Análisis ABC: cómo aplicarlo para un buen control de stock
Introducción al análisis ABC
El análisis ABC es una técnica de gestión de inventario que determina el valor de los artículos de inventario en función de su importancia para el negocio. ABC clasifica los artículos bajo demanda, los datos de coste y riesgo, y los gestores de inventario agrupan los artículos en clases basadas en esos criterios. Esto ayuda a las empresas a comprender qué productos o servicios son más críticos para el éxito financiero de su organización.
Las unidades de mantenimiento de existencias (SKU) más importantes, basadas en el volumen de ventas o la rentabilidad, son los artículos de "Clase A", los más importantes son la Clase B y los menos importantes son la Clase C. Algunas empresas pueden elegir un sistema de clasificación que divida los productos en más que solo esos tres grupos (A-F, por ejemplo).
El análisis ABC en la contabilidad de costos, o el coste basado en actividades, está vagamente relacionado, pero es diferente del análisis ABC para la gestión de inventario. Los contables utilizan los costes basado en la actividad en la fabricación para asignar costes indirectos o generales como servicios públicos o salarios a productos y servicios.
¿En qué consiste un análisis ABC dentro del control de stock?
El análisis ABC del inventario es un método para categorizar los artículos del inventario en función de su importancia. El análisis ABC divide el inventario en tres categorías, siendo los artículos "A" los más importantes y los artículos "C" los menos importantes.
El análisis ABC se puede utilizar para ayudar a tomar decisiones sobre qué artículos de inventario deben tener prioridad en términos de niveles de existencias y reordenación. También se puede utilizar para ayudar a tomar decisiones sobre qué elementos de inventario son los más importantes para rastrear y monitorear.
La historia dice que el Sr. Pareto estaba paseando por su querido jardín cuando se dio cuenta de su parche de vainas de guisantes. Desafortunadamente, muchos de ellos no eran saludables, y cuando lo pensó, se dio cuenta de que solo el 20% de ellos producían el 80% de las cápsulas saludables.
Si se arregla el 20% de los errores que causan la mayor cantidad de problemas primero, entonces se puede tener un impacto rápido y efectivo. Si se enfoca en el 20% de los pacientes, entonces se puede encontrar soluciones que ahorren dinero en el futuro.
Y las mismas cosas se aplican al inventario. Excepto que, en este caso, se llama control de inventario ABC.
De la misma manera, ves qué inventario está dando vueltas y acumulando polvo, se puede reducir sus costes de transporte y almacenamiento. Se puede asegurar de que su proporción de inventario se mantenga en un nivel efectivamente alto.
Siempre que se tenga cuidado con sus categorizaciones, la diferencia que ABC puede hacer en la optimización del inventario no debe subestimarse.
La ley de Pareto: método efectivo para priorizar tu supply chain
El Principio de Pareto dice que la mayoría de los resultados provienen de solo el 20% de los esfuerzos o causas en cualquier sistema. Basado en la regla 80/20 de Pareto, el análisis ABC identifica el 20% de los bienes que entregan alrededor del 80% del valor.
Artículo A
Estos son los artículos que generalmente generan la mayor cantidad de ventas, pero también constituyen el conjunto de existencias más pequeño. Son artículos que requieren pedidos frecuentes debido a que siempre requieren buenos niveles de existencias y deben priorizarse para evitar agotamientos de existencias. Se les da la máxima prioridad de seguridad en almacenes y almacenes.
Artículo B
Estos son artículos que generan una cantidad media de ventas y ganancias al tiempo que constituyen un conjunto de existencias ligeramente más grande que el artículo As. Los artículos aquí se revisan ocasionalmente para ver si deben trasladarse para su inclusión en las secciones A o C.
Artículo C
Estos son los artículos de los que tienes muchos, pero no se venden muy bien. Esto significa que la baja demanda los deja merados en el inventario durante largos períodos de tiempo. Es mejor establecer un punto de reordenamiento bajo para estos y permitir que se agoten antes de refabricarlos.
Por lo tanto, la mayoría de las empresas tienen un pequeño número de artículos "A", un grupo ligeramente más grande de productos B y un gran grupo de bienes C, una categoría que define la mayoría de los artículos.
El principio de Pareto puede no ser siempre completamente preciso. Sin embargo, el análisis muestra que las cosas valiosas tienden a inclinarse hacia una distribución de 80/20. El análisis ABC identifica el "punto óptimo" del que proviene la mayor parte de los ingresos de un negocio con relativamente poco esfuerzo.
