El secreto de la entrega a tiempo: cómo cumplir los plazos de proyecto
La entrega a tiempo no es sólo cuestión de cumplir los plazos al final del proyecto, sino que ha de cumplirse con cada entregable y cada compromiso con el cliente. Tanto el Director de Proyecto, como los miembros de los equipos de trabajo han de contar con los suficientes recursos como para hacer frente a esos plazos fácilmente. Y no se trata sólo de disponer de los materiales y equipos necesarios, sino de contar con las herramientas que ayudan a lograrlo.
Las mejores herramientas para cumplir los plazos
La primera toma de contacto con un entorno de proyecto resulta sorprendente, estresante en algunos casos, por su orientación a cumplir los plazos. Esto se nota en la programación de cada tarea, de cada actividad y la forma de organizar el trabajo. Hay personas a las que les resulta complicado cumplir los plazos y a los que, la existencia de una deadline, no hace sino maximizar su tendencia a la procrastinación.
El director del proyecto debe tomar la iniciativa a la hora de mostrar a los participantes en el proyecto cómo hacer frente a las fechas límite de entrega ya que, al fin y al cabo, es él mismo el responsable último de de su cumplimiento. Para ello, debe incidir en los siguientes aspectos:
1. Comunicación fluida: y bidireccional. No se trata de ordenar ni imponer, también hay que escuchar lo que los demás tienen que decir, en especial en lo concerniente a cumplir los plazos. El estado de los entregables es objeto de frecuente comunicación y el Project Manager debe conocer el progreso de los trabajos y el estado de cumplimiento de sus plazos. De esta forma se pueden buscar soluciones antes de alcanzar situaciones en las que sea imposible dar marcha atrás.
2. Desglose de tareas: en el plan del proyecto, las tareas deben dividirse en partes más pequeñas que pueden ser monitorizadas de forma más sencilla. Todas estas tareas deben cumplir los plazos, pero algunos son más relevantes que otros. Estos plazos pueden identificarse con las actividades de la ruta crítica o pueden ser determinados específicamente, atendiendo a otras razones. En cualquiera de los casos, es crucial que el equipo del proyecto disponga de esta información para su propio establecimiento de prioridades.
3.Multitarea: hoy día, y debido en gran medida a los avances tecnológicos, las personas somos multitarea. Servicios de mensajería instantánea, emails, alertas en el móvil, llamadas de trabajo que interrumpen en cualquier momento y situación. Pese a que puede parecer que esta cualidad nos hace más productivos, nada más lejos de la realidad. Esta falta de foco aumenta los errores humanos, hace que perdamos la atención más fácilmente y dificulta alcanzar de nuevo el nivel de concentración necesario para completar una tarea. El Director de proyecto debe advertir de ello a los equipos para que, en la medida de lo posible, traten de prevenir este tipo de distracciones que pueden terminar afectando a su capacidad para cumplir los plazos fijados.
