Outsourcing y éxito en los proyectos
El outsourcing es una modalidad de contratación que cada vez se utiliza con más frecuencia en los proyectos. La gestión de proyectos donde algunas de las funciones están externalizadas difiere en algunos aspectos del project management tradicional. Los motivos son varios:
- La empresa de outsourcing tiene una cultura diferente y aplica unos métodos de trabajo distintos a los de la organización.
- Los contratistas no están vinculados a las metas organizacionales y su nivel de compromiso puede no ser tan claro.
- La introducción de una empresa externa implica la convivencia de equipos de trabajo diferentes, y probablemente, bastante heterogéneos, en un mismo escenario.
Como consecuencia, en muchas ocasiones, los proyectos con esta peculiaridad en su estructura tienen un índice de fracaso superior al resto. Las causas de fracaso del outsourcing son fundamentalmente tres:
- Falta de especificaciones necesarias acerca de los requerimientos del trabajo a realizar.
- Mala gestión de proyectos.
- Ausencia de indicadores que permitan evaluar el rendimiento e identificar las desviaciones.
Cómo evitar las complicaciones para un proyecto derivadas del outsourcing
Un proyecto es un proceso colaborativo que se desarrolla en un marco de trabajo de condiciones muy especiales:
- Recursos limitados: económicos, materiales y humanos, restricciones que multiplican la complejidad de la empresa y pueden ser la causa de desajustes.
- Plazo ajustado: el factor tiempo impone unas características muy especiales al ambiente de trabajo, aumentando las probabilidades de aparición de síntomas de estrés, desmotivación e insatisfacción laboral.
- Objetivos definidos: no existe carta blanca, cada rol tiene una responsabilidad previamente designada que debe cumplir con las condiciones descritas y del modo acordado.
Cuando, en un escenario de este tipo se introduce un agente externo, como en este caso es la empresa de outsourcing, pueden surgir las complicaciones. Para evitarlas hay que seguirlos siguientes pasos:
- Diseñar una estrategia de externalización.
- Hacer una correcta selección de la empresa de outsourcing.
- Definir exactamente los límites de su trabajo y las metas a alcanzar, así como los recursos disponibles.
- Planificar el trabajo para evitar que las actividades llevadas a cabo por la empresa de outsourcing se solapen con otras provocando conflictos.
- Programar las necesidades de reporting asociadas a los trabajos en marcha.
- Definir los indicadores clave de rendimiento.
- Designar los recursos necesarios para efectuar la monitorización del progreso de proyecto.
- Establecer la periodicidad de la recogida de métricas.
- Determinar la frecuencia con que deberán tener lugar las reuniones de proyecto.
- Abrir los canales de comunicación necesarios para fomentar la participación y actualización de los distintos participantes en el proyecto.
Pese a que la gestión de proyectos en los que se da el outsourcing es más compleja que la que se puede poner en práctica en otro tipo de circunstancias, la externalización es recomendable ya que contribuye a:
- Mejorar la calidad de los entregables, gracias a la especialización de la empresa contratada.
- Ahorrar costes, porque de otra forma no se procede a hacer efectiva esta modalidad de contratación.
- Aumentar la eficiencia en los procesos, al suponer un aprendizaje para la organización, exportable también a futuros proyectos.