Dirección de operaciones: Qué es y funciones
Una operación se define como la misión que sirve a la organización, la tecnología que emplea y los procesos humanos y de gestión que implica. Las operaciones de una organización pueden ser categorizadas en las operaciones de fabricación y operaciones de servicio: la dirección de operaciones se refiere a ambas.
Las operaciones de fabricación son una transformación del proceso que incluye la fabricación y una salida tangible, es decir, un producto. Por otro lado, un proceso de transformación de servicios es una producción inmaterial: una actuación o un esfuerzo. Tiene el objetivo de satisfacer las necesidades del cliente, que es un objetivo estratégico fundamental para las organizaciones, ya que tiene un impacto directo en su éxito a largo plazo y su reputación en el mercado.
En este artículo vamos a averiguar qué es la dirección de operaciones, así como cuáles son sus principales funciones. Te contamos también qué necesitas para ser director de operaciones.
¿Qué es la dirección de operaciones?
La dirección de operaciones es un elemento medular para el incremento de la productividad en las empresas de todo el mundo. Para crear una ventaja competitiva con las operaciones es preciso comprender cómo la función de operaciones contribuye a incrementar la productividad. Además, la dirección de operaciones, también conocida como Gestión de Operaciones, es una función clave en el ámbito de la administración de empresas que se centra en la planificación, diseño y control de los procesos y actividades necesarios para producir bienes y servicios en una organización.
En esencia, se trata de utilizar los recursos para la satisfacción de los clientes, y que requiere efectividad, es decir, el servicio al cliente debe contar con la consecución de eficacia de las operaciones a través del uso eficiente de los recursos. El uso ineficiente de recursos o falta de servicio al cliente lleva al fracaso comercial de un sistema operativo.
En el panorama empresarial dinámico y competitivo de hoy en día, la dirección de operaciones juega un papel crucial en la conducción del éxito de la organización. Las empresas de todas las industrias, desde pequeñas empresas emergentes hasta corporaciones multinacionales, se esfuerzan constantemente por optimizar sus operaciones, agilizar los procesos y ofrecer experiencias excepcionales a los clientes. Además, con el rápido ritmo de la digitalización, el campo de la dirección de operaciones está experimentando una transformación significativa.
Finalidad de la dirección de operaciones
La finalidad de la dirección de operaciones es la de encontrar una o varias ventajas competitivas para la compañía, cuanto más diferenciadas de la competencia y más sostenibles en el tiempo, mejor y buscando siempre el valor añadido mediante la forma de aplicar el proceso de transformación, también llamado cadena de valor.
Las nuevas tecnologías en los procesos y métodos de gestión hacen posible poner en marcha estrategias innovadoras para incrementar ventas en mercados cada vez más globales. Las competencias de un director de operaciones son claves para la estrategia de nuestro negocio:
Velar por un correcto desarrollo operacional. Para conseguirlo, es necesario que el director de operaciones sea conocedor de los recursos disponibles en la empresa, facilite el contacto con el departamento de ventas y garantice la buena relación con los proveedores.
Desarrollo de la estrategia. Otra de las competencias que debe llevar a cabo es establecer estrategias que ayuden tanto al desarrollo de producto como a la penetración de nuevos mercados, siempre marcando objetivos y medios que se necesitarán para llegar a ellos.
Gestionar los recursos de la empresa a todos sus niveles. Esta tarea deberá ser coordinada con los jefes de las diferentes secciones de tal manera que exista una comunicación fluida.
Decisiones de dirección de operaciones estratégicas frente a tácticas
La dirección de operaciones estratégicas se centra en el éxito a largo plazo, mientras que las decisiones de operaciones tácticas consisten en reaccionar y ajustarse a corto plazo. Es importante definir y gestionar ambas para obtener el mejor resultado posible.
Las decisiones de operaciones estratégicas implican estimaciones, predicciones, objetivos y análisis comparativos. Este enfoque se concentra en el futuro para cumplir con los objetivos a largo plazo y garantizar un éxito duradero. Un aspecto clave es el uso de datos operativos para analizar los resultados y ajustar los planes estratégicos a largo plazo cuando sea necesario.
Las decisiones de operaciones tácticas, por otro lado, se refieren también a la forma en que la empresa responde a las condiciones operativas cambiantes. Por ejemplo, una organización podría necesitar ajustar los horarios de producción o la planificación de la fuerza laboral a medida que fluctúa el mercado.
Las decisiones que entran en las decisiones de operaciones estratégicas incluyen:
Dónde se ubicarán las instalaciones.
