Diagrama de Gantt: para quién
Un proyecto requiere de la interacción de muchos elementos, pero su rentabilidad se resume en hallar el modo de optimizar la relación entre tres variables: alcance, tiempo y coste. Con el Diagrama de Gantt se plasman las actividades que resultarán en la consecución de un proyecto. Hacer efectivo este alcance es una cuestión de recursos, temporales y económicos. La gestión debe, desde el principio, buscar minimizar ambos por todos los medios, para optimizar el resultado final.
Sin embargo, la complejidad de los proyectos de este tipo hace que lo más habitual sean los imprevistos, lo que provoca que los directores de proyecto, project managers y responsables de ejecución tengan que lidiar con retrasos, compras extra o la modificación de las condiciones pactadas, que termina repercutiendo en el planning.
El Diagrama de Gantt es la fotografía que les permite visualizar una imagen muy realista de la situación. Condensar tanta información, libre de detalles que puedan distraer la atención en la toma de decisiones importantes, permite concentrarse en los asuntos que realmente tienen relevancia. De esta forma se puede conocer cuál es la acción a tomar en cada caso, ante cada circunstancia que exige una reacción inmediata.
Los principales beneficiarios del Diagrama de Gantt
Cuando desde el principio del proyecto se trabaja con el Diagrama de Gantt, se está plantando la semilla de múltiples beneficios que reportarán a lo largo de todo el periodo de ejecución. Estas ventajas se deslizan en cascada hasta alcanzar a todos quienes de una manera u otra, participan en el proyecto, como:
- Impulsores del proyecto: desde la generación del proyecto y la creación de la estrategia, el Diagrama de Gantt es la herramienta idónea para plasmar gráficamente la idea sobre la que todo el plan se desarrollará. La misión se desglosa en actividades que se adscriben a la variable tiempo para su ejecución ordenada.
- Responsables y directores de proyecto: encargados de perfeccionar y ajustar a la realidad la estrategia, traducida en barras que representan las distintas actividades en que cada etapa del proyecto se descompone y su relación con el tiempo previsto para alcanzar cada objetivo.
- Integrantes del proyecto: la transparencia es la mejor forma de apelar a la responsabilidad individual de los miembros del equipo y de minimizar errores y malentendidos. Compartir la información de forma clara, tal y como se dispone en el Diagrama de Gantt es la mejor guía para que cada persona sepa cómo y cuándo debe actuar.
- Terceros que pueden guardar relación puntual o no con el proyecto: no sólo la propia organización participa en el desarrollo de un proyecto. Colaboradores, proveedores, socios profesionales, clientes... mantener una buena comunicación es clave para ganar en fluidez y la simplicidad y ausencia de mayores detalles que proporciona esta herramienta la hacen ser muy adecuada para este uso.
