Cómo ejercer un control efectivo en proyectos eléctricos
Cuando la fase de planificación ha terminado, da comienzo la etapa de ejecución. Una vez que se han iniciado, los proyectos eléctricos adquieren una dirección determinada que, muchas veces es bastante distinta a cualquier predicción que se hubiese hecho. Pese a que la incertidumbre es una constante en todos los tipos de proyectos, es necesario establecer en el inicio, ya sobre plano, los medios para controlar e influir en el progreso del proyecto, evitando que éste termine a la deriva.
Los dos elementos clave en el control de los proyectos eléctricos
Existen dos elementos clave para mejorar la capacidad de control del Project Manager en proyectos eléctricos:
A/ El establecimiento de hitos: se trata de metas parciales claras e inequívocas, asociadas a un aspecto determinado y a un momento preciso en el tiempo. Para el Project Manager, los hitos son un mecanismo para monitorear el progreso, mientras que para el equipo, se traducen en metas a corto plazo, mucho más tangibles y fáciles de comprender y visualizar que la meta global de proyecto, demasiado distante como para asumir como propia. Los hitos mantener el impulso y estimulan el trabajo, permitiendo al equipo juzgar su propio progreso y celebrar los logros a lo largo de toda la duración del proyecto, en lugar de sólo a su finalización. La forma más sencilla de construir hitos es:
Tomando la información relativa a los tiempos de la estructura de desglose del trabajo y el diagrama de secuencia y haciéndolos coincidir con el fin de cada sub-tarea.
- Construyendo sólo los hitos más importantes, que serían los que tienen que ver con la consecución de las etapas en el desarrollo de los proyectos eléctricos que más decisivamente contribuyen en el producto final.
B/ La comunicación efectiva: los medios, la frecuencia y cualquier detalle acerca de la comunicación ha de ser determinado de antemano, para que, durante la ejecución de los proyectos eléctricos, el intercambio de información sea completo, consistente y preciso. La comunicación lo es todo en los proyectos eléctricos. Gracias a ella se monitoriza el progreso, se puede recibir una alerta temprana de peligro, es posible también fomentar la cooperación y, por supuesto, resulta insustituible a la hora de motivar a los equipos para lograr su implicación. Para que sea efectiva, debe:
- Ser frecuente: la comunicación en los proyectos eléctricos no puede reducirse a la que se produce al finalizar cada etapa o al completar cada entregable. La frecuencia de la comunicación reduce el número de errores, previene la confusión y los malentendidos y, en términos generales, contribuye a mejorar el ambiente en el proyecto.
- Orientarse a la plenitud: la información en que se base ha de ser completa, consistente, exacta y basada en datos objetivos
- Ser bidireccional: no genera los mismos efectos si sólo se produce en línea vertical descendente. El feedback es esencial, como también lo es el mantenimiento de flujos de comunicación transversales.
- Apoyarse en las nuevas herramientas tecnológicas para maximizar su alcance: el intercambio documental puede reducir su duración a segundos si se empela la nube como medio, una reunión resulta más sencilla de programar si existe la opción de hacerla de forma virtual, mediante aplicaciones de chat con vídeo, y las plataformas de gestión de proyectos online suponen un apoyo importante para mejorar la emisión y recepción de los informes de estado y otras comunicaciones de alta frecuencia en el entorno de proyecto.