Cómo se debe organizar la mano de obra y el equipo.
¿Qué tipo de tecnología se utilizará?
Cuánta capacidad y recursos a largo plazo proporcionará la organización para satisfacer la demanda de los clientes.
Algunas decisiones de operaciones tácticas incluyen:
Cómo se contratará a los proveedores.
Cómo se gestionará el inventario.
Cómo se debe programar la fuerza laboral.
¿Qué procedimientos garantizarán la garantía de calidad?
Funciones de la dirección de operaciones
La preocupación con la transformación de la materia prima en productos finales, el uso de los recursos físicos, a fin de proporcionar los servicios deseados por el cliente, y el cumplimiento de los otros objetivos de la organización de la eficacia, la eficiencia y la adaptabilidad, son los ejes clave para entender las funciones de la dirección de operaciones.
Se distingue de otras funciones, tales como personal, marketing, finanzas, etc., porque su principal preocupación son las actividades de transformación mediante el uso de los recursos y que se enumeran a continuación.
Las decisiones serán tomadas en diez ámbitos y sirven de soporte para alcanzar las misiones y aplicar las estrategias.
Diseño de productos y servicios
Determina en gran medida el proceso de transformación e influirá sobre los costes, la calidad y los recursos humanos.
¿Qué producto o servicio se debe ofrecer?
¿Cómo se debe diseñar estos productos y/o servicios?
Calidad
El nivel de calidad lo establece el cliente y los directores toman las medidas para identificar y lograr esa calidad.
¿Cómo se define la calidad que se requiere para el producto y/o servicio?
¿Quién es responsable de la calidad?
Diseño del proceso y de la capacidad
Determinan la estructura básica de costes de la empresa y comprometen a esta a medio y largo plazo.
¿Qué procesos y qué capacidad necesitarán estos productos?
¿Qué equipo y tecnología son necesarios para estos procesos?
Localización
Es determinante para el éxito de la empresa. Dependerá del tipo de empresa que se trate.
¿Dónde se situarán las instalaciones?
¿Bajo qué criterio se elegirá la localización?
Diseño de layout
Es lo que se conoce como diseño de planta y en él influirán decisiones de tecnología, niveles de personal, etc.
¿Cómo se organizará la instalación?
¿Qué tamaño deberá tener para cumplir el plan?
Recursos humanos y diseño del trabajo
Decisiones sobre las capacidades, habilidades, coste, etc.
¿Cómo proporcionar un entorno de trabajo razonablemente bueno?
¿Cuánto se puede esperar que produzcan los trabajadores?
Gestión de la cadena de suministros
Establece las relaciones con los proveedores.
¿Se debe fabricar determinado componente o comprarlo?
¿Quiénes son los proveedores y quién puede quedar integrado en el programa de comercio electrónico?
Stock
El stock tiene un alto coste que puede reducirse, por ejemplo, reduciéndolo.
¿Cuánto stock de cada artículo se debe tener?
¿Cuándo se vuelve a hacer un pedido?
Programación
Se debe programar adecuadamente tanto en lo referente a la utilización de las instalaciones como en lo referente al personal.
¿Es mejor despedir a gente o mantenerla en nómina en los periodos de ralentización?
¿Qué trabajo será el siguiente que se realizará?
Mantenimiento
Establecimiento de sistemas que mantengan fiabilidad y estabilidad en nuestra producción.
¿Quién es el responsable del mantenimiento?
¿Cuándo se hace el mantenimiento?
Tendencias recientes en la gestión de operaciones
El mercado está en constante cambio. Regularmente, se experimentan nuevas tendencias en el mercado laboral, preocupaciones ambientales, digitalización de procesos y más. Por lo tanto, es necesario mantenerse al día con las tendencias recientes en la gestión de operaciones y aprender formas nuevas e innovadoras de gestionar las operaciones para poder mantenerse al día con la competencia.
Estas son algunas de las tendencias recientes que han tenido un impacto significativo en la gestión de las operaciones:
Lean y Agile
El término "Lean Manufacturing" tiene su origen en el Sistema de Producción la Corporación Toyota, y se ha convertido en una tendencia principal en las empresas, si bien su origen era meramente de producción, su metodología se ha extendido a todas las áreas de gestión de las empresas.
El lean manufacturing requiere que realice mejoras constantes en los procesos para reducir el inventario y el desperdicio y maximizar la producción de productos y servicios de bajo coste, pero de alta calidad.