Criterios a valorar en todo análisis ABC
Las mejores prácticas de análisis de ABC enfatizan la consistencia, las ventas y la atención a los eventos que pueden afectar los niveles o el valor de las existencias. Usar la tecnología para gestionar el inventario es una mejor práctica que simplifica el proceso de principio a fin.
Aplicar estas mejores prácticas al hacer un análisis ABC:
Mantener las clasificaciones simples
Categorizar los artículos en función de la frecuencia con la que se mueven por su organización. Los artículos de rápido movimiento están más sujetos a agotamientos. También puede categorizar los artículos en función del valor o del margen de beneficio bruto.
Asignar niveles de servicio y mano de obra al mismo tiempo
Asignar niveles de servicio en función de la clase de un artículo. Los productos de clase A tienen los objetivos más altos, mientras que los productos de la última clase tienen los más bajos. Por ejemplo, los gestores pasarían 10 horas revisando 100 artículos de clase A y 10 horas revisando 10.000 artículos de clase C.
Segmentar los KPI por clase
Crear KPI’s distintos, informes y cuadros de mando correspondientes para cada clase.
Establecer revisiones de rendimiento
Realizar revisiones de rendimiento al realizar el mantenimiento completo del inventario o en torno a los horarios y reglas que dependen de las clasificaciones ABC.
Revisar las acciones excedentes
Decidir si los niveles actuales de excedentes de acciones tienen sentido para la empresa. En el sistema justo a tiempo, el excedente de acciones puede plantear riesgos y costes de tenencia innecesarios. Si tiene sentido conservar este inventario, clasificarlo correctamente.
Gestionar en todas las ubicaciones
Los gestores de la cadena de suministro necesitan la capacidad de gestionar el inventario en todas las ubicaciones físicas.
Contar el inventario en tránsito
Cuando las existencias se muevan entre ubicaciones, realizar un seguimiento del tiempo entre la fecha de envío y la fecha de recepción. Las auditorías como estas mantienen los registros de inventario en orden y aseguran que se registren daños o pérdidas.
Reclasificar a propósito
Mantenerse flexible en cómo y cuándo reclasifica los artículos. Es posible que se deba reclasificar el inventario periódicamente debido a los cambios en el mercado, las alteraciones en su base de clientes o sus hábitos de compra, nuevos productos que se vuelven populares o un cambio en sus KPI’s o estrategia comercial.
Considerar las ventas y el inventario en tándem
Reconocer la relación entre las ventas y el inventario. A medida que aumentan las ventas, el inventario aumenta, y se tendrá que reponer según un calendario asumido. Por el contrario, una recesión en el mercado puede reexaminar las clases de artículos y los niveles de existencias.
Aprovechar la tecnología y los datos resultantes
Los gestores de inventario utilizan sistemas automatizados para completar los procesos de reposición, reconocer los aumentos en la demanda y evitar problemas de cumplimiento. Utilizar los datos para gestionar los plazos de entrega y la planificación de la demanda.
Ventajas de realizar un análisis ABC de tu inventario
El uso del análisis ABC para el inventario ayuda a controlar mejor los costes de capital de trabajo. La información obtenida del análisis reduce el inventario obsoleto y puede aumentar la tasa de rotación de inventario, o la frecuencia con la que una empresa tiene que reemplazar artículos después de vender a través de ellos.
Una larga lista de beneficios puede resultar de la aplicación del análisis ABC a la gestión de inventario, incluyendo:
1. Mayor optimización de inventario
El análisis identifica los productos que están en demanda. Una empresa puede entonces usar su precioso espacio de almacén para almacenar adecuadamente esos bienes y mantener niveles de inventario más bajos para artículos de Clase B o C.
2. Previsión de inventario mejorada
El control y la recopilación de datos sobre productos que tienen una alta demanda de los clientes puede aumentar la precisión de las previsiones de ventas. Los gestores pueden usar esta información para establecer los niveles de inventario y los precios para aumentar los ingresos generales de la empresa.
3. Mejores precios
Un aumento en las ventas de un artículo específico implica que la demanda está aumentando y un aumento de precios puede ser razonable, lo que mejora la rentabilidad.
4. Negociaciones informadas con proveedores
Dado que las empresas ganan entre el 70 % y el 80 % de sus ingresos en artículos de clase A, tiene sentido negociar mejores condiciones con los proveedores para esos artículos. Si el proveedor no acepta reducir los costes, se debe intentar negociar servicios posteriores a la compra, reducciones de pago inicial, envío gratuito u otros ahorros de costos.
