Cómo recolectar requisitos de proyecto con entrevistas

Como Project Managers sabemos que es muy importante recolectar los requisitos del proyecto, y de forma muy temprana: es primordial conocer y documentar exactamente qué debemos cumplir, o de lo contrario tendremos muchos problemas… Pueden aparecer requisitos más tarde, y desmontarnos los planes.

El error típico que cometemos aquí es pensar que los requisitos del producto son los del proyecto. Si tu empresa actúa como proveedor, el proceso de obtención de requisitos comenzará con la recepción de algún documento con la descripción de las necesidades técnicas y funcionales del producto, servicio o resultado pretendido por el cliente. OK, muy bien… pero… ¡los requisitos del proyecto aún deben ser determinados!

El proceso de recolección de requisitos debe obtener “TODOS los requisitos” del producto y del proyecto. Por lo tanto, se incluirán especificaciones técnicas y funcionales, pero no se limitará a ellas y pueden incluir –entre otras–:

• Cuestiones relativas al desarrollo de los trabajos. (Ej. Por razones de seguridad, las actividades dentro de la empresa deben llevarse a cabo en días hábiles desde las 7:00 hasta las 22:00).
• Cuestiones relativas a los informes. (El proyecto deberá informar de gastos de acuerdo con el formato normalizado de la empresa).
• Cuestiones de management. (Ej. Las compras del proyecto se harán bajo los procedimientos aprobados en el manual de adquisiciones de la empresa).

Debemos asegurarnos que los requisitos están completos, y que puede dárseles seguimiento y actualización durante el proyecto. Para ello haremos uso de herramientas y técnicas específicas, y en concreto en este post me gustaría destacar una técnica a veces olvidada como es la entrevista.

Las entrevistas, a pesar de su uso extendido en la práctica cotidiana de muchas tareas, pueden resultar la técnica más difícil de recolección formal y detallada de requisitos, ya que existe la tendencia de considerarlas como un enfoque informal y por lo tanto, no se la prepara adecuadamente, ni se documentan sus hallazgos de manera consistente y metódica. Cuando se usa la entrevista como técnica de recolección de requisitos, es recomendable utilizar un proceso establecido y repetible, ya que mejorará la productividad de la reunión y la comprensión del entrevistado acerca de la importancia, formalidad y consecuencias de los hallazgos obtenidos.

Existen cuatro tipos principales de preguntas que el entrevistador podrá utilizar:

Preguntas abiertas ("Cuénteme acerca de..."): Le permiten al entrevistado abrirse y ser descriptivo sobre su trabajo, sus requisitos y su entorno. También le permite introducir temas que el entrevistador puede haber obviado involuntariamente. Algunos entrevistados pueden ser demasiado detallados y perder el foco; y otros quizás no tengan mucho que decir.

Ejemplos:

• ¿Cómo realiza actualmente el procesado de órdenes de compra?
• ¿Cuáles son las dificultades con el proceso actual?
• ¿Cómo debería ser la operativa según su opinión?

Preguntas cerradas (Sobre cantidades, frecuencias, casos, objetos, fechas, entre otras): Estas preguntas requieren respuestas cortas, a veces del tipo “sí o no” y tienen como objetivo mantener al entrevistado enfocado en lo que se necesita recolectar.

Ejemplos:

• ¿Cuántos usuarios accederán al sistema?
• ¿Cuántas oficinas deben ser equipadas como salas de reunión?
• ¿Cuáles son las horas pico en su trabajo?
• ¿En qué casos se rechaza una orden de pedido?
• ¿Con qué frecuencia prefiere recibir los informes de gastos?

Preguntas de Sondeo (¿A qué se refiere con “cero defectos?). Este tipo de preguntas se utilizan cuando es necesario aclarar o profundizar lo que el entrevistado ha manifestado. Siempre habrá algunos supuestos involucrados en toda la documentación colectada, pero es recomendable minimizarlas hasta donde sea posible.

Ejemplos:

• ¿Sus horas y días pico son coherentes a lo largo del año?
• ¿Todos los locales de venta trabajan de lunes a sábado y en el mismo horario?
• ¿Todas las salas de reunión deben estar equipadas con medios audiovisuales?
• El proyecto tiene previsto emitir un informe mensual de avance de la obra. ¿Qué información desea que se incluya en ese reporte?

Preguntas de Validación (“Estos son los requisitos documentados hasta ahora. ¿Son correctos?”). Los procesos de entrevistas pueden ser extensos en el tiempo con idas y vueltas a lo largo del camino, por lo que es bueno hacer una pausa y asegurarse que existe consenso sobre lo actuado hasta el momento. Debido a que cada paso se basa en las respuestas anteriores, cualquier información incorrecta que se haya obtenido quedará firme si no es validada oportunamente y provocará efectos sobre el resto de los requisitos afectando el diseño del producto final.

Ejemplos:

• ¿Este diagrama de flujo refleja con exactitud el proceso de órdenes de compra?
• Usted mencionó que prefiere acceder al sistema en forma remota. ¿Es eso cierto?

Con estas simples técnicas creo que podemos mejorar mucho el resultado final de nuestros proyectos…. ¡ya desde el inicio! ¿Qué opináis?