El «Gantt chart» como instrumento de planificación

A principios del siglo XX, el ingeniero norteamericano Henry Gantt diseñó un modelo de planificación que relacionaba dos elementos básicos en cualquier proyecto: las tareas previstas y el tiempo estimado para la realización de las mismas. Su aporte fue tan significativo que aún hoy, casi un siglo después, el modelo sigue aplicándose en numerosas empresas del mundo entero. En términos generales, el diagrama consiste en una representación gráfica con dos ejes, uno horizontal y otro vertical, cuyo objetivo es monitorear la ejecución de proyectos. Bien sea a través de un sistema de Software o plasmado en un recurso físico como una hoja de cálculo, su principal virtud es la visualización de las distintas fases del proceso y, a la vez, la posibilidad de introducir cambios permanentes que mejoren la eficacia de las tareas propuestas. Entre sus principales ventajas podemos destacar:

Facilita la organización de las ideas. Los proyectos, sobre todo al inicio, tienden a la dispersión o al planteamiento de numerosas opciones de ejecución. El diagrama de Gantt permite la centralización de estrategias.
Demuestra las aptitudes gestoras de quien lo diseña. Un diagrama bien presentado, con sus fases consecuentemente representadas, revela la profesionalidad del director del proyecto y promueve la implicación del resto del grupo.
Establece plazos realistas de ejecución. Las barras de gráfico indican en qué período se llevará a cabo una tarea, lo que aporta una perspectiva temporal útil para la consecución de objetivos. En este aspecto también deben tenerse en cuenta las distintas variables, externas o internas, que podrían requerir tiempo y recursos.
Aumenta el compromiso de todos los participantes. Si el diagrama es claro y está ubicado en un lugar visible, el recurso puede convertirse en un buen elemento de consulta en las distintas etapas del proceso. Esto hará más efectiva la comunicación entre los responsables.

Requisitos previos para elaborar un diagrama de Gantt

Este modelo de planificación exige un conocimiento amplio del proyecto por parte de quienes van a ejecutarlo. Como la idea es huir de la improvisación, los gestores deben haberse esmerado en un trabajo previo de recolección de información sin el cual es imposible adaptar el proyecto al modelo Gantt. Veamos en qué consiste ese trabajo previo y cuáles son sus principales elementos:

Tener claro el desglose del proyecto. Es decir, determinar cuántas fases tiene y cuáles son las más importantes. No es lo mismo un proyecto con muchas etapas que otro con sólo tres. La gestión no será la misma en ambos casos.
Para la ejecución de esas fases, además, los gestores deben tener la información necesaria sobre las mejores estrategias que les permitan cumplir con las tareas propuestas. Cada fase es distinta a la anterior y, por tanto, requiere unas herramientas y unos métodos específicos.
La definición de las fases va de la mano con la estimación de los plazos. Un buen gestor no sólo conoce bien las fases de un proyecto, sino que también realiza cálculos realistas de cuánto pueden durar.
Definir las estrategias de trabajo. Los métodos de ejecución de tareas no pueden ser los mismos si el grupo de trabajo está compuesto por dos personas, por cincuenta o por cien. La comunicación y las relaciones entre los miembros serán distintas cada vez. Cada proyecto es, en cierta medida, una red única. Adicionalmente, hay que tener en cuenta el número de tareas, que a la vez determina la elección de unos métodos u otros.