CCPM: etapa de planificación
El éxito en la gestión de proyectos depende en gran medida de la precisión en la programación de actividades. Esta tarea debe llevarse a cabo teniendo siempre en cuenta las dependencias existentes entre ellas y la disponibilidad de recursos en cada momento.
La etapa de planificación del método de la cadena crítica comenzaría por:
- Definir una lista de tareas, trabajando de lo más general a lo más concreto.
- Asignar a cada tarea una duración estimada.
- Establecer las dependencias existentes.
Terminada esta preparación, el primer obstáculo con el que se debe lidiar en esta fase es la limitación de los recursos. Esta circunstancia obligará a incrementar la longitud temporal de la programación estimada inicialmente. Como resultado se obtendrá un planning de mayor duración que el calculado empleando el método CCPM. La razón de que el método de la cadena crítica muestre esta expansión en las previsiones iniciales es que las actividades críticas se ven retrasadas por tener que esperar los recursos requeridos (recursos críticos).
Es el momento de identificar la cadena crítica del proyecto, que no es sino el conjunto de actividades que resultan en el camino más largo después de completar el nivelado de recursos. A través de ella es posible conocer la fecha de entrega estimada del proyecto.
La función de los ajustes en el método de la cadena crítica
La racionalización del CCPM a la hora de practicar estos ajustes en la duración estimada para cada actividad se basan en cuatro principios:
- Todas las actividades de que se compone el proyecto están sujetas a cierto grado de incertidumbre.
- Siempre que se ha de establecer el tiempo máximo de duración de una actividad, su responsable suele añadir un margen de seguridad que le garantiza el tiempo necesario para completarla dentro de plazo.
- En la mayoría de los casos las tareas no necesitan de esos márgenes de seguridad ya que es perfectamente posible completarlas acorde a lo programado.
- Sin embargo, como el margen de seguridad es interno a la tarea, cuando no se emplea, se malgasta. La razón es que los recursos para la siguiente actividad no quedan disponibles hasta el momento en que se ha planificado que lo estén, cuando es obvio que este amortiguador es innecesario. Aún así, el responsable de la tarea lo utilizará igualmente al no contar con ningún tipo de motivación que le impulse a obrar en contrario.
Por otra parte, cualquier retraso a la hora de completar actividades de la cadena crítica afecta directamente a las tareas sucesivas. Por ello, aunque se pierdan algunas ganancias, los retrasos incidirán totalmente y, es probable que el proyecto termine con retraso, incluso si se han dispuesto amortiguadores suficientes asociados a cada tarea.
El método de la cadena crítica establece que, con la duración estimada tradicional de proyecto, las probabilidades de entrega a tiempo serían del 95%. Pero este plazo debería reducirse hasta el punto en que las probabilidades de entrega a tiempo sean del 50%.
La diferencia entre la duración del proyecto basada en la estimación tras los ajustes y la duración de la estimación original se denomina amortiguador de proyecto (project buffer) y debería representarse en el diagrama de Gantt como una tarea independiente, que debe quedar sujeta a la programación y a la que hay que asignar los recursos necesarios.
Actuando de esta forma:
- Se reduce la incertidumbre.
- Se evita la falsa sensación de control (sólo sobre el papel) que proporcionan otros métodos.
- Se fomenta la claridad en la comunicación.
- En ningún caso se aumenta la duración total del proyecto.
- Como demuestra la práctica, los proyectos así gestionados finalizan a tiempo siempre y en muchos casos antes de tiempo.
Por último, debe tenerse en cuenta que es muy improbable que la totalidad de las actividades excedan su duración planificada, por lo que, el buffer de proyecto, extraído de la suma de todos los buffers de actividades, podría reducir su duración total.
El método de la cadena crítica se apoya en la inclusión de amortiguadores y, aunque el de proyecto es el más relevante, también existen otros como el de alimentación o el de recurso que, combinados con el primero, multiplican la sensación de control y la protección.
