Outsourcing y la gestión de proyectos globales
La globalización es una realidad, también en el project management. Hoy día, es casi imposible implementar un proyecto sin la participación activa de empresas en modalidad de outsourcing. A veces son compañías subcontratadas, otras profesionales altamente especializados a los que se recurre a través de la externalización; muchas veces ocupan papeles clave pero lo importante son sus competencias.
La elección de empresas externas a la propia organización para colaborar en la ejecución de un proyecto responde a la búsqueda de la máxima eficiencia. Sin embargo, ¿cómo estar seguro de que se ha hecho la elección correcta? ¿Cuáles son los medios de comprobar la idoneidad del outsurcing en un proyecto?
Outsourcing: la colaboración efectiva
Además de la proliferación de los proyectos globales, internet y los adelantos tecnológicos han contribuido a este cambio de configuración del project management, muy distinto en la actualidad a su concepción hasta hace sólo unas décadas. Una de las principales preocupaciones de los Directores de proyecto hoy es lograr un entorno colaborativo eficaz, lo quei¡ incluye también a las empresas de outsourcing. Para ello es preciso:
Apoyarse en la tecnología.
Seleccionar al mejor equipo de trabajo.
Disponer de los medios para monitorizar su rendimiento.
Internet y los software de última generación hacen posible conectar para cualquier proyecto con profesionales de todo el mundo, perfiles con habilidades únicas y experiencia probada en su campo. En poco tiempo se puede encontrar a varios candidatos que, a primera vista, cumplen con todos los requisitos para integrarse en el equipo de proyecto pero hay que tener en cuenta que su gestión difiere de la gestión de grupos humanos tradicional. Se trata de personas que trabajan desde ubicaciones remotas, por lo que hay que buscar nuevas formas de controlar el progreso de su trabajo. Este seguimiento es preciso para:
Evitar retrasos.
Prevenir pérdidas de alineación con la estrategia de proyecto.
Detectar errores o fallos que pudiesen también repercutir en otras tareas.
La forma de gestionar a las empresas de outsourcing, especialmente cuando no se ubican en el mismo lugar que el Project Manager es:
Informar: el primer paso para que las empresas de outsourcing en un proyecto global logren objetivos es informarles adecuadamente de lo que se espera de ellos. Cuáles son sus objetivos, de qué plazo máximo disponen para su consecución y con qué medios pueden contar son algunos de los datos básicos. Es preciso también asegurarse de que todo queda claro.
Establecer indicadores: los indicadores, cuando están bien definidos y son realistas, aportan valor a través de las métricas que permiten recoger. Estos KPIs informan del progreso acerca de determinadas áreas críticas del trabajo de una empresa. Suele dar muy buenos resultados hacer conscientes a las empresas de outsourcing de cuáles son estos indicadores, para mejorar su rendimiento, que se focalizará en los puntos más importantes.
Seguimiento del progreso: más allá de la recogida de métricas y su monitorización, es necesario mantener un contecto freuente. Esta comunicación puede ponerse en práctica combinando varios métodos como el email, los informes periódicos y las reuniones. Hoy día, los meetings pueden aumentar su frecuencia fácilmente, sin necesidad de que las partes se tengan que desplazar, gracias al uso de la tecología.