5. Asignación estratégica de recursos
El análisis ABC es una forma de evaluar continuamente la asignación de recursos para garantizar que los artículos de clase A se alineen con la demanda de los clientes. Cuando la demanda disminuya, hay que reclasificar el artículo para hacer un mejor uso del personal, el tiempo y el espacio para los nuevos productos de Clase A.
6. Mejor servicio al cliente
Los niveles de servicio dependen de muchos factores, como la cantidad vendida, el coste del artículo y los márgenes de beneficio. Una vez que se determinen los artículos más rentables, se puede ofrecer niveles de servicio más altos para esos artículos.
7. Mejor gestión del ciclo de vida del producto
Los conocimientos sobre dónde se encuentra un producto en su ciclo de vida (lanzamiento, crecimiento, madurez o declive) son fundamentales para pronosticar la demanda y almacenar adecuadamente los niveles de inventario.
8. Control sobre artículos de alto coste
El inventario de clase A está estrechamente vinculado al éxito de una empresa. Hay que priorizar el control de la demanda y el mantenimiento de niveles de inventario saludables, para que siempre haya suficientes productos clave a mano.
9. Tasa de rotación de acciones razonable
Mantiene la tasa de rotación de existencias en niveles apropiados a través del control metódico de inventario y la captura de datos.
10. Gastos de almacenamiento reducidos
Al llevar la proporción correcta de existencias basada en las clases A, B o C, se puede reducir los costes de transporte de inventario que conlleva mantener el exceso de inventario.
11. Gestión simplificada de la cadena de suministro
Hay que utilizar un análisis ABC de los datos de inventario para determinar si es hora de consolidar a los proveedores o cambiar a una sola fuente para reducir los costes de transporte y simplificar las operaciones.
Limitaciones del análisis ABC
El análisis ABC, a pesar de todos sus beneficios para el mantenimiento y la gestión del inventario, no es una solución única de gestión de inventario. Cada organización tiene patrones específicos de demanda de los clientes, clasificaciones, sistemas y otros problemas que afectan la utilidad de un análisis ABC.
Las desventajas del análisis ABC se derivan de dos cuestiones: un énfasis en el valor económico del inventario y la cantidad significativa de tiempo y disciplina que se necesita para aplicar el método. Aquí hay algunas desventajas más:
1. Inestabilidad de los parámetros
El análisis de ABC a menudo da como resultado que los gestores asignen hasta el 50% de los artículos a una nueva categoría cada trimestre o año. A menudo, las empresas no son conscientes de los cambios hasta que hay un problema con la demanda, y la necesidad de reevaluar puede tomar un tiempo valioso y poner en peligro la satisfacción del cliente.
2. Consideración de patrones limitados
El método ABC estándar no tiene en cuenta factores como la introducción de nuevos productos o la estacionalidad del producto. Por ejemplo, un producto nuevo puede tener un volumen de ventas bajo porque no tiene historial de compras. El análisis ABC tiene una perspectiva algo estática sobre la demanda y generará ineficiencias de inventario siempre que la demanda cambie o no esté clara.
3. Baja extracción de información
La información de la clase ABC puede no proporcionar todos los datos estadísticos o detalles necesarios para tomar decisiones de gestión informadas y estratégicas.
4. Alto consumo de recursos
Dar un peso desproporcionado a cuestiones triviales se conoce como bikeshedding, lo que puede ser una consecuencia desafortunada del análisis ABC. Dado que el análisis ABC es fácil de comprender, el personal puede inyectar sus opiniones o solicitar sus propias variantes, lo que hace que el análisis ABC sea un proceso que consume recursos en lugar de una herramienta para ahorrar tiempo.
5. Ceguera de valor
El análisis ABC atribuye la importancia del producto en función de los ingresos o la frecuencia de uso, pero algunos elementos pueden no mantener este paradigma. Por ejemplo, un artículo de exhibición minorista rara vez puede venderse, pero puede atraer a muchos clientes (que comprarán otros productos) en función de su novedad. En la industria aeroespacial, una pieza específica para un avión puede no usarse a menudo y tener poco valor de mercado, pero puede ser una función de seguridad fundamental.
6. Incompatibilidad del sistema
El análisis de inventario de ABC entra en conflicto con los sistemas de costes tradicionales y no cumple con los requisitos de los principios contables generalmente aceptados. Se tiene que ejecutar múltiples sistemas de costes, los costes de mano de obra aumentarán junto con la ineficiencia.
