Buenas (y malas) prácticas en las reuniones de seguimiento de proyecto

Cuando estamos involucrados en un proyecto, es habitual el compartir el estado y la situación del trabajo entre los miembros del equipo. Normalmente el Project Manager convoca a todo el equipo o parte de él, con el objetivo de celebrar una “reunión de seguimiento”. Pero… ¿cómo planteamos una reunión de este tipo? ¿Realmente qué objetivos tiene?

En post anteriores vimos la importancia de una correcta Gestión de la Comunicación del proyecto, y estas reuniones de seguimiento son un elemento fundamental.

Hay un cierto tipo de reuniones de seguimiento, formales, que son las que se plantean con el cliente. Es habitual que el contrato entre un cliente y un contratista del proyecto exprese requisitos para realizar reuniones de revisión periódica de la situación. Pero en este post nos queremos centrar en las reuniones de seguimiento internas, aquellas que reúnen al equipo de trabajo, y no se llevan a cabo por motivos formales, sino como parte de la organización de nuestras tareas.

Para empezar, debemos señalar qué NO es recomendable hacer en estas reuniones internas, y qué malas prácticas se producen habitualmente. Muchas veces un Project Manager plantea esta reunión con uno o varios de estos objetivos:

• Hacer exponer a cada miembro del equipo qué ha hecho desde la última reunión. Eso hace que el resto del equipo no esté interesado en cada tema, y por tanto esté perdiendo su tiempo. También infunde la sensación de que el Project Manager no está al día de lo que sucede, y sólo periódicamente “aparece” para dedicar algo de su tiempo.
• En poco tiempo hacerse una idea de cómo avanzó el proyecto, cuando en realidad debería utilizar (y establecer y definir) otro tipo de medios para ello: medios escritos, herramientas de documentación, sistemas de información, etc.
• Exponer a cada miembro del equipo ante el resto, de forma que si cree que alguno no avanzó suficiente, el resto del equipo vea cómo recibe un feedback negativo ante el grupo. Esta actitud es habitual, pero no por ello correcta, puesto que genera una desmotivación importante. La evaluación de desempeño personal debe ir unida a objetivos claros y medibles, y elegir bien quién es conocedor de ella. No a las reprimendas públicas…

Otras malas prácticas habituales, que se producen en este contexto:

• No establecer objetivos claros de esa reunión: al tratarse de algo periódico, nos reunimos por ejemplo cada lunes por la mañana, pero no existe agenda ni orden de temas a tratar.
• Relacionado con lo anterior: dejar que las discusiones se deriven a temas secundarios, sin interés central en el proyecto, malgastando de esa forma muchas horas de trabajo del equipo.

De hecho, debemos afirmar que un objetivo principal de esa “reunión de seguimiento” no es tanto obtener información, puesto que para eso ya podamos usar multitud de otros canales, sino que esa reunión debe ser un vehículo para fomentar la creación del espíritu de equipo, y reforzar las expectativas, papeles y el compromiso de sus miembros. En este sentido, lo mejor es que el equipo acabe con la sensación de que el trabajo está bajo control, y que los problemas o incidencias están siendo tratados, y sus responsabilidades claras. Tenemos un trabajo que hacer, generalmente complicado y con incertidumbre, pero tenemos un plan y lo estamos ejecutando.

En este sentido, con el objetivo de formar un espíritu de equipo cohesionado, con objetivos comunes, y orientados en la misma dirección, presentamos a continuación sugerencias de temas a tratar en una agenda de reunión de seguimiento:

Logros desde la última reunión. Se deben identificar los puntos de referencia clave del proyecto que se alcanzaron, y se deben revisar las acciones sobre las acciones decididas en reuniones anteriores.

Haremos especial énfasis sobre aspectos positivos, para reforzar la confianza del grupo.

• Situación del coste, el calendario y el alcance del trabajo. En base a información ya procesada previamente a la reunión, se comenta el desempeño actual, en comparación con el plan de línea de base (o referencia).
• Variaciones y Tendencias. Se debe comentar cualquier diferencia entre el avance real y el planeado. También se debe identificar cualquier tendencia positiva o negativa en el desempeño del proyecto. El hecho de que éste ha estado retrasándose en las últimas semanas, por ejemplo, puede señalar que ya se debe poner en práctica la acción correctiva, antes de que el proyecto se retrase realmente al quedarnos sin margen.
• Pronósticos del coste, el calendario y el trabajo. En base a la situación actual, las tendencias y las tareas del proyecto que aún faltan por terminar. Se debe compartir la fecha pronosticada para la terminación del proyecto, así como el coste previsto, que debe compararse con el objetivo del proyecto y el plan. Todo ello no se calcula en la reunión, ¡debe haber un trabajo previo!
• Definición de acciones correctivas. En la reunión pueden ya aparecer ideas de solución que se concreten en acciones correctivas, para resolver problemas o posibles contratiempos.
• Lecciones aprendidas, y nuevas amenazas u oportunidades. En este punto se abre el debate para que cada uno pueda expresar nuevas inquietudes, o posibles nuevos potenciales problemas. Trataríamos pues de identificar nuevos riesgos. También nuevas oportunidades: por ejemplo, un miembro del equipo quizá señale que se pueden cumplir las especificaciones técnicas con el uso de un material o pieza de equipo alternativo, que es mucho más económica que la que se planeó usar originalmente.
• Asignación de acciones. Se deben identificar cursos de acción específicos y asignarlos a determinados miembros del equipo. Eso redunda en roles y responsabilidades bien claros. Para cada acción se debe registrar cuál es la persona responsable y la fecha estimada de terminación.

Y finalmente, puedes concluir la reunión con un turno abierto de comentarios, dudas, etc. Siempre estando pendiente, como moderador, de que quizá alguna de estas últimas intervenciones se apartan de los objetivos y se deben tratar en otros foros o encuentros.

Termino este post con una pregunta a los Project Managers… ¿Cómo son tus reuniones de seguimiento, y qué acciones tomarías para mejorarlas?

Escrito por: Marc Bara