Sin embargo, hay un nuevo giro en el concepto. Ahí es donde entra en juego la palabra "Agile". También se le llama "el nuevo lean". La fabricación agile tiene su origen en el desarrollo de software. Este concepto da espacio para el desarrollo de productos realizado en pequeños incrementos, pero con una toma de decisiones muy rápida.
La adopción de este concepto se hizo necesaria cuando los procesos comenzaron a volverse complejos. El uso conjunto de estos conceptos ayuda a navegar por los cambios impredecibles en la demanda del mercado y a girar muy rápidamente.
Sistema de fabricación reconfigurable (RMS)
Consiste en un sistema de producción diseñado para ser flexible con cambios repentinos en el mercado. Se utiliza con diferentes funcionalidades dentro de una familia de productos. El uso de este enfoque le ayuda a hacer ajustes rápidos en la producción de manera rentable.
Participación de los empleados
Esta es una tendencia reciente que ha afectado a las actividades de gestión de recursos humanos en las operaciones. Permite una mayor participación de los empleados en el proceso de planificación.
Escuchar las opiniones de los empleados estimula nuevas ideas y una perspectiva diferente sobre qué problemas deben resolverse y cómo abordarlos. También obtienes nuevas ideas sobre cómo hacer que las operaciones dentro de la organización sean más efectivas.
Sostenibilidad
Debido a la restricción de las regulaciones ambientales, las empresas tienen que reducir su impacto perjudicial en el medio ambiente mientras siguen creciendo.
Este problema afecta a todos los niveles de operaciones y, por lo tanto, necesita la información de la gestión de operaciones sobre las formas en que una organización puede cumplir con estas expectativas en constante cambio.
La sostenibilidad te ayuda a mantener prácticas ecológicas bajo las leyes cambiantes.
Gestión de operaciones conductuales
Debido a su naturaleza compleja, la gestión de operaciones es un campo que es propenso a desviaciones frecuentes en la resolución de problemas.
La gestión de las operaciones conductuales es un área de investigación de tendencia que estudia el impacto del comportamiento humano en la gestión de las operaciones. Ayuda a entender los factores más críticos que influyen en las decisiones de un gerente de operaciones. También proporciona métodos eficientes de resolución de problemas a los gerentes.
Esto, a su vez, ayuda a los directores a tomar decisiones racionales, mejorando así la eficiencia general de las operaciones.
¿Qué se necesita para ser director de operaciones?
Un director de operaciones realiza una gestión de la correcta de la ejecución de los procesos de las distintas áreas de la empresa, tanto internos como externos, dicho de otra manera, gestiona los recursos de la empresa y los costes que esta asume.
Por tanto, ocupa un lugar estratégico dentro de la dirección de la empresa, por ello debe de ser una persona formada a tal menester y que en principio debe tener una titulación universitaria y como mínimo un máster con la especificación clara de operaciones.
OBS Business School, tiene tres masters que encajan perfectamente en este perfil que se necesita para poder ejercer este puesto de dirección, son:
Máster en Dirección de la Producción y Automatización Industrial.
Máster en Supply Chain Management.
Máster en Dirección Estratégica de Operaciones e Innovación.
Los tres aúnan los conocimientos técnicos con experiencia prácticas, dado que los profesores que imparten las asignaturas, son personas en activo, con puestos de alta responsabilidad dentro de las empresas.
Conclusión
La dirección de operaciones se centra en múltiples aspectos de las operaciones diarias de una organización, no solo en la resolución de los inevitables problemas únicos que surgen.
Sin la dirección de operaciones, las funciones comerciales críticas como I+D, la prestación de servicios al cliente, la tecnología de la información y el control de inventario son propensas a la mala gestión y a la falta de financiación.
Detrás de las cadenas de suministro más exitosas está la sólida dirección de operaciones, ya que proporciona a las empresas los medios para dirigir los recursos hacia los resultados deseados.
El director de operaciones deberá establecer una serie de tareas que son críticas para tener éxito. Definir correctamente estas tareas puede ser la diferencia entre tener éxito o fracasar. A éstas se las denomina factores críticos. El objetivo principal que se persigue con su establecimiento es la búsqueda de una ventaja competitiva. A los factores se le deberá asignar actividades relacionadas a modo de apoyo que, en su conjunto, apoyando alguna a varios factores, se definirán en lo que se conoce como mapa de actividades.
Si quieres saber más sobre la direccion de operaciones, puedes aprenderlo en nuestro Máster en Dirección de Operaciones.