7. Problemas de suministro o exceso de oferta
Una desventaja del análisis ABC es que mira los valores basados en valor económico, en lugar del volumen que necesita el inventario, por lo que existe el riesgo de que se queden sin artículos de Clase B o C. También puede ocurrir lo contrario. Es posible que tenga un exceso de artículos de clase baja que se acumulen en el inventario si los vuelve a pedir sin revisiones regulares.
8. Riesgo de pérdida
El hecho de que los artículos B y C no tengan un valor tan alto como los productos de Clase A no significa que no tengan valor. Una de las limitaciones del análisis ABC es que el exceso de existencias siempre está en riesgo de obsolescencia o daño. Por lo tanto, el inventario que habitualmente no se cuenta o no se controla puede estar sujeto a robo.
9. Estandarización obligatoria
El método ABC solo tiene éxito si cada artículo está sujeto a la estandarización de los materiales, que incluye cómo se nombran, almacenan y clasifican y monitorean constantemente.
10. Categorización arbitraria
Sin límites preestablecidos o estándares acordados para cada categoría, la clasificación de los bienes depende del juicio profesional del gestor de stocks. Así que este puede ser un proceso relativamente subjetivo.
11. Limitaciones comerciales
El análisis ABC no es útil para las empresas que tienen un valor de consumo anual igualable de artículos de inventario por tipo. Por ejemplo, una empresa que vende la misma versión de un artículo como dulces, uñas o calcetines, puede no ser capaz de clasificar las existencias según el principio de Pareto.
12. Alto consumo de recursos
Las empresas con un número significativo de artículos de inventario tendrán que contratar personal adicional o comprar equipos especiales para controlar el inventario utilizando la categorización ABC.
Cómo preparar un análisis ABC en tu empresa
Un análisis exhaustivo de ABC comienza con la identificación del objetivo que está tratando de alcanzar. Una vez que tenga eso, recopile la información necesaria para categorizar los artículos. Una vez que las clases estén en su lugar, siga de cerca y tome decisiones basadas en los datos resultantes.
Así es como se realiza un análisis ABC paso a paso:
- Identificar el objetivo: Un análisis ABC puede ayudarte a alcanzar uno de dos objetivos: reducir los costes de adquisición o aumentar el flujo de efectivo al optimizar los niveles de inventario de los artículos correctos en función de las ventas o la producción del cliente.
- Recopilar datos: Los datos más comunes a recopilar son el gasto anual en cada artículo. Estos datos están en valor económico de compra en bruto. Si es fácil de calcular, puede recopilar el coste ponderado, incluido el margen de beneficio bruto, los datos de costes de pedido y transporte.
- Ordenar por orden decreciente de impacto: Utilizar la fórmula de análisis ABC para clasificar el pedido de cada artículo de inventario por coste, del impacto más alto al más bajo.
- Calcular el impacto en las ventas: Para cada artículo de inventario, calcular su impacto en las ventas como porcentaje dividiendo el coste anual del artículo por el total agregado de todos los artículos gastados. Este número es el porcentaje, o fracción, que se utilizará para comparar los elementos de la lista. Esta es la fórmula:
% Impacto= coste anual del artículocoste de todos los artículos x 100
- Ordenar los artículos en clases de compra: Una vez que se definan las clases, trabajar en la renegociación del contrato, la consolidación de proveedores, el cambio de la metodología de abastecimiento estratégico o la implementación de la contratación electrónica. Hacer cambios en estas áreas puede proporcionar ahorros significativos o garantizar la disponibilidad en stock de artículos de Clase A. Tomar una visión holística en lugar de ser estricto con la regla 80/20.
- Clases de análisis: Una vez definidas las categorías y la gestión estratégica de costes, se programarán revisiones para monitorear el éxito o el fracaso de las decisiones.
Conclusión
Los gestores de inventario siempre están buscando formas de mejorar los precios y la calidad o de lograr mayores eficiencias. A la luz de ese objetivo, pueden usar la técnica ABC, a veces llamada el método de "control siempre mejor". Pueden usar el análisis para centrar su tiempo y esfuerzo principalmente en el inventario de clase A y menos en los productos de clase B y C. Por ejemplo, los gestores de inventario utilizarán primero el análisis ABC para verificar las órdenes de compra de los productos de mayor valor (artículos de clase A), ya que estos generan la mayor cantidad de ingresos.
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