5 Factores Clave en un proyecto de implantación ERP
Un ERP constituye la piedra angular del sistema de información de la empresa. Tiene como finalidad la gestión interactiva de todas sus funciones (gestión contable y financiera, gestión de la producción, gestión de las ventas) a través de la centralización, del reparto, del análisis y de la consolidación de la información estratégica. Se trata de una herramienta tan importante que normalmente en nuestras organizaciones vivimos proyectos de cambio: implantación de un nuevo ERP, mejoras o actualizaciones del ERP existente para incorporar nuevas prestaciones, o cubrir nuevas necesidades, etc.
Las razones que llevan al cambio pueden ser diversas, enumeramos algunas:
- Apoyarse en un sistema único y coherente
- Tener en cuenta las especificidades del negocio
- Centralizar la información y facilitar su circulación
- Organizar los flujos de información internos y externos
- Disponer de funciones de coordinación y de análisis de las decisiones
- Tomar decisiones más rápidas gracias a datos centralizados
En muchas ocasiones a corto medio plazo estos cambios, si son exitosos, conllevan un ahorro de costes. En este post me gustaría tocar algunos factores clave para la gestión de un proyecto de estas características. Hay que tener en cuenta que se deben respetar los principios fundamentales de cualquier proyecto:
- Responder a la estrategia de la empresa
- Tener en cuenta sus particularidades (funciones, organización...)
- Definir y controlar la dotación presupuestaria y los plazos
- Permitir la adopción por parte de los usuarios del nuevo sistema instalado
Para empezar podemos afirmar que pocas empresas redactan sus necesidades a través de un documento de condiciones, antes de empezar el análisis de las soluciones ERP. Y esta etapa es crucial para evitar que el proyecto fracase. La especificación de requisitos para los proyectos de ERP es a menudo inexistente o aplicada a posteriori, porque las organizaciones tienen la esperanza de adquirir soluciones prefabricadas que incorporan las mejores prácticas. En estos casos, el proyecto comienza con conversaciones con consultores que proponen una solución de software en particular, y se pasan por alto otros aspectos importantes, por ejemplo, cómo se debe manejar el proyecto, o cuáles son las necesidades o requisitos reales.
Enumeremos 5 factores que son clave en la gestión de estos proyectos:
1. Implicación temprana y participación de todos los interesados
Se debe llevar a cabo un trabajo de campo, como puede ser un sondeo interno mediante cuestionarios y entrevistas, implicando a todos desde el principio al final del proyecto, dándole voz a los entrevistados. De este modo se pretenden definir los puntos fuertes de la organización, así como recabar información sobre el impacto y las fortalezas de la implantación del ERP.
A los implicados en las entrevistas se les debe dar participación en la definición de los criterios de medición, dándoles así un sentido de propiedad que lleva a que su implicación sea mayor.
2. Definir las necesidades de la organización
Lo primero que debemos tener en cuenta es que cada organización tiene unas necesidades distintas, y que el ERP y su parametrización dependerá de estas necesidades. Por ello, como un ERP no es una solución “tipo” y las soluciones válidas para otras organizaciones pueden no ser válidas para la nuestra.
3. La aceptación general de los beneficios del despliegue del ERP
Se trata de fomentar la visión de que el nuevo ERP es un “bien común” para toda la empresa. Confianza en que la implantación del nuestro sistema, a pesar de los inconvenientes al inicio, traerá mejoras en sus procesos.
4. Apoyo de la Alta Dirección
Muchas organizaciones no logran implementar sus sistemas ERP ya que lo ven como otro proyecto más de IT. Por este motivo es esencial que la alta dirección se pronuncie de forma firme e inequívoca para el éxito del proyecto. La fuerza política de la dirección del proyecto da un apoyo vital y un estímulo para el equipo del proyecto y los usuarios finales.
En este sentido, el Project Manager debe ser respetado por la organización, para asegurar el papel de líder durante la ejecución, el reconocimiento del equipo del proyecto, y la autoridad a ojos de los empleados.
5. Comunicación como clave de éxito
La comunicación con el equipo del proyecto y los demás empleados de la empresa es un factor clave. Se deben publicar internamente noticias sobre el proyecto, crear informes de progresos con los logros, etc.
¿Has vivido algún proyecto de este tipo? ¿Cuál fue el resultado?
¡Esperamos comentarios!