El papel estratégico del Director de Proyecto en la gestión del cambio
La gestión del cambio es un enfoque estructurado que permite asegurar que los cambios se aplican del modo previsto, sin fisuras, sin confusiones y evitando problemas presentes o futuros. Además, llevado a cabo de forma correcta en el entorno de proyecto, ayuda a garantizar que los beneficios del cambio no sólo se logran durante su ciclo de vida, sino que lo traspasan, maximizándose su alcance de forma duradera.
La gestión del cambio y el papel del Project Manager
Los cambios son una constante en los proyectos y, por eso, los Project Managers deben estar preparados para liderarlos y convertirse en agentes de las transformaciones. Este tipo de procesos evolutivos pueden tener su origen en:
- Procesos y políticas internas.
- Necesidades estratégicas.
- Circunstancias provenientes del exterior el ámbito de proyecto.
Por ello, el cambio que deba realizarse en cada caso puede ser sencillo y sin gran trascendencia o tratarse de una transformación nuclear, que trastoca los pilares de la cultura organizacional. Sea cual sea el caso, la atención del Director de Proyecto debe ponerse en mantener el control sobre los efectos del cambio y su impacto potencial en personas y equipos de trabajo. Para conseguirlo, es fundamental adquirir la suficiente comprensión sobre el cambio, ya que, en base a ella será posible:
- Ser consciente de que un cambio nunca se produce de forma aislada, sino que impacta en toda la organización y afecta a muchas personas diferentes.
- Reconocer que la gestión del cambio no sólo debe orientarse a ganar eficacia en los aspectos tangibles, sino que ha de evaluar y paliar el impacto personal en los afectados,.
- Apoyar el cambio implica vencer, en primer lugar, la resistencia personal al proceso de transformación, con todo lo que ello supone.
- Buscar entre las diferentes metodologías que dan soporte a este tipo de procesos de gestión del cambio, las que proporcionan un mejor apoyo práctico, como pueden ser herramientas, checklists o claves para una planificación adecuada.
Gestión del cambio: la planificación
Un plan de gestión del cambio efectivo comienza por la definición de metas. Establecer los objetivos específicos del proceso comprende:
A/ Asegurarse de desde el más alto nivel ejecutivo se da un apoyo activo al cambio, no sólo en el ámbito de proyecto, sino llegando hasta el entorno organizacional en conjunto.
B/ Buscar la involucración de todos los involucrados y afectados, directa o indirectamente.
C/ Lograr, a través de la participación, el compromiso de las personas adecuadas en el diseño e implementación de los cambios, para asegurarse de que se toman las decisiones adecuadas.
D/ Evaluar el impacto del cambio y resolver cómo afectará a los diferentes individuos y grupos.
E/ Diseñar un buen plan de comunicación teniendo en cuenta a todos los individuos afectados por los cambios.
F/ Asegurar que todas las personas cuentan con la información correcta, la formación y ayuda necesarias para adaptarse a los cambios.
La importancia de la comunicación en la gestión del cambio
La comunicación es esencial en el entorno de proyecto en general, pero su aportación resulta crítica cuando se trata de la gestión del cambio. Como Project Manager, al elaborar una estrategia de comunicación, hay que tratar que su diseño contribuya a dar respuesta a las siguientes cuestiones clave:
- ¿Cuáles es el objetivo del plan de comunicación?
- ¿Cuáles es el núcleo de la información a transmitir?
- ¿A quiénes se busca llegar con el mensaje?
- ¿Qué información se comunicará?
- ¿ Cuando se difundirá la información?
- ¿Cuánta información se proporcionará y a qué nivel de detalle
- ¿Qué mecanismos se utilizarán para difundir la información?
- ¿Cómo se fomentará la retroalimentación?
- ¿Qué se hará con la retroalimentación resultante?
Los 5 principios rectores de una buena estrategia de comunicación de gestión del cambio son los siguientes:
- Claridad del mensaje: para asegurar su relevancia y comprensión por parte de los receptores.
- Resonancia del contenido: donde hay que tener en cuenta el tono emocional en que se producirá la entrega del mensaje
- Orientación necesaria: para llegar a las personas adecuadas con el mensaje correcto.
- Momento oportuno: que facilita una mejor acogida de la información sobre el cambio y una predisposición más positiva.
- Retroalimentación: necesaria para garantizar la comunicación bidireccional.
En la práctica, el Director de Proyecto encargado de liderar la gestión del cambio se tendrá que centrar en el impacto emocional y psicológico del cambio a través de tres cuestiones: A/ ¿Qué está cambiando? Expresa la intención de cambio, informa acerca de sus detalles, comparte la visión sobre la barrera o limitación a superar y se lleva a cabo de forma directa. B/ ¿Qué va a ser realmente diferente debido al cambio? El cambio nunca es abstracto y, cuando se plantea de forma vaga puede llevar a los equipos de proyecto a la confusión. Es importante concretar cuáles son las diferencias reales que existirán entre el antes y el después. C/ ¿Cuáles serán las consecuencias individuales? Para garantizar la comprensión por parte de terceros hay que ponerse en su piel y, por eso, la gestión del cambio efectiva es la que se lleva a cabo teniendo como punto de partida una visión de la situación a través de los ojos de las otras personas. Es una perspectiva basada en la empatía. Afirmar estas realidades refleja la transparencia del proceso y fomenta el compromiso y participación de todos los individuos mientras que, saltarse este paso, siembra la semilla de la desconfianza. La implementación de la gestión del cambio es una responsabilidad del Director de Proyecto aunque, necesariamente, debe efectuarse en base a una estrecha coordinación con otros responsables de proyecto, la gerencia de la empresa y el departamento de recursos humanos. Como todo cambio es diferente, las responsabilidades variarán en función de cómo se organicen las actividades orientadas a acompañar el cambio y de las características del proyecto. En cualquier caso, el Project Manager ha de tener claro lo que está dentro de su ámbito de aplicación y la forma en que va a trabajar con otras personas para lograr una transición efectiva. 