del proyecto.

¿Qué habilidades especiales crees que debería tener un Transformation Manager en tu organización? ¡Espero comentarios!